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【マネージャー必見】ルーティンを自動化する進化系bot9選!アポ調整やファイル検索も

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残業時間は減らさないといけないけど、成果は落とせない…!

働き方改革と、長時間労働の見直しが叫ばれる中、そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。。

そんな中、例えば、スケジュール調整を勝手にやってくれるアシスタントがいたら、助けを借りたいですよね。 そのような、あなたの生産性を上げる存在となりうるのがチャットボットです。

▼海外サイトBotlistには、何百ものチャットボットが登録されています

FacebookメッセンジャーやLINE、Slackなど、プライベートでも仕事でも、チャットがコミュニケーションの中心となる中で、多くの会社がチャットボットの開発に力を入れています。

そして現在では、ミーティングの日程調整やファイル検索を代わりにやってくれるようなチャットボットも誕生しています。

今回は、生産性を少しでも高めるためにも知っておきたいチャットボットを9つ紹介させていただきます。

▼いくつ知っていますか? 今回紹介するチャットボット【9選】

① メールやオンラインストレージ等の中を、代わりに検索してくれるButter.ai

② アポ設定から、リマインド、Uberの呼び出しまで。有能すぎるZoom.ai

③ 生活習慣を改善せよ!体に良い習慣を作る手伝いをしてくれるHealthyBot

④ Googleアナリティクス上で、マーケティング施策を提案してくれるMaisie.ai

⑤ Slackで作業を自動化するワークフローを作る、Missions.ai

⑥ 自動で見込み顧客をメールでフォローしてくれるConversica

⑦ Facebookページに流すべき情報をレコメンドしてくれるMartin Social

⑧ メールをSlackから閲覧・返信できるAIメールソフトAstro

⑨ 1日3分の「振り返り」によって、チームを目標達成に近づけるWistant

Gmail、Google Drive、Dropbox、Evernote内を「検索」してくれるButter.ai

Butter.aiはSlack上で動く、ファイル検索のためのチャットボットです。

Butter.aiは自分の代わりに面倒なファイルの検索を代行してくれます。

あのデータがSlackで共有されたものなのか、Boxに入っているものなのかよくわからない…!という時に、Butter.aiに聞くだけで、様々なクラウドストレージを一括して検索し、結果を表示してくれます

▼Slack上で検索したいワードを打ち込むと、結果を返してくれる

連携できるサービスは現在で、Google Drive、Gmail、Dropbox、Slack、Evernote、Trello、Confluence、Box、Asana、OneDrive、JIRA、Salesforceの12種類! これだけでも十分すぎますね...!

▼連携できるサービスは12種類

このチャットボット、何気に超便利なのでは。あのファイルどこいった!という現象がなくなるのはかなり時間の節約になるはずです。

アポ設定から、リマインド、Uberの呼び出しまで。有能すぎるZoom.ai

Zoom.aiは広く仕事のアシスタントをしてくれるbotです。

対応しているチャットプラットフォームも広く、SkypeやGmail、Slack、Facebookメッセンジャー、SMSでの利用が可能です。

▼12種類のチャットプラットフォームに対応

機能がとても豊富で、自分が雇っている秘書がいるような感覚で使うことができます。

<主な機能>

  • Gmailに入っている連絡先に、候補日を送りアポを獲得
  • カレンダーの予定を代わりに削除
  • カレンダーの予定の確認
  • 空いている時間の確認
  • 連絡先についての説明
  • todoのリマインド
  • 飛行機のフライト時間の検索
  • Uberの呼び出し
  • 天気予報

なんという有能なアシスタントでしょうか。ためしに、既存コンタクト先にアポを取ってみます。Facebookメッセンジャー上でZoom.ioに頼むだけで完了です。

先方にメールが届き、アポの候補日を選択してもらいます。自分のカレンダーの空いている時間が候補日になっているので、何も考えることはありません

日程が決まると、メッセージで連絡がいき、Google カレンダーに自動的に同期してくれます。

▼アポを入れるお願いと自動で送り、最適な日程も教えてくれる

お使いのチャットを選んで、ぜひ使ってみてください!

生活習慣を改善せよ!体に良い習慣を作る手伝いをしてくれるHealthyBot

HealthyBotはその名の通り、健康を目指すためのシンプルなSlackのチャットボットです。

SlackにHealthyBotを追加すると、1~10の10個のプログラムからどれをやるか聞いてくれます。 今回は、水分補給を欠かさないようにしましょう。他にも、運動や体に良い食事、ストレス軽減などのプログラムがあります。

▼トライしてみるプログラムを番号で選びましょう

水を飲んだということを、スタンプで意思表明すると褒めてくれます。わーい。飲んでないけど。

定期的に水を飲んだかをリマインドしてくれるので、HealtyBotからメッセージが届いたら欠かさずこなしましょう。 結果をきちんとトラッキングしてくれて、ポイントが溜まっていくので、同僚と競えばちゃんと続きそうですね。

▼続けていればバッジをくれます

Googleアナリティクス上でマーケティング施策を提案するMaisie.ai

Maisie.aiはGAと接続して使う、専任のマーケティングアシスタントチャットボットです。

定期的に、Googleアナリティクスの情報を送ってくれるだけでなく、数字が下がったときにアラートを飛ばしてくれたり、問題を特定してくれたり、パフォーマンスをあげるための提案をしてくれます。

▼パフォーマンスをダイジェストでレポートしてくれる

▼数字の大きな変化にはリアルタイムでアラートを出してくれる

アラートの対象は、費用の変化や直帰率の増加など多岐に渡ります。

また、パフォーマンスの結果から、定期的にMaisie.aiが「次はどうするべきか」提案をくれます

▼広告費用を変えてみましょうという提案

Googleアナリティクスを頻繁に見なくても、Maisie.aiを入れておけば必要な時に、少ない労力でマーケティングのパフォーマンスをあげることができそうです。

Slackで作業を自動化するワークフローを作る、Missions.ai

Missions.aiは、Slack上で「Mission」というワークフローを作って、タスクの自動化をしてくれるサービスです。

▼バグ報告をスムーズにさせるワークフロー

例えば、バグ報告のMissionを作ってみましょう。 まずは設定を行います。

バグ報告をどのような形で行い、どこのチャネルに投稿するのかなどを決めます。

▼設定はとても細かく可能

/missionsのコマンドをSlack上で叩くと、バグ報告の一連のワークフローが始まります。

▼バグ報告を行うMissionを発動!

ここで、実行すると、バグ報告用のフォームが現れます。

このフォームを書き終わると、自動で設定しておいたチャネルにメッセージが届きます

▼バグ報告を特定のチャネルに飛ばせる

バグの調査を担当してくれる方が名乗り出てくれたようです。 無事にバグ報告→担当者の決定→タスク管理ツールへの追加促し、などの作業が自動化されました。

Missions.aiの優れている点は柔軟にワークフローを実現できる点です。 これを使ってどんどん効率化していきたいですね。

例えば他にも、採用候補者への面談連絡や評価を促すのを自動でしてくれたりもします。

また、/missonsコマンドを叩かなくても、Missionが発動するトリガーを作ることもできます。

例えば、下の画像のMissionは「特定のチャネルにファイルが投稿されたら」「Boxにコピーするかどうかを聞き」Yesの場合は「連携しているBoxのアカウントにファイルをコピーする」ことができます。神か。

▼BoxにファイルをコピーするMission

Missions.ai上には様々なテンプレートも用意されていますので、これをいじってみるのもおもしろかったです!

自動で見込み顧客をメールでフォローしてくれるConversica

Conversicaは、自分専用の架空のセールスアシスタントが一人雇えるものです。

見込み顧客の情報を入力すると、自動的にメールを送ってBtoBでの営業活動をフォローしてくれます。 すごく便利なんですが、英語でしか使えないのがちょっと…。日本語にも対応いただきたいですね。

設定はとても簡単でメールアシスタントの名前と職種を決めて、完了です。

▼Victoriaという名前で設定してみました。

見込み顧客の情報をどこから取ってきたかによって、メールの内容も自動的に変わります

▼設定によってメールの名前も変化

▼見込み顧客をCRMのようにAIが管理

▼見込み顧客から反応があったら、自動で返信もしてくれる

見込み顧客から反応があって、興味を持っていると判断された時にはユーザーに繋いでくれます

アポが取れる寸前まではbotが自動でフォローしてくれて、そこからは実際の人間の仕事になるわけです。

Facebookページに流すべき情報をレコメンドしてくれるMartin Social

Martin Socialは、自社のFacebookページの内容と関係するコンテンツを収集し、投稿できるものです。

Facebookページの運用は何も自社のコンテンツだけでやる必要はありません。見ている人に有用な情報を流すことによってファンも増えるでしょう。 Martin SocialはFacebookメッセンジャーで動かすことができるサービスです。

▼スタートすると詳しく説明してくれます。膨大な量の記事の情報を持っている様子

Martin SocialはWeb上の様々な記事の情報を取得し、自社にあったコンテンツを投稿するように勧めてくれます

また、ユーザーからの反応を見てレコメンドする記事も調整もしてくれます。

▼まずは自分のFacebookページを選択します

▼これはどう?とおすすめを出してくれます。

このまま「Post this one」を選択すると、Facebookページでシェアされます。

操作も簡単ですし、旬な英語の情報が手に入るので、Facebookページを運用する方にとってはとても助かるチャットボットかもしれません。

メールをSlackから閲覧・返信できるAIメールソフト Astro

AstroはAIを使ったメールソフトでGmailやOffice 365と連携させて使うことができます。かなりイケてます。

例えば、AIが受信トレイをチェックして、大事なメールについてリマインドをしてくれたり、読んでいないメールマガジンをアーカイブしてくれたりします。

▼定期購読メールを整理しませんか?という提案がきました

Astro メールソフト 使い方

Astroは、Slackと連携させることで下記のようなことが可能になります。

① メールが届くと、Slackに通知が届く。

Slack上で、メールをアーカイブ、削除、未読にする作業が、ボタンひとつでできる

返信も「Slack上で」できる!!後で返信するためのリマインダーも設定可能

▼ボタンひとつでメールをアーカイブ・削除することが可能

▼個別返信も、全員への返信も選択可能

Slackから返信するときも、Replyをクリックしてメッセージを打ち込むだけです。

最後にメールの本文を確認して、送信!これで完了です。

メールもチャット内から返信できるようになりました。いちいちチャットとメールを行き来する必要もなく、全てSlack上で完結できますね。

最後に…SELECKでも、botを使ったプロダクトを開発しました

また、SELECKでも、「Wistant」というプロダクトを開発しました。

SELECKでは、500社以上の取材を通して、「日々、振り返りを行い、常に改善を繰り返すことが、チームの目標達成を実現する」という傾向を発見しました。

この「振り返りと改善」の実行を、botがサポートするのが「Wistant」です。

「目標を達成するチーム」を作りたいとお考えの経営者・マネージャーの方々は、ぜひ、チェックしてみてください。

チームを目標達成に近づけるロボアシスタント「Wistant」無料トライアルはこちら

まとめ

いかがでしたか?チャットボットを使って、雑務を減らしたり、仕事の手助けを得ることで仕事のパフォーマンスをあげることができます。 チームの生産性をあげるためにも、チャットボットで何が実現できるか知るのは大事なことです。

これからもチャットボットの技術進化には注目していきたいと思います。

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