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iPadが5分でオフィスの受付に!Slack、Netflixも使う来客対応システムEnvoyとは

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働き方改革生産性を高めるため、フリーアドレス、リモートワークを採用する企業も増えてきています。その際に困るのが、来客対応ではないでしょうか。決まった席に座っていないため、お客さんが来たとしてもどこにいるのかわからず、すぐに呼び出すのが大変です。

今回は、フリーアドレスやSlackなどのチャットコミュニケーションを多様する、未来の働き方を志向している会社にぴったりの受付システムEnvoyについて見ていきましょう。

Envoyを使えば、iPadが5分で受け付けの呼び出しシステムに早変わりします。また、来客があった際は、Slackなどのチャットツールにダイレクトメッセージが飛んでくるのでとても便利です。

受付に設定されたiPadを置くだけ

では、まずはじめにEnvoyを使った受け付けの流れを見てみましょう。受付にiPadを設置し、設定されたEnvoyのアプリを開いておきます。(設定の方法は後々説明致します。)

来客者は必要事項を入力します。

必要事項を入力すると、担当者に通知を飛ばしてくれる旨が表示されます。

担当者側のSlackにはリアルタイムで通知が来るので、見逃すことはありません。

メールにも通知は届きます。

一連の流れは以上になります。フリーアドレスの会社でも来客に気づかないことを避けられますし、大掛かりなシステムを開発する必要もありませんね。

従業員情報など基本情報をEnvoyに入力

では、設定などの方法を説明します。まずはEnvoyのページから無料トライアルを始めましょう。様々な機能を試すことができるので、Standardプランの14日間の無料トライアルがお勧めです。

会社名など基本情報を入力し、ロゴをアップロードします。

来客者に入力してもらう情報を決めましょう。名前、会社などは必須として、その他にメールアドレスなども入力してもらうことが可能です。必須かそうでないかも、項目ごとに設定することができます。また、自分でオリジナルの項目を追加することも可能です。

必要事項を入力したら、ログインすることができます。ログインをしたら、まずは自社の社員を登録しましょう。自社の社員を登録することで、来客者がその人を呼び出すことができます。ヘッダーの「Employee」をクリックしましょう。

画面右上の「ADD EMPLOYEE MANUALLY」をクリックして、従業員の情報を入力していきましょう。

また、受付システムに表示させる画像を登録します。「Setting」の中の「WELCOME SCREEN」をクリックしましょう。

そして、「Welcome image」に好きな画像を登録します。来客者をおもてなすような画像がいいですね。

チャットツールとの連携

次に、チャットツールSlackと連携させます。Slackの使い方についてはコチラをご覧ください。

ヘッダーにあるSettingの中の「INTEGRATIONS」を選択し、Slackのアイコンを探しましょう。

これで、来客時にSlackに通知が来る準備が整いました。

通知設定をONに

次は、来客時の通知設定をONにしましょう。ここを設定しないと意味がありません。画面右上の自分の名前をクリックし、「Notification settings」を選びましょう。

全部の通知をONにして問題ありません。先程連携したSlackの通知も設定できますね。

以上で、通知設定は完了です。そして、PC側で行う設定も一通り完了したので、次は受付に置くiPadのアプリをダウンロードしましょう。

iPadとEnvoyを連携

iPadでiTunesストアを開きEnvoyを検索しダウンロードしましょう。アプリをダウンロードすると、コードを取得できます。

PC側のヘッダーの「Devices」をクリックし、コードを入力して下さい。

すると、これだけでPC側とiPadアプリが連携されます。これで準備OKです。iPad側を見ると、受付で来客者が見る画面が表示されます。

以上で、iPadとEnvoyの連携が完了で、これでiPadを受付に設置すれば使いはじめることができます。

NDAの承諾、入館バッジの発行もできる

Envoyには他にも便利な機能が沢山あります。例えば、入館時にNDAにサインしてもらうことも可能です。

入館バッジを発行することも可能で、スマートですよね。

iPhoneアプリなど他にももっと便利な機能があります。Standardプランは、月額99ドルで使えるので是非使ってみて下さい!

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