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ビジネスコミュニケーションの効率化ってどういう意味?③【コンサル業実例5選】

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コンサル業は人やチームの動き方が効率や業績に直結する

前回記事では、士業のチャットツール利用実例を紹介しました。士業は人やチームの動き方が効率や業績に直結する業種であるため、コミュニケーション、判断、行動、レスポンスを効率化するチャットツールは、業務に劇的な変化をもたらします。

今回紹介するコンサルティング業の場合も、ビジネスのポイントになるのは、スキルのあるスタッフがいかに効率的に動けるかどうか、ということです。コンサルティング業における、チャットツールによる業務効率化の事例を見ていきましょう。

コミュニケーション量が3倍にアップ、タスクの取りこぼしもゼロに

Diixiは、日本企業のアジア進出をサポートする「アジア参入請負人」事業や、若き起業家の創業支援・イノベーション教育をおこなう会社です。またイベントの企画・運営もおこなっており、海外で戦う起業家を20名以上、参加者を300名ほど集めるような大きなイベントも開催しています。

同社にとって、チャットツールを導入した一番のメリットは、場所や活動時間がバラバラであっても社員同士が上手く会話できるようになったことだといいます。

メンバーはタイ・インドなどを常に飛び回るので、お互いに月2回ほどしか会う機会がありません。そんな中でも、チャットツールを使うと場所と時間を簡単にとびこえて、十分なコミュニケーションが取れるようになりました。

クラウド型のツールを使っているので、どんなデバイスを利用してもログがなくなることもありません。非連続的なやりとりには、この点は大切かと思います。

コミュニケーションパワーはメールに比べて3倍以上です。同時に進められるプロジェクトの量も3倍以上になりました。というのも、プロジェクトごとにグループチャットを作っており、約20個の案件を同時進行しているのですが全く混乱しないのです。メールなら5〜6個が限度です。それ以上だと相当混乱しますよね?20案件も動かしてコミュニケーションが混乱しないチャットツールは凄いと思います。

残業激減・ノウハウの横展開が楽になるなど、成果続々

チャットツールを活用することで、上司から部下への指導が「1:1」から「1:N」になりました。この方法なら組織ごとのノウハウの横展開が簡単にできます。例えば小金井支店で良いノウハウが分かったら「こうすると良いよ」と他の支店全部に入れることができます。

チャットツールとモバイル機器を組み合わせると、いつでもどこでも使えるのが便利ですね。うちの会社は課長職以上にまずiPadを入れました。すると何が起こったかというと、残業が減ったんです。今までは、本社に帰らないと日報を送れなかった。今では、チャットツールを含めてクラウド化されているからどこでも仕事ができる。上司が夜遅く帰社しなくなったので、部下も早く帰れるようになりなりましたね。

モバイル機器で撮影して画像をクラウドのチャットツールにアップするようになり、紙資料がなくなりました。紙になっていると会社に探しに行かなくてはいけない。それが手元で検索できるようになり時間が節約できます。そうして空いた時間は、お客様や社員とアナログのコミュニケーションをしています。

利益につながる情報は実はみんなアナログです。アナログなコミュニケーションをできるところに時間を使う。それがやはり、成果につながります。

受注キャパは4倍に、障害者の働き方も変えてくれるツール

障害者の視点を価値に変える「バリアバリュー」という考えのもと、9つの事業をおこなっています。例えば、「設計・改修サポート事業」では、車イスで生活しているスタッフや全盲のスタッフが、ホテルや大学などの施設を実際に視察し、誰にとっても使いやすい施設環境への改善策を提案しています。

チャットツールの導入で、確認のための電話やメール・ミスが圧倒的に減りました。次に、以前は一つの会社のプロジェクトに4~5人必要だったのが、3人で済む、または3人の入れ替わりで済むようになりました。一人ひとりの無駄が減り、人員をいつ・どれだけプロジェクトに関わらせていくかも簡単になりました。

視覚障害の方に対してチャットツールが有益だと思う点は、スマートフォン・タブレット用アプリの使い勝手が良いことです。スマートフォンはシングルタスクなので一画面一ソフトです。すると、音声読み上げソフトで読み上げがしやすいのです。

先日、全盲のインターン生が40社受けて不採用になりました。ところが、パソコンを面接に持参して素早くキーボードを打てることを証明すると大手企業に合格しました。膝が曲がらないため通勤が難しいスタッフもいますが、在宅でもチャットツールがあればタスクの管理や連絡ができるので、家にいながらでも仕事をしています。これまで移動は、障害者や高齢者にとって高いハードルでした。障害者のことが知られていないこともハードルです。それらをITで、チャットツールを使って解決できます。

無料問合わせ窓口やお客様同士のコミュニティとして利用

株式会社ナチュラルリンクは、中小ベンチャー企業のための、女性社員戦力化に特化した人材教育研修・コンサルティング会社です。主な事業は、女性マネジメント研修プログラム「女性活用経営クラブ」の運営や個別コンサルティングです。男女の脳の違いをベースにした研修で女性のやる気を引出し、また優秀な女性が長期的に活躍できる環境づくりをサポートします。

起業パートナーである専務が産休中の際「在宅ワーク」をしていました。営業や研修の他の全ての業務を任せていた専務が妊娠し出産が迫る中、社内向け・取引先との業務連絡をチャットツールでおこなうことで在宅ワークができるようになりました。

チャットツールは、営業や相談窓口・お客様同士のコミュニティ作りができ、機会損失を防ぎ、相談をお受けすることでサービス利用にもつなげられます。また業務面でもスムーズなプロジェクト進行や在宅ワークを可能にしました。セミナー・研修・コンサルティングをされている会社ならとても役に立つツールです。

チャットワークはフリーエージェント化するための必須ツール

以下、株式会社ALMACREATIONS代表の神田昌典様のコメント。

プロジェクトベースで仕事を進めやすくなりました。社内だろうが社外だろうが全然関係ない。大阪にいようが東京にいようが海外にいようが全く関係がない。チャットツールの画面上は、どこにいようが並列に並びます。その中で仕事を提供できる人がプロジェクトを進めるわけです。 チームワークで仕事をするには非常に効率がいい。しかも、やる気のある人が積極的に使う傾向です。

メールは、今では基本的にはDM。郵便ポストがDMしか入らなくなったように、電子メールもDMが4割ぐらいです。その中で、コミュニケーションはSNSツールに移行していきましたが、期限設定をするようなカルチャーじゃないですよね。ブレインストーミング・アイデア出しの状態じゃないかと思います。

それに対してチャットツールは、期限まで設定できます。だから具体的なプロジェクトになればチャットに招待します。それに、実際の業務では、納期・納品・タスク分けが関わってくるので、ビジネス用ツールでないと安心できません。

チャットワーク導入以前と今では、プロジェクトの進行スピードが明らかに違います。新しい事業を組み立てる時も素早く仕事を進行できるようになりました。チャットツールは、フリーエージェント化する社会のなかで、固定費を増やすことなく、フリーエージェントの方々とよりスムーズに、そして公平・公正に仕事することを促進してくれます。

以上となる。

士業やコンサルが続くとちょっと利用しやすい業種が偏るのでは?と思われるかもしれない。もちろんそうではない。次回は、店舗・事業所型の業種でチャットツールが利用されている事例をご紹介しよう。

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