• 株式会社ディー・エヌ・エー
  • 経営企画本部
  • 橋元 伸太郎

組織のグローバル化に!安全で利便性が高いデータ共有システムを提供するBox

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今回のソリューション:【Box/ボックス】

〜セキュリティを保ち外部とのデータ共有を簡単に行える「Box」の使い方〜

株式会社ディー・エヌ・エー(以下DeNA)は2011年頃より本格的にグローバル展開し、同時にバックオフィスのシステムも刷新を開始した。様々なバックオフィス機能の改革を行った中でも、今回は「ファイル共有システムの刷新」に焦点を当てる。

同社はグローバル化を進める中で、増えていく外部とのデータのやり取りを如何に便利かつセキュアに行うかという課題に直面していた。そこで選択したのが、クラウドストレージサービスの「Box(ボックス)」だった。経営企画本部の橋元 伸太郎さんに、当時まで日本では導入事例がなかったというBoxを選定した理由、そして現在の使い方について話を聞いた。

戦略コンサルからDeNAに。バックオフィスのグローバル化を支える

元々私は、コンサルティング会社でグローバルなプロジェクトの業務改革や戦略立案を行っていました。そして2011年の10月にDeNAがグローバルな企業になっていく、というタイミングで入社しました。

当時は現在の部署をちょうど立ち上げるタイミングで、「いかにDeNAをグローバルな企業にしていけるか」というところから考えて、プロジェクト全体のフォローアップ進めていきました。

権限設定が充実しているストレージツールが必要

当時、弊社の海外拠点や外部連携が増えていく中で、データ共有のセキュリティーが課題としてありました。それ以前もデータを保存するための「共通の箱」はシステムとして存在していましたが、アクセス可能な端末の制御やダウンロード不可設定といった細かい権限設定には対応していなかったんですね。そこでそういったセキュリティーを担保しながら、同時に利便性も落とさないための方法を検討し始めました。約3年前のことです。

オンプレミスやクラウドなど幅広いサービスを検討していく中で、我々の要件をフルに満たせそうなものが、アメリカのBox社が提供するクラウドストレージでした。権限制御が非常にきめ細やかで、「誰が何をしたか」というログもしっかりと残るので状況を常に追っていくことができる点が魅力でしたね。ただ当時は、まだ日本での導入実績はない状態だったんです。

橋元 伸太郎さん

アメリカ本社と共に日本市場へ向けたローカライズを進める

しかし既にアメリカでは一部のトップ企業にBoxが導入されていた実績はあったので、Box本社に我々が求める要件が実現できるかを1つひとつ確認しながら導入の検討を進めました。その後は3ヶ月単位で2度、一部の部署や拠点でパイロット的に実際に使用してもらい、現場からのフィードバックを受けました。やはり実際に使ってみないとわからないことも多いんですね。それを元に更なる改善を行った上で、全社導入に踏み切りました。

社内に対してはマニュアルや勉強会を設定して周知を図っていきました。ただやはり最初は、使い慣れている仕組みから離れるのは抵抗があったと思います。でもそういった声は、逆にどんどん発信してもらうようにしていましたね。万能な仕組みというものは存在しないので、不満をできるだけ吸い上げてどんどんBoxに伝えるなり、特殊な要望に関しては社内で対応していきました。

新しいサービスを導入する時は、常にそのサービス自体がどうしたらもっと多くのユーザーに使われるか、という視点を持ってサービス提供側にも働きかけるようにしています。特にクラウドサービスの場合はユーザーが増えれば増える程、システムの改善スピードが上がったり、機能追加がされたり、自分達にもメリットがあるんですよね。Boxの場合にも「日本やアジアに広げていくためにはこんな機能が必要だよ」といったことを積極的に伝えながら導入を進めていきました。

橋元 伸太郎さん

機能追加で「使い続けるための」仕組みを構築

実際にBoxを使ってみて、やはり権限のコントロールがしやすいことが外部協業に非常に良いと感じています。また我々の場合は、4半期毎に「この外部連携用フォルダはAさんに共有されています」というような通知が来るような追加機能を実装しています。

ファイルストレージを使っていると、フォルダが無限に増えていきがちなんです。あまり使わなくなったものもずっと残ってしまうので、定期的に整理できる仕組みを作りました。もしファイルを共有し続けたいならば通知に対してYesを押し、何もしなければ共有が解除される設定にしています。

今やBoxがあるのが当たり前!

Box導入以前はデータ共有の方法は個人ベースでバラバラでしたが、現在では社外のメンバーとのファイル共有や厳秘情報の連携などを含めて全方位的にBoxを使うことが当たり前になりました。今後も引き続きこちらからも社内により便利な使い方を提案し続けていきたいと思います。

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