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社内のコミュニケーションをトークノートに一元化! 拡大する組織のチャットツール活用法

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今回のソリューション:【Talknote/トークノート】

WEBビジネスコンサルティングやシステム開発事業を手がける株式会社イデア・レコードは、2012年4月に創業したベンチャー企業だ。ビルの1室から始まった同社も、事業領域の拡大と共に社員数も増え、現在は80名が所属する企業となった。

そんな同社が創業1期目から取り入れ、コミュニケーションツールとして活用しているのが「トークノート」だ。主にグループチャット機能とダイレクトメッセージを使いながら、日々のコミュニケーションの範囲を超えた情報共有、勤怠管理までをトークノート上で行っている。

トークノートの活用法について今回お話を伺ったのは同社立ち上げ時より入社し、ディレクターを務める野口 僚兵さん、2013年2月に入社した人事部の福田 広大さん、そして2014年10月に入社しエンジニアを務める田淵 健さんさんの3名だ。

マンションの1室から始まった組織の拡大にあわせて、トークノートを導入

野口 弊社は2012年4月に設立した組織で、最初はマンションの1室から始まり現在4期目になります。現在の事業内容としては店舗型ビジネスのコンサルティングや、WEBを介しての販売促進を行っています。

創業して間もない頃は従業員も少なかったので、コミュニケーションはメールや口頭で全然問題ありませんでした。それに当時の僕は「社内コミュニケーションツール」なんて、存在も知らなかったですね(笑)。ただ徐々に社員もお客様も増えてきて、そんな時に弊社の代表がトークノートを提案してくれました。

導入後にまずメリットとして感じたのは、情報の周知やナレッジ共有が簡単にできるようになったことです。お客様との打ち合わせで出てきたご要望などをトークノートに投稿したり。メールでいちいち送るよりもずっと早いので、社内でも「トークノートは便利だね」という話になって一気に広まっていきました。

グループトークですべての情報共有を行うことで、連携がスムーズに

野口  様々な情報共有や、細かい作業の依頼まで、全てをグループトークの中で行っています。最初は5個しかグループもなかったんですが、今では50個ほどに増えています。事業部毎のグループもありますし、話題別のグループもあります。情報共有をすべてトークノートで行うことで、メンバー同士の連携が非常にスムーズになりました。社員数が増えるとなかなかリアルタイムに電話で共有をするのは難しいですからね。社長から社員に対しての激励や共有が届く事もあります。

特に活発なグループは「TEC(テック)」ですね。TECでは、様々なテクノロジー関連やトレンド情報の記事などを共有することが多いです。弊社の従業員は仕事柄外部の情報や知識を吸収する時間が多いので、そのインプットした最新情報を次から次へと共有するのに大きく活用しています。

その他にも最新のものだったり、面白かったアプリの情報だったり、ニュースだったり。新宿で大きなビルが新しく建設されるらしいとか(笑)。本当にもう、色々投稿されてますね。情報だけでなくそれに対する感想なども投稿されている場所なので、読んでいるだけでも面白いです。

田淵 トークノートは投稿に「いいね」を付けられるんですが、TECに投稿されている内容が1番いいねがついてると思います。実はシステム専用のTECグループもあります。ちょっと専門的になり過ぎる内容のものは隔離しているんです。主に技術系の情報がメインになっているものはそちらに投稿します。

人事業務でも活用 「未処理にする」機能で個々の勤怠関連の報告を捌く

福田 人事的な観点から見ると、勤怠管理においてもトークノートを活用しています。有休申請や出退勤の報告・共有から特定の社員とのやりとりまで。もうほとんどメールでは行わずに、トークノートのメッセージ機能を使っています。最近入社した方はほとんどFacebookなどのSNSを使われている方も多いですし、トークノートのUIはそういったSNSと同じくシンプルゆえにハードルも高くないので、少し説明するだけですぐにみんな使えるようになります。

僕がよく使っているのは、1個1個の投稿を「未処理」にできる機能です。勤怠管理などを取りまとめているので、従業員から個々で勤怠の相談や細かい要望が毎日10件ほど届くんです。毎朝出社したら、一度全てに未処理を付けて、空いた時間にそれをまとめて対応するようにしています。

トークノート上のグループの管理も僕がしています。新しい方が入社された時にグループに招待をしたり。あとは誰でも簡単に、招待する人にチェックをつけるだけでグループを作ることができるので、この気軽さでどんどんグループが増えてしまうんです(笑)。年に1回、使っていないグループを僕が削除するようにしています。

「外部連携」「既読チェック」「タグ付け」等の機能を活用

野口 外部サービスとの連携ができるので、弊社の場合はお客様からお問い合わせのメールが届くと、自動的にグループに投稿される仕組みになっています。全員で共有できるので、そのままコメントを書いて誰かに対応をお願いすることもできますし、以前よりスピーディーに対応できるようになりました。スマホアプリもあるので、外にいても対応することができますし。

トークノートは既読数も見ることができるのも良いと思っています。ワンクリックするだけで誰が既読かそうではないか、把握できるのが便利です。更にグループごとにメールアドレスが設定されていて、そこにメールを送るとそのままグループに投稿してくれる機能もよく使っています。

田淵 記事にタグをつける事もできるので、検索で過去の記事を調べる時にそのタグを使っています。同じタグが付いた記事が全部一覧で出てくるので、簡単に発見できるのも良いと思っています。

シンプルで使い勝手のいいコミュニケーションツールでは1番!?

野口 グループと個別メッセージというシンプルな機能に特化しているサービスであれば、トークノートが1番かもしれないですね。またアップデートも日々されているので、今後また新しい機能が増えるんじゃないかという期待感もあります。

トークノートさんは他社さんとの連携を活発に行っているイメージがあるのですが、僕達も何かしらのサービスで、連携できたら良いなと思っています。弊社もクラウド型の勤怠管理ソフトをリリースしたので、連携できたら面白いかもしれないですね。

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