部門を横断した連携を円滑化すべく、Workplaceを導入

丸山　土屋鞄はランドセルを作る小さな工房として、1965年に創業しました。現在では全国に21店舗を構え、ランドセル・鞄・小物など、皮革製品の製造から販売までを一貫して行っています。

▼創業から52年間、ファンに愛されるものづくりを続けている。

弊社では、商品企画・生産管理・製造・技術開発・販売促進・店舗運営という形で、機能別に分かれて組織が構成されています。

その中で、約180名の社員が部門を横断したコミュニケーションを行うという特性上、横の連携をスムーズに進めることが大切になります。

そこで、2016年6月にコミュニケーションツールとして導入したのが、Workplaceです。

そもそも弊社では、2011年からお客様に情報を発信する手段として公式Facebookページの運用を行っていました。

そして業務でFacebookを活用するようになったことから、販促に関わるメンバーを中心として、自然と社内コミュニケーションにFacebookが使われるようになっていました。

特定のタスクごとにグループを作って、スレッドを掲示板のように使うイメージです。

そうすることで、「やりとりが流れてしまう」というメールやチャットなどが持つ欠点をカバーできますし、多数のメンバーに向けて、同時に情報を発信出来る点が便利だなと感じていました。

ただ、個人のアカウントを利用していたので、そこで仕事の話をしたくないという人もいました。

そこで、当時はまだ正式に日本でリリースされていなかったのですが、Facebook広告を運用する担当者がシンガポールの法人に問い合せて、導入に至りました。

目的別にグループを作成。各投稿がニュースフィードに流れる

前田　実際の活用イメージとしては、まず目的ごとに「広報チーム」「Social Mediaチーム」「土屋鞄に関するニュース」などのグループを作成します。弊社の場合、期間限定のものを含めて、約75程のグループがあります。

私は広報担当ですので、メディア掲載があった際に、「こういう記事が出ましたよ」と投稿したり、お問い合わせがあった際に広報チームにシェアをして、対応方針について確認するといった使い方をしています。

また、販売促進に関わるスタッフが入るグループでは、販売状況や販促施策の確認をしているイメージですね。

あるいは、土屋鞄とは直接関係しない記事でも、参考になるものがあれば、必要な人にタグづけして投稿したり、SNSに投稿する写真とテキストの内容を社内で確認するために使用したりしています。

▼SNSへ投稿する内容を確認している様子

実際のTOP画面ではニュースフィードが表示され、そこに様々なグループの投稿が流れてくる形です。通常のFacebookと同じイメージですね。

▼通常のFacebookと同様、投稿がニュースフィードに流れる

グループには閲覧権限も設定することが可能で、誰でも見れる「公開」、存在はわかるけれど中のやりとりは見れない「非公開」、そして存在自体も分からない「秘密のグループ」という形で3種類が存在します。

そして、ニュースフィードには自分が所属しているグループの投稿に加え、所属していない場合でも、「いいね！」やコメントの数が多いフィードランクの高い投稿が、流れてくるような形になっています。

「いいね！」が承認代わりに。意思決定のスピードが向上

丸山　Workplaceの良い所は、「いいね！」をすることで「確認しました」「承認しました」といった反応を示すことが出来る点です。

メールだと、そういった反応をするために返信をしたり、反応がなければ改めて確認する必要があったりと、少し手間がかかってしまいます。

一方でWorkplaceの場合は、投稿に対する「いいね！」を見れば、誰が見たのかが一目瞭然なんですね。

以前は何かを決めるときに、関係者の予定を抑えて、会議を設定して…とする必要がありましたが、今はWorkplace上で物事がサクサク進むので、意思決定のスピードが上がっているなと感じますね。

また、意外といいなと思ったのは、写真や記事を共有する中で、趣味嗜好も含めて「この人はこういう事に関心があるんだな」という事が何となく伝わってくることです。

普段は一緒に業務をしていない人のことも理解できるようになるので、あらかじめブランドとして情緒的な価値観を共有でき、いざ一緒に仕事をするという時に、仕事のスピードが早まるなという感覚はありますね。

さらに、これまでは何か面白い情報があった際に、特にそれをシェアする場所がありませんでしたが、Workplaceはそれをどんどん投稿して可視化する場としても、機能しているなと思います。

クリエイティブに関わらないメンバーにも、Workplace上でもっとそれぞれの価値観を表現してもらいたいと思っています。

慣れ親しんだUIだからこそ、スムーズな定着に成功

前田　そして、何より慣れ親しんだUIが定着した1番の理由だと感じています。実は以前も他のチャットツールの導入を試みたことはあったのですが、私たちは決してIT系の企業ではないため、そういったツールに慣れておらず、なかなか定着しなかったんです。

そんな中、Workplaceは、ほぼほぼ通常のFacebookと同じイメージなので、普段から慣れ親しんだUIでそのまま使えるという点がとても良かったのだと感じています。

丸山　最初は販促、情報システムのスタッフが使い始めて、「それ僕らも使えないの？」という形で次第に全社に拡がっていきましたね。

一方で、やはり年配のスタッフがこのような意思決定の仕方に慣れてない部分はあって、「直接説明に来て欲しい」「ハンコを貰いにきて欲しい」といった声はありました。

また、そもそもWorkplaceを見てもらえないという問題もあったのですが、そこは「見ていただけましたか？」といった形で、デジタルな方向に持っていくようアナログなコミュニケーションを大切にして、次第に慣れていってもらうようにしました。

役割ごとに連携した組織を作り、商品を顧客に届けていく

丸山　今では、約8割のスタッフがWorkplaceのスマホアプリを利用していますし、デスクトップ上でも常に開いているような状態になっています。

以前は不在時に電話があれば、机にメモを置いて伝言していましたが、今ではWorkplaceのチャット（Work Chat）上で伝えるような形に変わりましたね。

こうやってデジタルなツールを導入して働き方を変えていっている一方で、私たちの商品は、ひとつひとつが職人の手作りによって作られるものです。

▼工房の様子

デジタルなものと、昔から大切にしてきたものづくりの技術を上手く組み合わせて、より良い組織を作っていきたいですね。

前田　土屋鞄では商品がお客様のもとに届くまでに「考える人（デザイナー・製品企画）」「検証する人（技術開発）」「つくる人（職人）」「伝える人（販促）」「つなげる人（店舗・お客様相談室）」「修理する人（修理職人）」という形で、それぞれのスタッフの役割を位置付けています。

「つくる人」にあたる職人によって出来上がった商品にこめられた思いやこだわりを、「伝える人」である私たちがしっかりとお客様に届けていくために、今後も会社一丸となって日本発のものづくりを広めていきたいと思います。（了）

※その他のWorkplaceの活用事例については、コチラの記事をご覧ください。

コミュニケーションの課題にどう立ち向かう？社内SNS「Workplace by Facebook」活用法