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  • システム開発部 シニアマネジャー
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多様化する組織で情報の属人化を防ぐ!ディップの新規事業を支える「DocBase」とは

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今回のソリューション:【DocBase/ドックベース】

バイト情報サービス「バイトル」を運営するディップ株式会社は、求人情報系のサービス以外にも、家族間のコミュニケーションを促進するアプリ「まごラブ」や、アニメファンのためのアプリ「聖地巡礼マップ」といった事業を展開している。

このような多角展開の背景には、有志で手を上げた人を組織横断で集め、新規事業のプロジェクトや新しい仕事の進め方を促進する文化がある。

その文化を支えているのが、株式会社クレイが提供するナレッジ共有サービスの「DocBase(ドックベース)」だ。

新規事業のアイデア出しの段階から積極的に情報を共有し、情報が属人化しないよう努めている。同社の次世代事業準備室で新規事業を進める亀田 重幸さん、システム開発部の白川 みちるさんの2人にお話を伺った。

複数の職種を経験した2人 新規事業開発のため奮闘中

白川 私はIT業界に入ったのは結構遅く、30歳を過ぎてからなんです。当時はWEBが非常に儲かる時期だったので、1人で数千万円以上の売上を毎月あげていました。

ただ、システムをいかに数多く開発できるかという世界より、1つのサービスを大切に作っていくような環境にいたいと思い、ディップに転職しました。現在はシステム開発部のシニアマネージャーをしています。

亀田 私は新卒でディップに入社して、現在は次世代事業準備室で事業企画を担当しています。次世代事業準備室ができる前は、たびたび新規事業開発室というものが生まれ、事業が軌道に乗ったら別のチームに引き渡すという事を繰り返していました。

ただ、これだと事業開発のノウハウが属人化してしまうので、システマティックに新しい事業を作れるチームを作ろう、ということで生まれたのが本部署になります。

白川 弊社で作るシステムには、内製で開発する部分と外部のパートナーさんにお願いする部分を分けて考えています。

現状、内製で進めているのはプロトタイプの開発や既存サービスの改善、技術ノウハウの蓄積といったスタートまでのスピード・品質が大切になる部分です。時と場合に応じて、外部のパートナーと積極的に連携しています。

DocBaseとの出会いはリリース前!

亀田 私達は社内の情報共有にDocBaseを活用しているのですが、実はリリース前から使わせていただいているんです。開発元のクレイさんは開発支援も行っているので、以前から事業開発を手伝っていただいていたんです。

クレイさんは技術的にも信頼がおけますし、サービスの企画段階から入ってくださるのでいつもとても助けられています。

そのクレイさんから、「新しい情報共有サービスを作りたいから、一緒に仕事をしたことのある人の意見が聞きたい」という依頼を受けまして、それがDocBaseだったんです。

元々エンジニア以外も使えるように敷居を低く設計されたサービスなので、弊社のようにディレクターや営業職が多い組織でも使いやすいです。そういった繋がりと背景から、DocBaseを使い始めました。

権限設定が自由なので、様々な立場のメンバーと情報共有が可能

白川 DocBaseの活用方法は様々で、企画の人ならアイデアをまとめ、エンジニアなら技術情報の共有に使用しています。

共有範囲もバラバラで、個人で使っている人もいればチームで使っていたり、組織を横断して使うのにも向いています。

具体的な活用法としては、会議のアジェンダや議事録、あとは新入社員の日報などを記録して残しています。日報には必ずコメントを入れるようにすることで、業務の振り返りの場としても活用しています。

エンジニアの方々は例えばサーバーの構築手順や、日々の業務で出てきたアンチパターンといった技術情報も上げていますね。

DocBaseが類似サービスと比較して良いと思う点は、自由な権限の設定ができ、チームを作って活用できることです。また、情報が暗号化されるため、セキュリティを気にする企業には適していると思います。

▼自由な権限設定が付与できる情報共有ツール「DocBase」

アイデア出しから事業計画まで 新規事業の立案にフル活用!

亀田 次世代事業準備室では、事業アイデアをまとめるところから、インタビューをした結果の共有、社長プレゼンに向けての整理まで、DocBaseをフル活用しています。

企画の段階では、アイデアノートとして活用します。アイデアレベルのときは公開範囲を出来るだけ広げるようにしています。見た人に「いいね」を押してもらえるので、反応を確かめられるのが良いですね。

どのアイデアを進めるか決まった後は、「そもそも想定している課題は本当にあるのか?」ということを確認するため、アンケートやインタビューを行います。そのアンケート結果もDocBaseで共有し、気になるところにコメントを付けていきます。

そこで「この事業はいけそうだ!」となったらDocBase上で事業計画をまとめ、社長にプレゼンに行きます。

組織への浸透には苦労も… ポイントは「ひたすら言い続ける」

白川 元々は弊社では、情報共有の方法は統一していなかったんです。BacklogやQiita:Team、Evernote、DropBoxなどをチームや個人で好きなように使っていました。

その中でDocBaseを導入し、全体に浸透させるのには正直とても苦労しましたね(笑)。

浸透させるために、メモを取りましょう・共有しましょうということをひたすら言い続けました。情報がある程度たまった後は、「DocBaseにはたくさん情報がたまっているし、検索も簡単で便利でしょう?」と見せて。

情報の共有に凄い時間がかかるとか、会議に人をアサインするのが大変という話を聞いた時には、すかさず「もう私達のチームではそんなことしてないんですよ」とDocBaseを薦めています(笑)。

気軽に投稿してもらうために、敢えて運用ルールは決めない

亀田 DocBaseの運用で気をつけていることは、ルールをガチガチに決めてしまわないことです。きちんとした形でないと上げられません、となると心が折れちゃうんですよね。

それを防ぐためにも、くだらない事でも上げていいことにしています。今日のご飯の話とか(笑)。投稿に付けるタグも自由で、各自好き勝手につけています。

白川 こうして地道に浸透させたこともあり、今では社内に議事録を書く習慣が根付きました。使い込んでいる部署では、会議中に必ず全員がメモを取ってその内容を共有するようにしているようです。自分しか知らない情報を排除するのには非常に役に立っていますね。

まずは「やってみなはれ」 試すことで組織は変わる

白川  どんな環境・組織でも苦しむところは属人化だと思っています。一部の人しか知らない「なんとかテクニック」や「俺のすごいルール」などが共有されることで、組織が活性化して、みんなの嬉しい状況が増えていく。そういう風に変えていければな、と考えています。

亀田 最近ではDocBaseのように、無料トライアルで試せるツールも多いので、まずは「やってみなはれ」の精神でちょっと導入してみると良いと思います。割りとすぐに出来るし、嫌だったら途中でやめてもいいので。

最初から組織全体でやろうとは考えずに、まずは小さいところから始めて、習慣化させた後にどんどん人を巻き込んでいけると良いのかなと思います。(了)

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