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ビジネスコミュニケーションの効率化ってどういう意味?①【IT企業実例5選】

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「まだ、ビジネスコミュニケーション革命に気が付いていない人がいる」

そもそも、ビジネスコミュニケーションが効率化されていない会社は損をしている。なぜならば、従業員の総労働時間や総旅費・交通費が無駄に消費されているからだ。

弊社は新しい働き方を世界に広めるべく、クラウド型のチャットツールを提供している。ただ、このツールが何に効果があるのか、意外に知られていないことも多いようだ。ビジネスコミュニケーションで悩んでいる会社は多いにもかかわらず、ビジネスコミュニケーションの方法に革命が起こっていることにまだ気が付いていないのだ。

そこで本連載では、ビジネスコミュニケーションが効率化された実例を紹介していきたい。

第1回となる今回は、IT系企業の実例を取り上げる。通例、IT企業は開発系チームとビジネス系チームとに分かれており、さらには事業分野ならではの業務チームが稼働していたりする。その会社ならではの悩み、解決への模索、そして効果をダイジェストにしてお伝えしよう。

Eメールの効率の悪さを解決したのはチャットツール

以下、株式会社マネーフォワード様のコメント。

「もともと、Eメールはコミュニケーションツールとしては不十分だと感じていました。コミュニケーションは『会話』なので、実際の口頭の会話に限りなく近い方法を取ることで、相手との距離感を縮めることができると思っています。そこで弊社では現在、チャットツールを使って全メンバーがコミュニケーションをとっています。それによって、Eメールを使っていた時に抱えていた様々な課題が解決されました。

Eメールは万国共通で便利なコミュニケーションツールではありますが、いくつか問題があります。まず、Eメールの定型文とも呼べる部分。『●●様、お世話になっております■■です』『お疲れ様でした』といった決まり文句ですが、これが業務の効率を下げる要因になってしまっています。また、リアルタイム性が大きく欠けています。メールを送った後、いつ読んでいるかも不明ですし、いつ返事がくるのか不安になってしまう。チャットツールの導入によって、このような課題が解決されたことが非常に良かったですね。」

「大人数でもコミュニケーションがうまくいく」ツールがほしい!

以下、株式会社LIG様のコメント。

「2012年ごろから、お客様が増え、プロジェクト規模や関わる人数がどんどん大きくなっていきました。それ以前は、チームもディレクター・デザイナー・エンジニアの3人ぐらいだったので、コミュニケーションはメールや口頭でうまくいっていました。でも関係者が増えたことで、メールを追うのも難しくなっていきました。

そこで、社内のコミュニケーションや社外のプロジェクト進行をするためのツールとして、社内SNSを導入しました。今では社内の連絡事項の9割はそこで行っていますし、外部の方ともやりとりをしています。コミュニケーションが効率化されただけではなく、仕事専用ツールなので、仕事とプライベートの連絡を区別できることにも気が付きました。」

よりスピード感を持って新規事業を進めるために、ツールを導入

以下、株式会社パソナテック様のコメント。

「クラウドソーシングサービス『Job-Hub』を新規事業として立ち上げたころ、自分たちが進めたい速さで仕事が進まないことに課題を感じていました。例えば、商談現場で解決できないことは持ち帰って社内会議で検討するのですが、その会議の日程調整に時間がかかってしまい、なかなか意思決定ができない。また、会議に呼ぶ人も『念のため』という理由で大人数になる傾向があり、議論が分散しがちで、決定・決断をなかなか下すことができない。大企業によくありがちな非効率体質が、そこにはありました。

また、設計や開発を依頼していた外部パートナーさんとのコミュニケーションにも課題がありました。たとえば『Job-Hubのページデザイン』などを依頼するのですが、やりとりをする中で、我々と外部パートナーさんとが『特定のプロジェクトについて、異なる場所に居ながらしっかり意見交換できる方法』が必要だと感じていました。

こうした課題を解決するために、チャットツールの導入を決めました。『いつでも・どこでも・誰とでも』、『すぐに・じっくり』コミュニケーションできて『オフィス環境をクラウド化できる』ことがメリットですね。以前のメールや電話と比較すると、非常にスピーディに、円滑なコミュニケーションが取れるようになったと感じています。」

非常勤含めたスタッフ全員に均一の情報共有を

以下、ピクスタ株式会社様のコメント。

「当社では写真素材を販売する前に『商品として適切か』を判断する審査しています。その審査チームは、1日1万点以上の審査をするのですが、そのメンバーには社員と非常勤の専門スタッフがいます。そうすると、審査基準が新しく追加された時に、人によって持っている情報に差が出ることがネックでした。

以前は、審査基準が増えるたびに社員が直接全スタッフに伝えていました。この方法では社員の時間をかなり使ってしまう上、皆に同じように情報を伝えられないことも課題でした。ブログを使うなど改善を進めていたのですが、『ストック素材として使いやすいか』などの数値化できない審査基準を活字で伝えるのは大変で、良い解決策を模索していました。

そこで導入したのがチャットツールです。導入によって一番変わったことは、審査チームのメンバーからどんどん意見が出てくるようになったことです。社員が決めたことをトップダウンで伝えていた時に比べ、問題が起こった時に『この判断基準ではこの画像は判断しきれないよね』というように、ボトムアップで意見が出てくるようになりました。全員が発言する場所があり、発信が実際に改善につながるという仕組みを作れたことで、スタッフ全員の主体性が上がりました。結果、課題の解決速度も上がりました。

また、チャットツールで情報共有を行うことで、勤務日数が少ないスタッフにも情報が均一に伝わるようになりました。以前は全く同じ内容の情報共有ミーティングを週に3回おこなっていましたが、今では1回で大丈夫です。社員がアルバイトに個別に伝達する必要もなくなりました。ミーティング時間や個別伝達の手間が削減された分作業に当てる時間が増え、同じ時間で処理できる作業量を1.5倍にすることができました。」

メーリングリストでの非効率的な意見交換から脱却

以下、ゾーホージャパン株式会社様のコメント。

「以前は、意見交換が必要な場面ではメーリングリストで話し合いをおこなっていました。例えば、私のチームは現在メンバーが5人います。ひとつの議題が進行すると、メーリングリストで5人にメール連絡が行き、それがスレッド形式で積み重なっていく形で意見交換が進行します。プロジェクトの人数が多い時は届くメールも人数分増えます。これがとても効率が悪く、解決したいと思いチャットツールの導入を考えました。

導入後、メーリングリストでの意見交換が、感覚値ですが約1/10以下に減りました。今では意見交換の約9割をチャット上で行っています。チーム内での意見交換が活発になったと感じていますし、承認フローも円滑になりました。メールだとその場で返信することが手間でしたが、チャットツールだとスマートフォンで手軽に返事をすることができます。結果として、全体的な業務スピードを上げることができました。」

以上となる。

ここまで読まれたあなたは、「IT企業なんだから、チャットツールとか使えるに決まっているじゃないか、そういう業界向けだよね」と思われるかもしれない。けれどもちろん、そうではない。

次回は、いわゆる「先生がた」の業界「士業」が、チャットツールで激変している事例をご紹介したい。ITから一見遠そうな業界でも、クラウドITの波は届いているのだ。

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