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社内SNSがチームワークを変える 遠隔地で働くメンバーの課題を一緒に解決する方法

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今回のソリューション:【Yammer/ヤマー】

多くのスタートアップ企業では、社内コミュニケーションがメールからチャットにシフトし始めている。ただ、大企業ではまだまだメールでのやり取りが多く、オンライン上でのリアルタイムコミュニケーションが浸透しているとは言えない。

そんな中、社員数500名を超える株式会社パソナテック内の「Slソリューショングループ」では、新たな試みとして企業向けソーシャルネットワークサービス「Yammer(ヤマー)」を導入している。

日々のコミュニケーションや日報の共有にYammerを活用することで、クライアント先に常駐するメンバーの課題解決を全員で行うことができるといったメリットがあるという。同グループの江口 幸子さんに、どのようにYammerを活用しているのか、詳しいお話を伺った。

離れた場所で働くメンバーとのコミュニケーションが課題…

大手SIerでシステムエンジニアを8年ほど勤めた後、パソナテックに入社しました。パソナテックに入ってからは求職者の方のキャリアカウンセラーなど幅広く経験し、現在は、業務委託でシステム開発を行うSlソリューショングループという部署で営業をしています。

パソナテックは人材会社というイメージが強いかと思うのですが、2014年にシステムを受託開発する部署が立ち上がりました。

現在チームは30名ほどになりますが、その半数はお客様先に常駐して開発をしております。新入社員も次々に入社してくる中で、このように離れた場所で社員が仕事をすることには課題も多くあります。

例えば、経験の浅いメンバーがプログラミングをしている時に思ったようにデータベースのパフォーマンスが出なかったり、データベースからSQLでうまく値を取得できなかったり…。

日々、様々な問題が生じますが、近くに先輩がいないと1人で悩んでしまうので効率が良くありません。このような課題の解決に役立っているのが、「Yammer(ヤマー)」です。

「閉じたコミュニケーション」を変えるため、Yammerを導入

Yammer(ヤマー)」は企業向けのソーシャルネットワークサービスで、イメージとしては会社の中に閉じたFacebookのようなものになります。

トピックごとにメンバーでグループを作って掲示板を作成でき、そちらに投稿をすることでコミュニケーションをとることができます。

2014年にパソナテックがMicrosoft社のOffice 365を導入したことがきっかけで、そのパッケージに含まれていたYammerの活用がスタートし、私たちのグループでも積極的に活用するようになりました。

以前は社員同士のやりとりにメールを使っていましたが、コミュニケーションが閉じたものになってしまうことに課題がありました。

そこで、Yammerを使って様々なコミュニケーションを見える化していきたいという狙いがあったんです。今では社長も含めて全社員が使っていて、全社朝礼の内容などもYammerに投稿して共有しています。

Yammerに日報を投稿し、課題解決に役立てる

私たちのグループでは、Yammerに日報を投稿することを習慣化したことで、離れた場所で働くメンバーが抱えている課題を可視化して解決することができるようになりました。

日報には、今日の作業、明日の作業、所感や課題といったことを記載しているのですが、この日報がグループメンバーの課題を見える化する役割を担っています。

例えば「データベースのパフォーマンスが出ない」という課題が書いてあれば、それを見たマネージャーが「データ件数はどうなってる?」「インデックスはどうなっている?」とアプローチしたり、現場にいる先輩・マネージャーが個別にフォローするきっかけを与えてくれます。

マネージャーだけではなく、日報を見た同僚がフォローすることももちろんあります。

また、エンジニアだけではなく、営業メンバーの課題もYammerで可視化することで皆で解決することができます。例えば日報で営業に行く企業をシェアしておけば、過去に関連会社に訪問した人から、キーパーソンなどの役に立つ情報を事前共有してもらうことができます。

日報を習慣化するために、まずはライトなコミュニケーションを

元々パソナテック全体として週報の文化はありましたが、日報まで書いている部署はあまりなかったんですね。Yammerも、初めのうちは積極的に使っている部署も少なく、大多数はメール文化でした。

そのような状況の中で、Yammerの活用を習慣化させるため、日報以外の内容も積極的に投稿するようにしています。

例えば、ITセミナー・イベント情報や、最新の製品・技術情報を積極的に投稿して気軽に質問・意見交換をしたり、出張しているメンバーから「出張記」として食べ物や街並みの写真をアップすると、見ているメンバーから感想や思い出、オススメスポットをコメントしたり。

▼日報以外の日々の出来事を投稿し、習慣化をうながす試みも

このような日報以外のコミュニケーションもOKとすることで、発信しやすい雰囲気を作っています。

マネージャーが日報にコミットすることも重要

マネージャーが日報にコミットしたことも、Yammerの浸透に大きな影響があったと思います。

現場のメンバーに「日報を書いて欲しい」と言った以上、マネージャー層も日報に必ず返信をすることを決めたんです。30人分の日報にしっかりと返信をするのは非常に大変ですが、そこは責任感を持って実行しています。

マネージャーが絶対に日報を確認してコメントをくれるということが分かっていれば、現場のメンバーも細かい日々の業務や課題を書く気になりますよね。

Yammerには「いいね」機能もついているのですが、「いいね」だけですとコミュニケーションもあまり起こりませんし、日報の内容を充実させようというモチベーションまでは生まれにくいかと思います。

結局「しっかりとコメントを残す」という当たり前のこと徹底することで、日報が習慣化し、かつそこから意味あるコミュニケーションが生まれていくのだと考えています。

今後は全社にYammer文化を拡大したい

全社的にも、例えばフットサルのグループをYammerで作ったり、少しずつYammerが浸透してきていると感じています。

ただ、私たちのグループのように積極的に活用している部署はまだまだ少ないですね。Yammer上でのやり取りが様々な人に見られてしまうことに抵抗感を持つ人が多いのかもしれません。

ただ、パソナテックでは新しい働き方をどんどん取り入れていこうという動きもあるので、私たちの取り組みがチームのコミュニケーションを活性化した良い事例として、全社に影響を与えることができればと思っています。(了)

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