「働き方改革」現場のリアルな事例【11選】IT活用で、残業を減らした事例などを紹介

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〜「働き方改革」をどう進める?現場のリアルな事例をまとめてご紹介〜

残業が減らない...。無駄な会議が多い...。「働き方改革」が叫ばれて久しい日本。

しかし、例えば、IT活用を進めよう!となっても「何から始めてよいかわからない...」「社内調整に時間がかかる...」といった様々なハードルがあり、実際にどう「働き方改革」を推進するかは難しい所です。

そこで今回は、SELECKで取材をさせていただいた、働き方改革を進める「現場のリアルな取組」について、11社の事例からご紹介させていただきます。

目次

  1. 社員の本当の声を聞く、ボトムアップの働き方改革(株式会社クレディセゾン)
  2. 非効率なルーティンワークを放置しない(株式会社アプリボット)
  3. 老舗企業の70代社員にも、ITツールが定着!(株式会社石崎電機製作所)
  4. 限りなくオープン。帰宅後の連絡確認の義務はナシ!(Slack Technologies, Inc.)
  5. すぐやらなくても...。放置される仕事の進め方(株式会社モバイルファクトリー)
  6. 社内SNSで「伝言ゲーム」を撲滅!残業を30時間削減(株式会社 第一印刷所)
  7. 社員の「頭の中」にある情報を、クラウド化で共有(株式会社アールキューブ)
  8. IT活用で、リモートで働くバックオフィスチームを実現(Tokyo Otaku Mode Inc.)
  9. RPA(業務ロボット)を活用、人間の作業効率を改善(ソフトバンク株式会社)
  10. 社外も巻き込んだアイデアソンでイノベーションを起こす!(関西電力株式会社)
  11. やっぱり健康が一番!体調に関心を持てる仕掛けを作る(株式会社キュービック)

1.社員の「本当の声」を吸い上げる、ボトムアップ型の働き方改革

【参考記事】大企業の「働き方改革」は草の根活動から!「まずはやってみる」クレディセゾンの挑戦(株式会社クレディセゾン)

働き方改革を進める...といっても、実際にどのように進めればよいのだろうか? という疑問もあるのではないでしょうか。特に組織の規模が大きいと、様々な調整が発生し、とても時間がかかってしまいそうです。

そこで同社では、「複数の部署から約10名のメンバーを集める」「社員の生の声を集める」「制度を変えるには時間がかかるので、まずは現行の制度内でミニマムに試してみる」「働き方改革を進めるためのオフィシャルな活動だが、ノルマはなし」という体制で、ボトムアップの働き方改革を進めました。

新しい働き方へのチャレンジを会社主導でやろうとすると、会議にかけて、労働組合にも確認をとって....と、ステップが多く、時間がかかってしまうんですよね。

ですので、現行の制度の中でできることを、まずはミニマムに、やれる範囲でやってみると。

2.非効率なルーティンワークを放置しない。「10分」の作業が「30秒」に

【参考記事】そのルーティンを疑え!職種の壁も越える「しらけない」働き方改革の進め方とは(株式会社アプリボット)

本当は非効率だと分かっているのに、「当たり前化」してしまっているルーティンワークはありませんか?

こちらの記事では「ルーティン業務(R)を効率化して、生まれた時間で新たなチャレンジ(C)をする」ためのCRという制度を発足させた事例を紹介しています。

実際に取り組んだ社員を、全員表彰するという取り込みを行った結果、例えば、これまで10分かかっていた不具合の検証業務を30秒に効率化させることに成功しました。

CRのポイントは、「個」の意識を上げることに着目している点です。「こうすればもっと効率化できそうだ」ということを、1人ひとりが普段の業務で意識できるよう、会社として評価する仕組みを構築していきました。

3.老舗企業でITツールを定着させる。70代の社員がEvernoteを使いこなす

【参考記事】創業88年の電機メーカーの「情報改革」武器はEvernote、書類・画像・名刺まで一元管理(株式会社石崎電機製作所)

ある資料を他の社員に共有する場合、「資料を印刷して封筒に封入」→「受け渡し用の管理票を封筒に貼りつけ」→「受取人はそれを受領したら日時を記入して判子を押す」といった形で、多くの時間を要していた同社。

かなりの情報を紙ベースで原本保管していたので、「あの資料が見つからない」といった問題も多く発生していました。

それらの問題を解決すべく、情報共有ツールを20代から70代までの社員全員に定着させることに成功した事例です。

全社的に使ってもらうために、社員1人ひとりに直接レクチャーを行いました。最初は部署ごとに教えていたのですが、やっぱり大人数相手だと、理解が追いつかない人のフォローが難しんですよ。そこで個別に日程を組み、1人あたり4時間ほどかけて使い方を説明しました。

4.限りなくオープンでフラットに。帰宅後の連絡確認の義務はナシ!

【参考記事】Work Hard and Go Home!Slack社が実現する「ルールなし」の生産的な働き方とは(Slack Technologies, Inc.)

「働くことをよりシンプルに、生産的に」というミッションを掲げる同社。

「報告だけ」のアップデート・ミーティングは行わない、帰宅後のチャットの確認・返信義務はなしなど、その働くカルチャーについてご紹介しています。

働く時間も、メンバーによって様々です。コワーキングタイムのような、共通ルールも設けていません。毎日9時 ー 17時で全員が働く、という感じではなく、それぞれが求められている役割とライフスタイルのバランスを考えた上で、好きな時間に仕事をしています。

5.重要だけど今スグやらなくても...。放置されやすい業務をどう進める?

【参考記事】つい後回しにしがちな「第二領域」にチームで挑む!生産性を本当に上げる組織の作り方(株式会社モバイルファクトリー)

後回しにされがちな仕事を進めるために、金曜日は原則ノーアポ・ノーミーティング・ノー残業とする「クリエイティブフライデー」や、月・水・金は、それぞれ1時間、チャットや会話、電話や離席を禁止する「精神と時の部屋タイム」を設けた事例です。

第二領域の取り組みは、生産性向上に繋がってきます。重要な仕事でも、緊急ではない第二領域の時に手を打っておけば、仕組み化などで工数自体を圧縮できるので。

▼重要度は高いが、緊急度は低い「第二領域」

6.チャットツールで社内の「伝言ゲーム」を撲滅。残業を30〜40時間削減

【参考記事】ビジネス版「LINE」で残業を30時間カット!老舗企業における、チャットツールの使い方(株式会社 第一印刷所)

「顧客→営業→製造→印刷→製本→物流」など、いろいろな部署間でのコミュニケーションが発生している企業は多いのではないでしょうか。

同社では、内容によっては、社内の責任者を通さなければならなかったり、FAXを使うようなこともあり、その中で、非効率な「伝言ゲーム」が発生していました。

そんな中、チャットツールの導入によって、不要なやりとりを削減し、残業時間を大幅に改善させた事例です。

おかげで営業も社内に戻ったあとに、社内メールを処理する時間を減らすことができました。製造からも、営業のレスポンスが非常に速くなったと評判は上々です。

7.あらゆる情報が社員の頭の中 or 紙に..。全ての情報共有をクラウド化

【参考記事】「確認の繰り返し」をやめる!働き方を効率化する、ウェディング業界のITツール活用法(株式会社アールキューブ)

「全く同じ説明を、何度も色々な人に繰り返さなければならない...」「情報が全て紙で管理されていて、欲しいものを探すのが大変」という状況にある方もいらっしゃるのではないでしょうか?それを解決するのが、情報共有ツールです。

こちらの記事では、会費婚サービスを運営する中で、案件ごとにウェディングプランナーに対面で同じ説明を何度も繰り返す必要があった...という課題を、情報共有ツールとチャットツールを活用して、解決した事例を紹介しています。

当初は、大量の紙の資料がファイルにまとめられている状況で。何か情報を探す時は、それを1枚1枚めくって...という感じで、とても非効率的でした。情報がオンラインで共有される仕組みができていなかったので、あらゆる情報が、すべて各個人の頭の中にあるという状況で...。

▼紙ベースでの情報共有からの脱却に成功

8.ツールを活用して、リモートで働くバックオフィスチームを実現

【参考記事】リモートワークが前提だからこそ生まれた!「クラウド型」のバックオフィス運営とは(Tokyo Otaku Mode Inc.)

様々なツールを活用して、「契約書の管理」「会計」「給与計算や勤怠管理」「始業時の朝会」まで、全てをクラウド化。

その結果、経理・労務部の4名中3名がリモートワークで働くというチーム体制を実現した事例です。

子育てに専念している間も、「いつかは仕事に復帰したい」とは思っておりましたが、子供がそれぞれに風邪をひいて学校を休んだり、学校行事があったり、夏休みなど長い休みがあるため、毎日出勤して働くイメージが持てなかったのです。

9.RPA(業務効率化ロボット)を活用し、人間の作業効率を大きく改善

【参考記事】RPAを活用し、「現場起点」で生産性をUP!ソフトバンクの働き方改革(ソフトバンク株式会社)

複数のアプリケーションをまたいだ作業などをロボットに記憶させることのできる「RPA(Robotic Process Automation)」という技術を活用。

会社としてシステムを構築するほどではない小さな業務改善も、ノンプログラミングで現場の社員が実行しているという事例です。

ちょうど今朝も同僚に「社内の各所から必要な情報を抽出する作業を自動化できないか」という相談を受けて、30分ほどでロボットを作ったんです。これにより、その作業にかかっていた工数を18分の1に圧縮することができました。

▼経費の申請額が正しいかをチェックする作業も自動化できる

10.社外も巻き込んだアイデアソンでイノベーションを起こす!

【参考記事】電力会社が変わる!関西電力が開催した270万本の電柱を使ったアイデアソンとは(関西電力株式会社)

中期経営計画に「イノベーション」という文言が盛り込まれた同社。しかし、社員だけでビジネスアイデアを考えても、会社の内情を知っているだけに、「技術的に難しい」と話が止まってしまうことが課題でした。

そこで、社外の人々からも意見を集める「アイデアソン」を開催し、「電柱に折り畳みの椅子や日傘を据えつける」というような、社内だけでは生まれなかったアイデアを考案した事例です。

今まで関西電力は電気の供給を行っていて、新しいものを生み出すことが得意ではありませんでした。 そこで、社内だけでなく、広く社会からアイデアを募るオープンイノベーションを推し進めていこうということになりました。その一環として、アイデアソンを開催したんです。

11.やっぱり健康が一番!体調に少しでも関心をもってもらう仕掛けを作る

【参考記事】全社員にウェアラブルデバイスを貸与!健康経営を実現する「キッカケ」の作り方とは(株式会社キュービック)

ウェアラブルデバイスを活用して、社員の健康状態を可視化。いくら健康促進のためとはいえ、会社として従業員に何かを強要することは難しい中で、従業員に健康を意識する「キッカケ」を与える仕組みづくりをおこなっている事例です。

弊社では全社員に「Fitbit(フィットビット)」を貸与しています。

Fitbitは、腕に時計のように装着することで、歩行数・心拍数・睡眠の質などを計測できるウェアラブルデバイスです。

最後に

SELECKの過去記事から選んだ「働き方改革【11選】」はいかがでしたでしょうか。

ぜひ、皆様の働き方を改革する、ご参考にしていただければと思います。

また、関連のある記事をご紹介させていただきますので、こちらもぜひ、ご覧下さいませ。

仕事の生産性を向上させるために「やめたこと」【10社まとめ】

「長時間労働」はなぜ起こる?!350社から見る生産性の高い会社の仮説検証思考とは

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