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社内wiki、勤怠管理、議事録etc. Google Appsを使い倒し、社内体制を強化!

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今回のソリューション:【Google Apps/グーグルアップス】

〜急激に拡大する組織における情報管理や一元化を実現した「Google Apps」の使い方〜

「場の発明を通じて欲しい未来をつくる」というミッションを掲げ、シェアードワークプレイス「co-ba(コーバ)」、中古住宅のオンラインマーケット「cowcamo(カウカモ)」、貸切スペース「365+(サンロクゴプラス)」の3つの事業を展開している株式会社ツクルバ。同社はまた、「tsukuruba design(ツクルバデザイン)」というチームを持ち、空間デザイン・プロデュースも行っている。

現在同社は3つの事業を軸に急成長しており、メンバーも増え続けている。このような急拡大期に必要になるのが社内の仕組み作りだ。ツクルバでは、豊富な機能を持つ「Google Apps(グーグルアップス)」を最大限活用して社内体制の強化を行っている。総務、人事、経理、法務、広報などのバックオフィス全般を担当している飯塚 武尊さんにその活用法を聞いた。

Google Appsを活用した社内体制の強化を開始

僕は今、社会人経験でいうと7年目になります。大学卒業後は、とにかく早く成長したかったので、仕事が多いであろうベンチャー企業に入社しました。その後、外資系コンサルティングファームなどを経て、2015年にツクルバに入社しました。

飯塚 武尊さん

現在は総務、人事、経理、法務などコーポレート機能全般を担当しています。今まで、99.9%オフェンスしかいなかったツクルバの、守りを固めるというのが僕のミッションですね。現在弊社は4期目ですが、新サービスリリースに伴う急激な拡大により、社内体制を強化していきたいということで、社内フローなどを整理しているところです。

僕が入社した当初は社内の情報がバラバラで、就業規則もどこにあるか分からない状態でした。できることは無限にあったので、とにかくプロトタイプをぽんぽん作って、社員に運用してもらいながら修正していこうという考え方で進めていきました。そこで活用したのが、Google Appsです。

継承される仕組みをつくる!Googleサイトでの社内wikiの作成

守りの部分を固めていくために、まずは人事、総務、経理、法務などのコーポレート機能の情報をひとつに集約しようと思いました。そこで取り組んだのが、これらの情報の他、各メンバーが持つノウハウも集約できるような社内wikiの作成です。それを作るためのものを探していたら、Google AppsのGoogleサイトというサービスを見つけました。

飯塚 武尊さん

知識がなくても簡単にサイトを作れますし、スプレッドシートやカレンダーなど、他のGoogle Appsのサービスとの連携も簡単にできるのがいいなと思い、それを使って社内wikiを作りはじめました。入社したその日から作り始めて、1週間くらいでひと通り完成させました。本当に簡単に作れるのでオススメです。プログラミングやhtmlの知識があれば更に色んな機能をつけてカスタマイズすることもできますし、ページごとの閲覧権限などもコントロール可能です。

イラスト

元々社内wikiの作成にあたって重視したのが、作ったものを継承していくという視点でした。例えば超エキスパートの人がすごく便利なExcelを作っても、次に使う人のスキルがそこまで高くないと、編集出来なくなってしまい、結局使われなくなってしまいますよね。Googleサイトの場合は、難しいところは全部システムがやるので表面だけ整えてください、という思想で設計されているのでそこがいいと思います。

ノウハウ・情報共有、各種申請はこれだけでOK!

社内wikiで大事なのは、「みんなでノウハウが見られる・書きこめる」ということです。必要な情報やノウハウを共有して、それによって全員の生産性が上がる状態を目指しています。

例えば、何か調べ物をした時にたまたま知った「文字化けを直す方法」などを登録しておけば、今後はすぐに解決策が分かりますよね。他にもプリンタやスキャナの使い方、ツクルバのクレド、社内用語なども集約して、新しくジョインした人がすぐに仕事を始められるようにしています。

####▼実際にGoogleサイトで作成した社内wiki Googleサイト画面

他にはカレンダーで全体のイベントを共有したり、セミナー補助などの申請もwiki内からGoogleフォームでできるようになっています。またツクルバはまだ15名足らずのスタートアップですが、事業が複数あります。

そこで事業毎の売り上げやコストなども、各メンバーが入力した請求書や経費精算などの数字をリアルタイムで集計することで見える化しています。以前は共同代表の2人しか把握できなかったのですが、各事業の責任者も数字が見えるようになって良かったなと。

Google Appsの豊富な機能を様々な部分で活用中

Google Appsで他に使っている機能はGoogleスプレッドシート、ドキュメント、グループ、ハングアウト、そしてドライブなどですね。

一番使っているのがスプレッドシートで、Slack(チャットツール)と連携させて、勤怠管理にも利用しています。これは、オープンソースをカスタマイズして作っていて、Slackで「おはよう」と投稿すると投稿時間が出勤時間としてスプレッドシートに記録されて、「お先」とか「おつかれ」と書くと退勤として記録されるような仕組みです。

これを各自が自分の勤怠だけ見れるようにして、打刻漏れを条件付き書式などを駆使して分かりやすく表示したり。

スプレッドシートは他のファイルの情報を参照できるので、マスタ管理が非常に楽なんです。プロジェクトごとのコストコードも、ひとつのマスタで各種ファイルとリンクさせて変更を一括反映できるようにしています。

あとは皆で話しながら編集できるGoogleドキュメントを議事録に使っていたり、独自ドメインのメーリングリストを作成できるGoogleグループも重宝しています。

飯塚 武尊さん

メンバーや働く場所が多様化していく中で、今後もっと使う機会が増えそうなのは、ハングアウトです。Slackと連携できるので、簡単なコマンドですぐにビデオ会議を開始できます。

そして今後、社内のストレージはすべてGoogleドライブに集約していきたいと思ってます。今は諸事情により、DropBoxにあったり、各自のローカルにあったり、まだバラバラな部分がありますが、それらをGoogleドライブに統合して、社員がここにアクセスすればすべてがわかるという状況を作りたいです。

「リアルタイム」で更新できるので、コラボレーションに最適

ツクルバではWordもExcelもほとんど使っていません。Googleドキュメントやスプレッドシートの方が、コラボレーションにすごく適していると思うんですよね。リアルタイムに情報を共有できるのが非常にいいなと。例えば、経理の入力作業は派遣社員の方にお願いしているのですが、その方の作業をスプレッドシート上でリアルタイムに見ることができるので管理がとてもしやすいです。もちろん、編集して欲しくないところはロックすることも可能です。

もしこれをExcelでしていたら、非常に面倒だと思うんですよね。いちいち保存したファイルを送ってもらって、新しいものをアップしたら差替えて、という感じで。そういったことがリアルタイムでできちゃうのがすごいいいなと思ってます。

今後も成長を続ける組織でGoogle Appsを活用していく

こういった仕組みを整えたことで、社内からはやっと「会社」になったという声を頂きました(笑)。これからどんどん新しい人が入ってきて、人が増えれば増えるほど、コミュニケーションの隙間を埋める社内の仕組みづくりは必要になってきます。コラボレーションもしやすいGoogle Appsを今後も活用してツクルバを強い組織に成長させていきたいですね。

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