全社員が使うツールは「徹底的なわかりやすさ」が重要

2012年の10月に会計系のコンサルティング会社からDeNAに転職しました。前職では、様々な業種の企業に対して業務改革やシステム導入などの支援を行っていました。

プロジェクトの目的を達成したら別の企業のプロジェクトに参画するケースが多かったのですが、変化の激しい業界で自分も成長しながら長期的にひとつの企業を良くしていきたいという気持ちが強くなり、DeNAに転職しました。

DeNA入社後は、経営企画本部にて、経営情報を可視化しグローバルで最適化された経営管理基盤を構築するプロジェクトに関わりました。新しい業務プロセスやシステムへスムーズに移行する際に重要なことは、「直感的なユーザインターフェースになっていること」と「ルールやシステムの使い方を利用者にわかりやすく伝えること」だと考えています。

直感的に使えるConcurを選定　韓国支社でトライアル導入

国内の経費精算システムが現在のConcurに変わったのは2014年2月です。それ以前の経費精算システムにはいくつかの問題があったため、全社的に変更をしました。

例えば、海外出張時に申請者も経理担当者もいちいち外貨レートを調べて正確な金額を算出しなければならず、外貨の経費計上が非効率でした。また、出張精算以外の経費申請は勘定科目で入力しなければならず、経理の専門知識がない利用者には難易度が高くなっていたのも課題でした。

あとは、出張時に何泊もするのに、1泊1泊の内容を入力するのは骨が折れますよね。こういった「入力の面倒さ」も解決したいと思っていました。

いくつかのツールを検討した結果、Concurが良さそうだという話になったのですが、いきなり全社に新しいシステムを導入するのは大変なので、どこかでトライアルをしようという話になりました。

その当時、韓国支社では経費精算が手作業で運用されており、経費精算業務の効率化が課題でした。そのため、まずは韓国で試験導入することになりました。結果的に評判が良かったので、日本にも導入することになったんですね。

説明書は読まれない！最低限のクイックマニュアルを用意

その後、国内に子会社含めて5社に導入しました。導入にあたり社内のガイドラインやマニュアルを整備するとともに一部の希望者に説明会を開催し、使い方を周知していきました。

詳細に機能を説明したマニュアルも用意したのですが、みんな説明書ってほとんど読まないんですよ（笑）。なので、基本操作とよく利用する機能についてだけを記載したクイックマニュアルを作りました。

視点が違う申請者・経理担当の双方から喜ばれるシステム

導入後は現場でも好評の声を頂いています。例えば、以前は精算の度に専門的な勘定科目を指定する必要があったのですが、今は「タクシー代」のような直感的に判断できる項目で申請可能になり、とても便利になったという声が多いです。宿泊もトータルの金額と泊数を入力すれば申請できるようになりました。

▼「Concur」経費精算の画面イメージ

Concurには細かいチェックや管理ができる機能も多くありますが、ユーザの利便性を下げる懸念がある場合はそういったオプション機能は採用せず、経理と話し合いながらわかりやすく運用できるギリギリの形に落ち着けました。

申請者側がラクになっただけではなく経理担当からも好評です。以前は経理申請の科目に関する問い合わせ対応が経理側にも多くありましたが、入力方法がわかりやすくなったためそれも減りました。

また、海外出張申請があった時は、経理が外貨レートをいちいち計算してチェックをしていましたが、Concurは自動的に外貨計算をしてくれるので、経理としてもかなり楽になったようです。このように申請者・経理両方の業務を効率化することができたので、非常に良かったなと思っています。