生産性を高める新たなアプローチとして、「ロボット」に着目

ソフトバンク株式会社では2015年より、「Half & Twice」を目標にしています。これは、業務工数とコストを半分に、生産性と創造性を2倍にしようとするものです。

さらに昨年からは、働き方改革を推進する一環として、ITやテクノロジーを駆使してよりスマートに楽しく働くことを目指す「Smart & Fun!」をスローガンに掲げています。

こういった目標を実現するための手段を、社内の各部署がそれぞれ検討していました。私自身もそれを考え調査する中で、たまたま知ったのがRPAツールの「BizRobo!（ビズロボ）」でした。

RPAに着目した理由は、既存の取り組みだけではなく、新たなアプローチが必要だと考えたからです。

中でもBizRobo!は、他社の類似サービスに比べて操作画面が使いやすく、サポートを日本語で受けられるという点が魅力的でした。

わかりにくい概念だからこそ、まずは「作ったもの」を見せる

ただ、いきなり全社導入というわけにはいかないので、はじめは1人で細々とプロトタイプを作っていくことからはじめました。

そしてプロトタイプが動くところを社内のメンバーに見せることで、「こんなことができるのなら、私のこの業務にも応用が効くかもしれない」と、色々なアイデアが出てくるようになりました。

当時はRPAの概念が今ほど一般的ではなかったので、まず動いているものを見てもらうのが早かったんです。

同時に、各部門で毎週行われていた会議でBizRobo!を紹介していくことで、少しずつ社内に広めていきました。

システム部に依頼するほどでもない改善を、RPAで実現

BizRobo!の良い所は、ノンプログラミング・ノンコーディングで「簡単に」ソフトウエアロボットを作れる点です。

▼【BizRobo!サンプル画面】経費の申請額が正しいかをチェックする作業も自動化

ちょうど今朝も同僚に「社内の各所から必要な情報を抽出する作業を自動化できないか」という相談を受けて、30分ほどでロボットを作ったんです。これにより、その作業にかかっていた工数を18分の1に圧縮することができました。

このように、会社としてシステムを構築するほどではない小さな業務改善も、自分たちの手で実行できるところが、RPAの大きな価値だと思っています。

弊社には法人営業の担当者が数千人いるのですが、1人あたり1分間かかっていた作業をロボットで自動化するだけで、合計数千分の業務時間の圧縮につながりますよね。このように考えると、まだまだ改善の余地があると考えています。

スピーディーにソフトウエアロボットを作れることにより、変化に適応しやすいところが一番のポイントだと考えています。新しいフローが生じて、その対応を行わないと後工程に影響が出てしまう場合も、現場で即座に対応することができます。

また、これまで業務で手一杯だった部署の人も、ロボットにより作業が効率化されていくことで余裕ができ、チャレンジのための時間を作れるようになったことも良い点でした。

月200時間かかっていた作業も、1時間に短縮！

そして個人的には、自分が行う仕事が楽になったのもありがたいと感じています。

私はコグニティブ・コンピューティング・システム（※）の製品を取り扱っているのですが、その一環で様々な情報をインプットさせてその解答を教える「学習」と呼ばれる作業も行っています。

（※人間のように、理解・推論・学習するシステム。代表的な製品はIBM Watsonなど。）

学習に関わる準備作業には、なかには月に200時間ほどのボリュームとなる処理もあったのですが、現在ではその大部分の処理をロボットに教え込んでいるので、私が確認する時間は多くても月1時間くらいです。

▼【BizRobo!サンプル画面】ワークフローを設定することで、複数のアプリを横断する作業も設定可能

このような効率化の恩恵を受け、前回のプレミアムフライデーも、しっかり3時に帰ることができました（笑）。

申請や審査のプロセスは置かず、「現場がすぐに試せる」仕組みを

今では常に、100以上の改善アイデアが現場から生まれています。

弊社では、社員がRPAを活用する際に必要な「申請・審査」のプロセスはできる限りライトなものにしようと努めています。これは、RPAを導入するにあたって「現場がすぐに適応できること」に価値を置きたかったためです。

アイデア実現時の効果をそれぞれ比較したり、人間とロボットの作業の棲み分けなどを考えるプロセスは当然ながら存在していますが、対応者の負荷がかかりすぎないように簡略化し、「まず試す」ことを重視しています。

また、現場がやりたいことをすぐに試せる一方で、作成されたロボットについては中央で管理することにより統制を図るようにしています。

コミュニティをつくることで、ナレッジを共有

また社内には、各部署からの参加で合計100名強となる「RPAコミュニティ」も存在します。各部署で似たような業務があった際に、それぞれがどのようにアプローチしているか共有したり、より効率的なアプローチを議論したりしています。

この活動に関する情報は、社内で使用している「G Suite」やGoogle+を通じて、いつでも引き出すことができます。

他の部署の取り組みを知れば、自分たちの部署が同じことを実現したいとなった時、その担当者に連絡すればすぐに解決できます。そうすれば、より効率的に進めることができますよね。

「生産性向上」の取り組みを会社も積極的に評価

弊社では、このような業務効率化の取り組みが、会社からも積極的に評価されます。

また、成果を出せばその大きさに応じて、社内で表彰されることもあります。つい先日も本部内で表彰が実施されたのですが、そこで1位を獲得したのもRPAを活用した施策でした。

営業数値などを各種システムから抽出して、日次で社内関係者に報告する業務があったのですが、これをRPAで半自動化したという取り組みです。このように、ロボットを活用する効果は非常に高いと感じているので、これらを上手く使いこなせる人がもっと増えると良いなと思っています。

また、ロボットはコグニティブ・コンピューティングなどとかけ合わせると、適応シーンがさらに広がります。そのためこれからは、他の技術とも掛け合わせて、ロボットの可能性をさらに引き伸ばしていきたいですね。（了）