創業期のアイモバイルに入社　メンバーの増加でコミュニケーションが課題に

2009年にアイモバイルに入社しました。当時はタスク管理や顧客管理なども何もやっていなくて、その発想もなかったですね。というのも、当時は4、5名ほどしか社員もいなくて、端から端までわかる状態だったので（笑）。

でも今では100名以上の社員がいて、タスクの受け渡しを口頭やメールでしているとどうしてもやり取りの回数が増えたり、業務に抜け漏れが出てくるんです。元々コミュニケーションにはLINEやFacebookも使っていましたが、やはり「会話」なのですぐに流れて見えなくなってしまっていたんです。誰もが使える、タスク管理やコミュニケーションを円滑にするツールが必要だと考えていました。

簡単にコミュニケーションを円滑化してくれるチャットワーク

そんな中、最終的にはチャットワークを導入したのですが、最初は現場のメンバーが無料版を使っていて、「それなに？」と聞いたのがきっかけでしたね。それで自分も使ってみて、徐々に使い勝手がわかってきて。これは役に立つぞと思って、昨年の6月くらいから有料版に切り替えました。

実はチャットワークは創業以来初めて導入した有料のITツールになります。やっぱりいいところはシンプルで誰もが使えるところですね。説明が英語しかないものは選べませんでしたし、凝ったSNS機能は求めていませんでした。使いやすいので、社内に浸透するのも早かったです。シンプルなツールですが、求めていたタスクの受け渡しやスムーズなコミュニケーションがしっかりできるので満足している状態です。

顧客別・目的別にチャンネルを立てて情報共有

今メインで行っているのは、チャットワーク上でクライアント様別のチャンネルを作成することによる顧客管理です。担当者がチャンネルを立て、チームメンバー全員を招待します。最小チームはクライアントの担当者とその上司という2名で、そこに適宜関係メンバーを追加・削除している感じです。

アポイントの内容や要件の進捗など、何かあれば随時そのチャネルに書き込むことで、備忘録的にもなり、チームへの共有にもなります。目的別でチャンネルを作ることもあって、例えば「販売を強化するぞ！」となった時には販売強化のグループを作ったりしています。

「確認」の時間が減ったことでコミュニケーションコストが減少

今は僕がアカウント管理していて、人を追加したり、グループを作ったりしています。チャットワークを使い始めて、コミュニケーションコストが本当に下がりました。ファイル共有にしても早くて簡単ですし、わざわざ「メールで送ったから見てね」と言う必要もなくなりました。タスクの受け渡しも口頭では抜けがあったり、メッセージでは流れてしまったり。そういう中で、タスクを追加できる機能があるのは便利だなと思っています。やっぱりコミュニケーションが円滑なのかを確認する時間がなくなったのは大きいですね。

社員の動きを把握することで、マネジメントも効率化

もはや僕にとって、チャットワークはチームのマネジメントという観点からも必要不可欠なツールです。メンバーが増えてきて、誰が何をしているのか把握しきれなくなっていた部分が以前はありました。今はコミュニケーションが円滑になって整理されたので、みんなの動きを追うことができるようになりました。

僕は立場上たくさんのグループに入っていて全てをリアルタイムに追うことは難しいので、業務中は自分宛てに「to」がついたものを優先して見ています。後のものは通勤時間にスマホアプリを使って追って、皆の動きを確認して、気になったものについては返信したり。マネジメントツールとしても、シンプルで安いチャットワークにはとても満足しています。

▼チャットワークの使い方については以下の「徹底解説」を参照ください。

人気急上昇中！チャットワーク/Chatworkの使い方【保存版・1回/7回】