エンジニアチームのマネージャーに就任

2014年の5月頃に社内Techチームのマネージャーに就任しました。そしてチームメンバーと話をしていく中で、社内コミュニケーションのツールを変えたいよねっていう話になって。全社的に、学生との面談などの外部的な連携を含めてずっとSkypeを使っているんですが、特にエンジニアという職種には最適なものとは言えない部分があったんです。

エンジニアに「集中できる環境」をつくるチャットツールが必要

まず、Skypeにはメンション機能がないのでチーム内で発言すると全員に通知がいってしまう。エンジニアって集中力を持続することが大切なので、この頻繁なアラートはけっこうネックでした。自分に必要なものだけアテンションを張れば良いようにしたかったんです。

それにお互いにログインしていないと会話ができないっていうのもやりにくい面がありましたね。相手がもうすぐログインするんじゃないかと思ってこっちはずっとログアウトできなかったり。そういった課題を解消したいと思って、新しいツールを検討し始めました。

ニーズを満たしていたのはHipChat　まずは無料版からスタート

ツールの選定段階でHipChat以外のものも比較検討したんですが、システムとの連携や機能面でHipChatがニーズを満たしていたので、まずは実際使ってみようということになりました。チームメンバーもエンジニアということで新しいモノが好きですし、じゃあ試してみよう、という感じで。無料で始めることができたっていうのも理由のひとつです。エンジニアっていう特性もあるかと思いますが、導入した次の日にはもうメンバーは自然にHipChatを使いこなしていましたね。

メールの量が減り、コミュニケーションがスムーズに

既に社内で使用していた開発ツールのGitHubと連携させて、Gitで起きたことをそのまま受ける部屋をHipChat内で設けました。それによって元々大量だったメールも少なくなって、わかりやすくなりましたね。ファイル送信もお互いがオンラインの時に限らず、パーマリンクが発行されるのでいつでも共有できますし。あとは、URLを貼り付けるとそのまま画像が表示されるという仕組みが良いですね。その機能によって、「ワンクリックしてダウンロード」の一手間を省けたので。特にデザイナーとのやりとりはすぐにイメージがつくので格段にやりやすくなりました。

カジュアルなコミュニケーションで、チームの雰囲気作りにも貢献

HipChat上のコミュニケーションがチームの雰囲気作りにも貢献した部分があると思います。例えば会話の一環として画像をやりとりすることで、いい意味でカジュアルなやりとりが生まれています。「OK牧場」っていう画像を使ったり（笑）。

あとは「雑談」というトークルームを作成して気軽な話もHipChat上で行うことができるようにしたので、趣味の話や食事の誘いといった気軽なコミュニケーションも増加しました。「ツール上の場の雰囲気が良い」状態に今なっていると思います。その良い雰囲気が実際のチームにも波及しているので、チームづくりという面からもメリットがあったと思いますね。

エンジニア目線で考えると、UIの面で課題が

エンジニア目線だと、細かい改善を期待する部分はあったりします。例えばコードを貼り付けて共有した際に、今は階層で色分けがなされずテキストをただ貼っただけのような形になっているんですね。他のツールだと色分けされるものもあると思うので、そういった点は取り入れてほしいですね。

「適ツール適所」を目指して今後も改善していく！

現在社内では10人程度がHipChatを使っています。今後は全社に広げていくというよりも、必要な部署があれば適宜アカウントを増やしていく方向で考えていますね。社内にSkypeがかなり根付いているので、それを壊すコストと新しい制度を導入していくことで得るメリットのバランスを考えると全社には導入しなくていいかなと。

むしろ無理に新しいツールを導入することによって、ネガティブな効果を生む可能性もあると思います。エンジニアのように必要なコミュニケーションのみ確認したい職種もあれば、全てのやりとりを見ておきたい立場のメンバーもいますしね。必要な部署にうまく取り入れていくことができればそれがベストだと思います。

新しいものを組織に導入する時って個人の想いだけが強すぎてもダメで、組織として踏み込める部分、踏み込めない部分の見極めを絶妙に行っていく必要があると感じていて。まさに適ツール適所ということかな、と思っています。