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属人化は終わり!情報共有ができるチームは「どの情報がどこにあるか」を知っている

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今回のソリューション:【esa.io(エサドットアイオー)】

〜細かい機能がストレスを減らす!チームにおける情報の属人化を防ぐ、情報共有ツール「esa」の使い方〜

チームや組織内での「情報やナレッジの属人化」に課題を抱えている企業は多い。それを解決する情報共有のためのITツールも数多く登場しているが、そのツールにドキュメントを雑多に書き残すだけでは、本当に情報の属人化が解消されたとは言えない。

大切なのは全員が「どの情報がどこにあるか」を理解していて、かつ「すぐに欲しい情報にアクセスできる」状態にあることではないだろうか。

感情データの分析を通して、企業のサービス品質改善・収益向上を実現する株式会社wizpra。wizpraは、「このサービスを他人に勧めたいと思うか」と質問から「NPS (ネット・プロモーター・スコア)」を計測して感情データを把握し、データに基づく分析・コンサルティングを行っている。

同社でCTOとしてエンジニアのチームビルディングに取り組む田邊 賢司さんは、チーム内に情報共有の文化を作るため、ドキュメント共有サービス「esa.io(エサドットアイオー):以下、esa」を導入した。

田邊さんはesaについて「これまで使ってきたツールとは違って、とにかく情報の整理が簡単。細かい機能もイケてるので、個人的にも応援しています」と語る。esaを導入した背景やwizpraにおけるチームビルディングについて、詳しいお話を伺った。

▼「みんなで情報を育てる」esa.io

esa

▼「esa」の始め方はこちら

初めから完璧な情報はいらない。みんなで情報を育てる情報共有ツールesaの使い方

シリコンバレーに負けない、日本のエンジニア文化を作る

私は今、wizpraにCTOとしてフルタイムでコミットしつつ、自分でも会社を立ち上げて、業務時間外に企業さんの技術支援をしています。

田邊 賢司さん

創業の背景にあったのは、今の日本でエンジニアが「新しい事業を立ち上げたい」としたときに、それを支援する環境が少ないという問題意識でした。

技術的な支援に限らず、マーケティングや、Webサービスの企画や運用のフローといった部分を支援する、何がしかのサービスなり団体なりがあってもいいのでは、と思っていたんですね。

そもそもすごく負けず嫌いなので、シリコンバレーばっかり騒がれているのが悔しいんですよ(笑)。日本にも優秀なエンジニアはたくさんいますし、突き詰めて勉強する人も多い。

ただ、技術を事業をドライブさせるための手段として捉え、スピード感やマーケットニーズを捉えて利用できているか、という側面から見ると、特に海外を視野にいれたサービスでは若干海外のほうが先行しているという実感はあります。

こういった部分をきちんを教える環境を作っていくことで、日本にもより良いエンジニアリング文化ができるのでは、と考えて、現在いくつかの会社で技術支援をさせていただいています。

wizpraの事業構想の中では、新しい市場と技術にチャレンジできる

その中でもwizpraにフルコミットしている理由のひとつは、新しい市場を作っていくのが好きなこと。

顧客ロイヤルティを上げると売上向上に直結するというNPSの考え方は、海外ではわりと当たり前ですが日本ではまだあまり認知されていません。この、新しいマーケットを作るということにチャレンジしたいと思っています。

もうひとつは、wizpraの事業に技術的な興味を持っていることです。NPSの調査を通じて収集したデータをビッグデータとして処理し、データマイニングして統計分析をかけ、機械学習で読み取って、他の企業さんにもレコメンドできるようなシステムを構築する。

今後はクラウド上だけでなくリアルも含めた領域に情報収集の口を拡大させていく構想などもあがってきているので、技術的に幅広い領域に関わっていけると思っています。

入社したのは2015年の9月ですが、当時、エンジニアは業務委託のメンバーのみで社員はひとりもいない状態でした。チームをビルドするところから始めていったイメージで、まずは人を採用し始め、現在では7名のチームになりました。

エンジニアのチームビルディングにおいて、大切なのは「HRT」

チーム内で業務領域に明確な分担があるわけではないのですが、各領域で最終決定を行う責任者は決めています。

その方が、意思決定にスピード感が出ますよね。ただ一方で難しいのは「この人に任せられるか」という判断かと思います。それに関しては、過去の経験やコミュニケーションの積み重ねによる判断もありますが、何より大切なのは信頼関係だと考えています。

私がチームビルディングで大切にしている考え方に「HRT」というものがあります。Humannity(謙遜)、Respect(尊敬)、Trust(信頼)の頭文字を取ったものです。

田邊 賢司さん

例えばコードレビューするときの接し方で、HRTがない人の場合、極端に言うと「このクソコード」みたいな(笑)。逆にHRTがある人の場合、「この方法もいいですが、例えばこういう方法も考えてみたんですけど、どうですかね?」という感じです。

このようにHRTを心がけることで、コミュニケーションは大きく変わりますし、信頼関係を築いていくことができると思っています。

「情報共有」がうまくいくポイントは、情報が整理されていること

チームビルディングの一環として、情報共有の習慣をつけたいと思っていました。 私が入社した当時は、メンバーは複数の違ったツールを使って、どこにどの情報を書けばいいか分からない状態でドキュメントを残しているような状態で。

そのツールを今から統一するのであれば一番良い物を選択したいと思い、選んだのが「esa(エサ)」です。今はエンジニアチームだけで使っているのですが、ゆくゆくは全社に拡大したいと思っています。

田邊 賢司さん

情報共有をする意味は、俗人性を廃止することだと思っています。そうすると大事になるのは、誰でも、いつでも欲しい情報を引き出せる状態を作ることです。

要するに、情報が整理されている必要があります。どこにあるかわからなければ、結局、誰も見てくれませんよね。

これまで前職なども含め、いくつかの情報共有ツールを使ってきました。チームメンバーが記事を投稿することで、ナレッジを貯めていくようなサービスですね。ただ正直に言って、その「整理」のところに課題を感じるものが多かったです。

日々の運用で増えていった情報を、いざ整理しようと思ったときにすごく時間がかかるんですよ。ごっそり移動したくても1個ずつしかディレクトリを変更できなかったりして、ストレスを感じていました。

こういった視点で考えたときに、一番マッチしたのが、esaでした。最初は、トライアルのつもりで使い始めたんです。でも使ってみたらすごく良くて。

月額の料金も安いのですが、無料期間が3ヶ月あるんです。3ヶ月経ったらいい感じに中毒性が出てきて(笑)、結果的にそのまま使っています。

「/」ひとつで階層を切れる「esa」は、情報の整理が超簡単!

esaが特に最高なのは、ディレクトリを切ったり、変更するのがとても簡単なことです。新しい投稿をする時は、単にタイトルを「/(スラッシュ)」で区切ればディレクトリを切ることができます。

既存の投稿に関しても、変更するのが非常に簡単なんですよ。この機能は、他の情報共有ツールでは見たことがないですね。かなりイケてます。

▼「/」で区切るだけでディレクトリが切れ、「#」だけでタグも付与できる

esa

例えば投稿のタイトル部分に「開発/日報/タイトル」と打つと....

esa

今、esaに上がっている情報の中で、一番多いのは作業ログです。インフラのコマンドを変えたり、ミドルウェアを触るような割と大きめの作業に関しては、すべてログを残すようにしています。

タイトルに日付と行ったことを書いて、本文にコードを貼り付けて、ちょっと説明を書くくらい。あくまで負担にならない程度の作業量で、情報を書き残すようにしています。

ストックの情報とフローの情報がある中で、ストックの情報は完全にesaです。作業ログ意外に、議事録なども残していますね。

導入したところ、けっこう皆面白がって使ってくれています。書いている途中のものは「WIP(Work In Peogress)」というステータスで保存できたり、キャラクターの鳥がかわいかったり(笑)、楽しんで使えるUIになっていることが大きいかと思います。

▼楽しんで使えるUI esaの新規ノート作成画面

esa

細かい機能が素晴らしい!スライドショーも簡単に作成

他にもesaは、細かい機能が素晴らしいんです。

例えば、スライドショー。書き残したドキュメントを、ボタンひとつでスライドショー形式で表示できます。簡単なものなので、テキストが長いと全部表示されなかったりはしますが、本当に簡単なプレゼンだったらこれで十分です。

▼「Slideshow」のボタンを押すと…

esa.io

▼簡単なスライドショーが自動作成される

esa.io

どういったケースでこのスライドショーを使うかと言うと、定例会議などでちょっとした共有をしたい時ですね。

ふつうのドキュメントだと、どんどん下にスクロールする必要があって見づらいじゃないですか。パワーポイントを用意するほどではないけど、ちょっと定例会議の短時間で確認したい、というときにとても便利です。

他には、タグをかなり活用しています。技術領域やリポジトリ、機能ベースで色々なタグを付けています。これを付けておくと、それこそ後で整理がしやすいんですよね。

それから地味に便利なのが、過去のドキュメントをコピーして投稿するときに、新しい投稿の一番上にコピー元へのリンクが自動で貼り付けされる機能です。超細かいことなのですが、実はこれはすごいと思っています。

例えば議事録を書く時、前回のどういう流れから今回こうなったんだっけ、ということを確認したいことってよくありますよね。そういった場合にとても便利です。このように、ツールを使っていく中での具体的なニーズにきちんと対応しているのがすごいなと思います。

今後はビジネスサイドも含めて、活用の幅を拡大させる

他にも、今は使えていないのですが今後に活かしたい便利機能があります。例えばテンプレートです。簡単にドキュメントのテンプレートを登録できて、それを使って投稿できます。

▼簡単にドキュメントのテンプレートを登録できる

esa テンプレート

テンプレート機能をうまく使うと、ドキュメントする上でのルールを徹底することができるようになると思っています。

例えば仕様書であれば、必ず「開発の目的と背景」を書いてほしいんです。誰かに依頼されたことをそのまま実装しても良い物はできませんし、より良い案も出せない。背景を知ることで、より良い開発ができます。

なのでそれを盛り込んでほしいのですが、毎回言うのは面倒くさいじゃないですか。それにフォーマットを渡しても、みんななかなか使わない。でもesaであればテンプレートからの投稿が簡単なので、ちゃんと使ってもらえるのではと思っています。

今後は、ビジネスサイドで共有されているKPIのような数字も、esaに統一して残していきたいと思っています。

いまは結構バラバラに置いてあるのですが、ツールが乱立するとコミュニケーションコストがかかりますよね。ツールの数を減らすだけでだいぶ綺麗になると思っています。

チームビルディング・マネジメントにも活かせる機能追加を期待

esaは個人的にも超応援していて(笑)、あとは閲覧権限設定さえできるようになれば、ビジネスサイドの利用にも完璧だと思います。ただ今でも投稿ごとにURLを発行して誰とでも共有できるので、それはとても便利ですね。

▼「Share Post」のボタンを押すと…

esa.io

▼投稿を外部にシェアできるURLが生成される

esa.io

今後、このプロダクトがどういう方向に進むのかな、って勝手に深読みしたりしています(笑)。

期待しているのは、「Stats」という管理項目を、チームマネジメントに活かせるのではないかということです。現状では、メンバー数や、投稿数などが表示されています。

▼メンバー数や投稿数が把握できる「Stats」機能

esa.io

将来的には、この数字を見て、「誰がどれだけ発言しているか」ということがわかるようになるといいですね。

投稿のモチベーションアップにもつながりますし、投稿が少ないメンバーにも気が付くことができる。そういった人はツールを使いこなせていないか、情報共有自体ができないのか、何かしらの課題があるはずです。

その要望を拾って、原因になっている部分を改善していきたいですね。チームビルディングという意味合いでも、この分析機能が充実するとおもしろいのかな、と個人的には思っています。(了)

▼「esa」を使ってみたくなった方は、こちらの記事もどうぞ

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