• 株式会社Loco Partners
  • 経営企画室 事業推進部 部長
  • 徳山 耕平

コミュニケーションの課題にどう立ち向かう?社内SNS「Workplace by Facebook」活用法

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〜「Workplace by Facebook」をいち早く活用するLoco Partners。社内コミュニケーションを活性化させるための取り組みの数々を公開〜

企業の成長や変化に伴って生まれ続ける、企業内コミュニケーションの課題。それを解決するため、各社がチャットツール、情報共有ツール、社内SNSなどを駆使して奔走している。

その一助になりそうなのが、2016年10月に正式リリースされたFacebook製社内SNS「Workplace by Facebook(ワークプレイスバイフェイスブック)」だ。会員制宿泊予約サイト「Relux」を運営する株式会社Loco Partnersでは、Workplaceをいち早く導入し全社で活用している。

▼Facebook製社内SNS「Workplace by Facebook」の公式サイト

Facebookに近いデザインと機能を持つことで馴染みやすいだけでなく、管理側が見る管理画面からはメンバーの利用状況が俯瞰できる点もメリットだという。

今回は同社の事業推進部で部長を務める徳山 耕平さんに、Workplaceの活用から、全社のコミュニケーションを活性化させるための施策まで、詳しく伺った。

Loco Partnersの働きやすい環境作りを行う

私は新卒で不動産会社に入社し、9年間勤めていました。前半は人事部門で採用活動を、後半は営業部門や新規事業の部署などいろいろと経験してきました。

Loco Partnersに入社したのは2016年7月ですが、実は最初に接点を持ったのはその2年以上前です。友人が勤めていたので何度か遊びに来ていて、面白い会社だなとずっと思っていて。2年後にようやく「入社できますか?」という話をしてジョインしました。

入社後は3ヶ月ほど営業をしていて、今はスタッフ部門に在籍しています。人事制度や働きやすい仕組みを作ったり、営業企画という立ち位置で、営業部がより成果を出すための仕組み作りなどもしています。

コミュニケーションツールを駆使するも、次第に課題が...

弊社では社内のコミュニケーションに、チャットツールの「Slack(スラック)」と「Facebook Group(フェイスブックグループ)」、情報共通ツールの「Qiita:Team(キータチーム)」の3つを主に使っていました。

業務上で必要なコミュニケーションはSlackで、情報共有は主にFacebook Groupですね。「こういうニュースが出ていたけど読んだ?」というしっかりとしたものから、「出張先でこんな美味しいものを食べたよ」というライトなものまで共有しています。

Qiita:Teamは、エンジニアのノウハウ共有の他にも、日報として全社員で使っていました。

もともと弊社では日報を書くのは習慣化していますし、自分が学んだことを積極的にアウトプットする文化があります。ですが今ではインターン生を合わせると60名ほどの組織になり、1年前と比べると倍近い人数になったことで、全員分の日報に目を通せず情報が追えなくなってきたんです。

また、ツールとしてもQiita:Teamはエンジニア以外には少しとっつきにくさがあります。Facebook Groupも、間違えてオープンな場に投稿してしまうというリスクを常に抱えている状態でしたので、ツールを見直したいと考えていました。

Facebookライクな「Workplace」を導入!

そういった課題がある中で、2016年10月にFacebookから社内SNSの「Workplace by Facebook(ワークプレイスバイフェイスブック)」がローンチされました。Facebookの機能を、社内コミュニケーション向けに改良したようなサービスです。

早速試してみようと、弊社の代表がSlack上で「Workplaceを試してみるけど、興味のある人手を挙げて」と声をかけると、20人ほどが集まりまして。インターン生を中心にトライアルを始めました。

2週間ほど使ってみた結果、全社で導入することに決めました。Facebook Groupを廃止し、日報をWorkplaceで書くように変更して、Qiita:Teamはエンジニアのノウハウ共有の場としました。

導入の一番の決め手は使い勝手ですね。UIがFacebookと似ているので使いやすく、特に抵抗感もなく使い始められました。チャットツールのようなフロー型ではなく、コメントが盛り上がっている投稿が上に来るので使い勝手がいいですね。

▼Facebookに似たUIで、簡単に移行可能

Facebookと同じように、投稿に「いいね!」をしたり、メンバーを「フォロー」できるんです。フォローをした人が投稿したときにだけ通知が来るので、全員分の投稿は見ながらも、特に重要なものは抜け漏れがないよう工夫できます。

▼フォローした人の更新情報は通知で確認

Workplaceではグループが作れるのですが、今は日報の他には「雑談広場」「インフォメーション」「自己紹介グループ」があります。権限管理もできるので、部署ごとのグループを作ってコミュニケーションをしている部署もあります。

また、管理画面も使い勝手が良いですね。メンバーのログイン状況だったり、投稿数やコメント数の推移など、全体の利用状況が見られるようになっています。先週と比べて投稿数がどう変化しているのか把握するのに役立ちます。

オフラインでのディスカッションも重視。新たな制度も次々と誕生

ただ、ツールを入れるだけではコミュニケーションの問題は無くなりません。

そこで弊社では、あるクォーターの締め会で1日かけて全員で研修を実施しました。部署を越えてのコミュニケーションが少ないというのが当時の共通認識だったので、「社内コミュニケーションのさらなる活性化」をテーマにディスカッションをしました。

60名を8チームに分けてグループディスカッションをして、その結果を各チームが発表し、投票で最も良い施策を決めました。そこから生まれたのが「スピンランチ」という制度です。

誰とランチに行くかではなく、何を食べたいかを元に人を募集するので、インターン生から営業、コンシェルジュまで様々な人が交流できるんです。

他にも、2017年1月に会社のバリューを刷新して「Locoship」という5つのバリューを策定したのですが、「Locoshipを浸透させるためには」というテーマでも全社員でディスカッションしました。ここで挙がった施策は、私たちの部署が実施していっています。

その施策のひとつとして、日報のテンプレート改善があります。バリューの中から、「その日意識していたLocoship」を必ずひとつ日報に記載するようにテンプレートを変えたんです。チームとしてより強いものにしていくためには、このように共通の価値観を醸成していくことは必要ですね。

▼バリューを意識できる「日報のテンプレート」をトップに固定

永遠に無くならないコミュニケーションの課題に向き合う

Workplaceの使い方でいうと、今後はもう少し個人の中長期的な動きや、ミッションの共有にも使えないかなと考えています。

今でも半期ごとの計画はGoogle スプレッドシートで全体共有しているのですが、その運用も限界になってきているので。ミッションを見て、「これってどういうことなの?」とディスカッションできる場があるといいなと思っています。

どの企業も直面すると思いますが、人数が増えていくと「誰が何をしているのかわからない」という問題が発生します。みんなが同じことをしていたり、逆に誰かがしてくれると思ったら何も進んでいなかったりして、業務全体の効率やスピードが落ちてしまいます。

このような課題は無くなることはなく、成長によって課題の次元が変わっていくだけです。なのでツールだけで解決しようとせずに、根底にある組織の課題をちゃんと認識して、情報共有やコミュニケーションをより大事にしていきたいですね。(了)

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