ピーチ・ジョンの情報システム部を担当

2014年の4月にグループ会社のワコールからピーチ・ジョンに出向し、情報システム部で働いてきました。今年の4月からは部長に就任し、基幹システムやECサイト、その他、社内の全システムの企画・運用・管理に携わっています。

社内コミュニケーションツールが活用されていない…

着任当時に、課題とされていたものの一つに、「店舗間のコミュニケ―ション向上」がありました。既にその解決のために情報共有ツールが導入されていたものの、ほとんど使われていないことが分かりました。

掲示板・ブログのようなサービスで、PC・スマホの両方からアクセスはできる。ただ、基本的にはPCに慣れている人向けのものでした。

使われていない理由をヒアリングしたところ、「使いづらい」「使うメリットがわからない」という声が上がってきました。特に、店舗で働くスタッフにとっては、直感的に操作ができず、使いづらいものだったんですね。

「LINEのように」使える「WowTalk」を導入し、セキュリティが向上

そこで、情報システム部で代わりとなるツールを探して、2015年に導入させていただいたのが「WowTalk（ワウトーク）」です。

LINEのようなUIになっていて、誰でも簡単にメッセージと写真をPC・スマホから送受信することができます。

具体的な使い方としては、店舗と店舗、店舗と本部のコミュニケーションで活用しています。

まず、店舗間のコミュニケーションは、在庫の確認や、店舗を統括しているエリアマネージャーへの売上報告などが主です。以前はLINEを使って行っていたそうですが、間違って友人に送ってしまったり、退職した後にもその情報が個人のスマホに残ってしまう、といったリスクがありました。

WowTalkの導入によって、LINEの使い勝手はそのままに、スタッフだけが閲覧可能なコミュニケーション手段を構築し、誤送信のリスクを低減できました。

また、アカウントは本部管理となるため、退職後にアカウントを削除して、会社の情報を閲覧できないようにすることで、セキュリティ面の強化につながりました。

ちなみに、新規アカウントの作成も、情報システム部が一括して行っているため、知らない人が勝手に招待されてしまうこともありません。

面倒だったディスプレイ写真の共有も楽に！

また、店舗でのディスプレイについては、写真を送って情報共有することになっているのですが、以前の作業はすごく面倒なものでした。

「会社が貸与したデジカメで店舗の写真を撮影」→「SDカードを抜く」→「パソコンにSDカードを挿す」→「メールに添付する」→「メールを書いて送る」という流れだったからです。

しかも、メールっていちいち書き方もカタいんですよね。「お世話になります。○○です」みたいな（笑）。

WowTalkを使えば、スマホで写真を撮って、タップするだけで共有でき、フランクにコミュニケーションがとれるため、業務が非常に楽になったようです。

▼情報共有がスマホから楽々（元画面と拡大画面）

本部とのコミュニケーションもより素早く、活発に

また、店舗と情報システム部とのコミュニケーションも活性化しました。具体的には、PCが壊れたり、情報機器がつながらないときの相談や、店舗のスタッフが入退社するときの連絡が主ですね。こちらは、以前は主に電話で行っていました。

WowTalkの導入で、写真を簡単に共有できるようになったため、問題が起きている現場の状況を、より正確に理解できるようになりました。

以前は、電話で話しながら状況を把握して「そこにある2番目の青いケーブルをつないでください」と言ったりしていたのですが、画像を送ってもらえると、よりスピーディに対応できますね。

▼困っていることも相談しやすい（元画面と拡大画面）

また、店舗で働く人が入退社するときのアカウント発行も、WowTalkで連絡してもらうことで、素早く対応できるようになりました。

さらに、掲示板のような使い方ができる、WowTalkの「タイムライン」機能を使って、情報システム部と店舗をつなぐことにより、両者の距離が縮まりました。

情報システム部は6名いるのですが、「情報システム部の○○さん」と覚えてもらうことで、店長に飲み会に誘ってもらえるようになったりするなど、社内コミュニケーションの活性化に役立っています。

結果的に、少し連絡しづらいと思われていた情報システム部に対して、今では気軽に連絡をとってくれるようになりました。

なお、タイムラインの中で投稿されたものについては、「いいね！」をつけることができるため、読んでもらった人に反応を返してもらうのも簡単です。

店舗間の素早いノウハウ共有で、「52週MD」の運営にも貢献！

WowTalkの活用は、店舗運営の改善にも貢献しています。弊社では、店舗のメインの商材を毎週変えて、お客様に常に新鮮な店舗体験を提供する、「52週MD（マーチャンダイジング）」という試みを行っています。

このように、店舗がスピーディに変化を遂げる中では、ディスプレイの方法や、商品の売れ行きなどの情報をこまめに共有する必要があります。

WowTalkの活用で、そこを簡単かつ効率的にできるようになりました。

「どの商品をどのように見せた結果、成果が出たのか」という情報の共有も素早くできるようになり、店舗運営のノウハウ共有に役立っています。店舗スタッフが、優れた商品の飾り付け方などの情報をすぐにキャッチできるようになったんです。

今後もWowTalkを活用して、社内コミュニケーションを活性化することで、店舗運営の改善を支えていきたいと思っています。（了）