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  • 大崎 亮

人的ミスをゼロに!月末に集中するタスクを100%実行するトリプルチェックの仕組み

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今回のソリューション:【チャットワーク】

〜大量のタスク管理や処理に役立つ「チャットワーク」の使い方〜

積み上がっていくタスクの山をどのように確実に処理するかという課題には、どんな企業でも直面した経験があるだろう。広告ソリューション事業などを展開するバレットグループ株式会社では、その事業特性もあり同様の課題に悩まされていたが、「チャットワーク」を活用した仕組みにより、見事に解決をすることができた。

同社はアフィリエイトシステム「Silver Bullet(シルバーバレット)」の運営において、多くの広告主とASP(アフィリエイトサービスプロバイダ)との間に立つ。その中で特に月末は、インターネット広告の設定変更依頼が大量に舞い込んでくる。それらを抜け漏れなく完了させなければならないが、同システムを統括する大﨑 亮さんを始めとするメンバーは外回りもこなしているため、メンバー同士のコミュニケーションが取りづらい。その課題を解消すべく作り上げたのが、チャットワークを用いたトリプルチェックの仕組みだ。その経緯や、具体的なチャットワークの使い方を大﨑さんに聞いた。

▼チャットワークの使い方については以下の「徹底解説」を参照ください。

人気急上昇中!チャットワーク/Chatworkの使い方【保存版・1回/7回】

前職の取引先役員と一緒に創業!少数精鋭の組織で広告事業を牽引

私はもともと、広告代理店で営業部長をしており、弊社代表の小方は当時の取引先の役員だったんです。現在は執行役員としてアドソリューション事業部の事業統括をやっています。この事業部では代理業というよりも自社で作ったプロダクトを売っていく方針で、Silver Bulletというアフィリエイトのシステムを始め、いくつかのサービスを展開しています。会社全体で35名の社員がいるんですが、私の事業部は営業7名とエンジニア2名のチームで回しています。

月末に集中するタスク管理をメールで行うことに危機感

業界の人ならよく分かると思うんですが、アフィリエイトサービスって何よりも人的ミスが怖いんですよね。広告主がインターネット広告を出稿するときに、条件として「この広告経由で商品が1個売れたら、5月末までは1万円の広告費を支払います」といった条件が必ず決まっているのですが、その単価が時期によって変わるんです。例えば「5月末までは1万円だけど、6月から5千円にします」みたいな感じで。単価だけでなくて、リンクを変えたいとか、バナーの画像を交換しないといけない、というような設定変更の依頼もよくあります。

大﨑 亮さん

そのような変更は月末に集中しがちなので、月の終わり頃には1人でものすごい量のタスクを抱えることになるんです。だからと言って「すみません、設定し忘れていました」ってなったら大変なことなので、創業当初は私がリストを見ながら、担当者に「これ設定した?」「あれは終わってる?」と言うように、いちいちメールで確認をしていました。

でも数ヶ月して「これは何とかしないと、いずれ大事故になりそうだ」という声が社内で上がり始めたんですよ。弊社もまだベンチャーなので、1人ひとりが営業や採用といった複数のミッションを持っていますし、特に営業をしていると外出しがちなので、メンバーとのコミュニケーションが取れなくなってきますよね。そうなると自分のタスクが抜けたり、依頼したと思っていたものが伝わっていなかったりしてくるんです。今だから言えますが、実際に請求書をあげ忘れていたこともありました。

メールに変わるコミュニケーションツールとしてチャットワークを導入

コミュニケーションやタスク管理についての課題意識が出てきてから、取引先に行った時などに、「メール以外でいいコミュニケーションの方法ありませんか?」と聞いて情報を集めていきました。いくつか名前が挙がった中でもチャットワークは、すでにメンバーの数人が個人アカウントを持って使っていたこともあって、これが便利じゃないかという話になり全社で導入しました。社内に浸透させるために、例えば入金リストをチャットワークでしか見られないようにしたりして、皆が使わざるを得ない環境に持っていきましたね。

▼「チャットワーク」画面イメージ

チャットワーク画面

月末に変更する広告は300件! トリプルチェックで人的ミスを防ぐ

チャットワークのおかげで、大量のアフィリエイトの設定変更といったタスクも、抜け漏れなくスピーディにできるようになりました。チャットワークでは各メンバーのタスクの状況が見られるので、まず設定変更をする担当者のチェックボックスが、期日までに埋まっているかを確認します。次に、スプレッドシート上のチェックシートに印が付いているか確認をします。そして最後は、実際に反映されているかを確認するために、月が変わる深夜0時から、200〜300の広告を目視でチェックします。チャットワークとスプレッドシート、最後の目視のトリプルチェックにより「人的ミスゼロ」を目指しています。

お客様ともチャットワークを一緒に使ってプロジェクトをスピードUP

アドソリューション事業部では、お客様やパートナー企業と一緒にプロジェクトを組むことが多いので、その際のタスク管理にもチャットワークはすごくフィットしています。例えばWEBサイトのSEO支援をする時は、弊社、お客様、弊社がディレクションをするSEO会社という形で、登場人物が多いためタスクも複雑になります。その場合はチャットワークに部屋を作って、それぞれがチャットをしながら、ファイルを共有したり、タスクを振り合ったりしていけば、スピード感をもってプロジェクトを進められます。

大﨑 亮さん

チャットワークと他のツールを使い分けつつ、会社の成長につなげたい

ただ、チャットワークは投稿がズラーッと並ぶインターフェースになっているので、様々な目的のトピックが同時に進行する場合は、話題毎に意見や考えを投稿することができるFacebookグループの方が合っていると思います。実際に今進んでいるミャンマーでの事業展開に関するやりとりはFacebookグループを使っています。

まだアーリーなフェーズなので、既存事業のように固定のトピックでは区切りにくいんです。現地のサービス開発の話をしていたら、急にミャンマー経済の話が出てきたりするので。それに比べてチャットワークはSilver Bulletのような既存事業の案件においては、業務のカテゴリー毎に明確に部屋を分けてタスクやファイルの管理ができるので、事業拡大には欠かせないツールになっています。これからもそれぞれのツールを状況によって使い分けながら、会社をどんどん成長させていきたいですね。

▼チャットワークの使い方については以下の「徹底解説」を参照ください。

人気急上昇中!チャットワーク/Chatworkの使い方【保存版・1回/7回】

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