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「あのファイルどこいった」を解決!メールやストレージ内を一括検索できるFindo.io

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メールで送られてきたPDF、Google Driveに保存されているスプレッドシートやドキュメント、パワーポイントの資料…仕事をする上では、どうしても多くのデータファイルを取り扱う必要が出てきます。

様々な形でファイルのやりとりをしているうちに、探しているものがどこに保存されているかわからなくなり、仕事仲間に聞いたり、いくつものクラウドストレージを行ったり来たりしたことがある方も多いかと思います

その結果、ある調査によると、私たちは毎週約4時間(※)もの時間を、ファイル検索に浪費しているようです。

こちらのページを参照。

そこで今回は、様々なファイルの保管場所を一括して検索することができるFindo.ioをご紹介させていただきます。

Findo.ioの特徴は、連携できるクラウドストレージの種類だと思います。 現時点で連携できるサービスの種類は14種類!(ただし、Slackなどのチャットツール上のデータやPCのローカルに保存されたデータは検索対象になりません。)

▼連携できるサービスの種類

また、Chrome拡張やSlack、Facebook messenger上から、ファイルを検索することが可能な点も便利です。

この便利な機能についても後述させていただければと思います。

▼Facebook messengerでファイルを探している様子

それでは早速、使い方を見ていきましょう。

まずは、Findo.ioにログインし、連携するサービスを選ぼう

まずは、Findo.ioのページへアクセスしてログインします。

▼ログインページ

ログイン後に、連携させるサービスを選びましょう。 あなたが使っているサービスの中で、ファイルの検索対象に含めたいものをお選びください。

▼連携させるサービスを選びましょう

まずは、GmailとGoogle Driveを選択してみます。それぞれ、認証を求められますので、接続を許可します。

ここから、ファイルを読み込んでいきます。(ファイル数によっては少し時間がかかる場合もあります)

メインページでは、検索の絞り込みやプレビューが可能

▼連携が完了したらメインページへ

この画面が、Findo.ioのメイン画面になります。右半分にぽっかりと空いている空白部分に検索結果がプレビューされます。

また、Gmailと連携させることで、タスクも表示されます。こちらは、メール内のテキストから日時情報を拾って、自動で判定されています。

早速、上の検索バーから検索をしてみましょう。今回は、「SELECK」と検索してみます。

▼「SELECK」で検索した結果

すぐに検索結果が表示されました。上部のメニューバーから、ファイル形式で検索結果を絞り込むこともできます。

▼メニューバーからファイル形式で絞り込むことも可能

検索結果をクリックすると、右側にプレビューが表示されます。ここから、クラウドストレージごとのアクションが可能です。

例えば、スプレッドシートの場合は、ファイルを開くことはもちろん、Find.io上から印刷やダウンロードをすることもできます。

▼スプレッドシートを対象とした検索結果

また、Gmailの場合は、返信することも可能です。

▼Gmailの場合は、そのままメールを返信することが可能

また、検索結果をレビューをすることで、検索の精度をあげることも可能です。

自分の意図しない検索結果だと感じた場合は、ボタンを押すだけで検索結果を評価することができます。

▼検索結果を評価することも可能

あるいは、時間軸で検索結果を絞り込むこともできます。

このように、検索の広さ、速さ、正確性がFindo.ioの凄さだと思います。そして、検索後、そのまま作業を進めることができる点も便利ですね。

Findo.ioのChrome拡張機能を入れてみよう。

また、Findo.ioではChrome拡張を使うことが可能です。

▼「Add Data Resource」を選択

▼「Chrome extension」を選択

この拡張機能を使うと、ブラウザ上からすぐにFindo.ioを呼び出し、検索することが可能です。

▼拡張機能を使ったファイルの検索

検索→クリックで、すぐにファイルに飛ぶことができます。スムーズ!!

Slackや、Skype、Facebook messengerを使った検索も可能

また、Findo.ioはまるでチャットボットのように、チャットツール上からも検索をかけることができます

※チャットボットで仕事を圧倒的に効率よくしたい方はこちらの記事をご覧ください。

まず、Facebook messengerとつなげてみましょう。 接続はとても簡単で、1クリックで終わります。

▼様々なチャットボットと接続が可能

モバイルで見てもこの通り、問題なく使えます。PC以外でもファイルを開けるのは、とても便利ですね。

▼Facebook messengerにより、モバイルでも検索可能に

また、Slackでは絞り込み検索なども可能です。

Findo.ioのbotに話しかければ、ファイルが検索され、その後、「Link」「PDF」などの条件で絞り込むことができます。

▼Slack上でbotに話しかけて検索

▼条件別の絞り込みも可能

Slackと連携させれば、作業をSlackから離れることなくできますね!

まとめ

いかがでしたでしょうか。

仕事をする中で、実はファイルを探している時間って結構かかっているんです。ですので、こちらの記事を読んで、「便利だな」と感じた人は、ぜひ使ってみてください。

塵も積もれば山となるじゃないですが、少しでも自分の時間を確保し、生産性を高めることで、本質的な成果を残せるようにしていきましょう!

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