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クラウド請求書発行ツール「MFクラウド」で、経理の手間を減らし営業ノウハウも蓄積

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今回のソリューション:【MFクラウド請求書】

ベンチャー企業が成長していくフェーズでは、様々な業務フローについて手作業から脱却し、仕組み化をしていくことが課題になる。

例えば、採用コンサルティング事業を手がけるスローガン株式会社では、経理部には請求書の発行・郵送にかかる手間を削減したいという要望があり、そして営業部では提案のノウハウが蓄積されてないという課題があった。

この2つの問題を一度に解決することができたのは、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド請求書発行ツール「MFクラウド請求書」の導入だったという。

今回は同社で営業部の統括を担った後、現在執行役員を務める川野 真太郎さんに、導入背景とその活用法について聞いた。

新卒入社後、営業部を統括し現在は新規事業までを担う

私は2009年に、新卒1期生としてスローガンに入社しました。入社後は、ベンチャー企業を中心に数多くのリサーチとヒアリングを行い、優良ベンチャー企業の発掘と経営者とのリレーション構築を行ってきました。

その後、営業部門のマネージャーポジションに就いた後、2012年4月より、執行役員を務めています。現在は新規事業及びコーポレート部門の責任者を兼任しています。

全て手作業で行っていた、請求書発行のフローを変えたい!

以前から受注管理や請求書発行について「業務フローを改善したい」という声が現場から上がっていました。

当時は、まず営業部が受注を受けた段階で「受注メモ」という形式でメールで全社に受注内容を流し、それを経理部がExcelの台帳に落として、月末に請求書を発行する作業を行っていました。

要するにフローが全て手作業だったので、作業ミスや抜け漏れが目立っていましたし、期末に未請求が発覚する、といったことも起きていました

そういった背景があったので、昨今のクラウド会計・請求書発行サービスの台頭には興味を持っていました。そんな時に、知人からMFクラウド請求書というサービスの紹介を受けたんです。

高いカスタマイズ性が業務にフィットした、MFクラウド請求書

最初に営業の方にご来社頂いて、デモを見せて頂きました。その時にまず、思っていたよりもUIが優れていて、使いやすそうだという印象を持ちました。

経理や請求書などの業務系システムといえば、無味乾燥で複雑で、扱いづらいものをイメージしていたんですね。でもMFクラウド請求書のUIは視覚的に扱いやすく、直感的に操作しやすいな、と感じました

また、担当営業の方の対応がとても柔軟で、細かい要望等をどんどん反映し改善してくれそうな印象も持ちましたね。

導入を決めたポイントとして、他の類似サービスと比較した時に、弊社の業務に合っていると感じた点も大きかったです。

採用コンサルティングというビジネスの特性上、常に同じクライアントに同じ商品を提供するわけではなく、個別カスタマイズされた提案が多いんです。

クラウドサービスなので完全にフィットすることは難しいのですが、MFクラウド請求書は中でも最大限のフレキシブル性があったと感じました。

すぐに出た効果 経理部の業務の明確な効率化

2014年12月から無料版によるトライアルを開始し、2015年2月にMFクラウド請求書を本格導入しました。

まず明確に出てきた成果として、経理部の手間は格段に減りましたね

請求書の作成と発行には、従来は捺印、郵送などアナログな手作業が多かったのですが、一連の非効率な業務フローがクラウド上で行えるようになったことで、実際の作業効率はもちろんのこと、営業担当と経理部とのコミュニケーションコストも減り、業務が効率化しました。

####▼「MFクラウド請求書」画面イメージ

MFクラウド請求書上での見積書作成を義務化し、業務フローを作成

実はMFクラウド請求書を使うことにしたのには、もうひとつ意図がありました。営業部内で、「見積書作成」のフローを統一化したいと考えていたんです。

当時は見積書の作成が属人的で、提案内容や履歴が共有されていなかったため、現場の情報を十分に活用できていない状態が続いていました。

このノウハウ蓄積における問題を解決するため、営業支援システムの導入なども検討していました。

しかし営業部全体がMFクラウド請求書で見積書を作成するように業務フローを統一化したことで、社内の受注情報がクラウド上で見える化されました

誰でもアクセスできる場所に見積書・請求書が一元管理されたので、結果的にノウハウ共有にもつながり、これからは工数を削減しながら提案の質を上げられそうな感触を得ています。

本来はそこまでは意図していませんでしたが、あらためてクラウドサービスならではのメリットを感じています。

MFクラウド請求書上での見積書作成を義務化し、業務フローを作成

現在はまだ導入期であるため「業務フローが変わる」という事実による現場のストレスが見受けられる部分も多少はあります。

でも長期的な視点で見れば、MFクラウド請求書によって見積書をワンクリックで請求書に変換することもできるので、今まで営業担当や経理担当が月末に追われていた請求書発行作業の負荷も減少するはずです。

また、今までは請求書の元になるデータは社内のファイルサーバーにあったので、請求書発行のために土日に出社するというケースもありました。

MFクラウド請求書を導入してから、データが全てクラウド上にあるため在宅での作業も可能になりました。総合的に見て、全社的に負荷も減っていくような体制を作り出せていると思います。

今後はサービスの更なる進化に期待!

現在、担当者の方とも頻繁に連絡を取り合い改善要望などもまとめて送付をしています。実際にシステムの改善及びアップデートもこまめにされていると感じていますね。

アップデートの報告が定期的に送付されてくるので、そちらで最新の情報はキャッチアップが可能です。

将来的には、MFクラウド請求書上で社員同士が、案件についてコミュニケーションできるようになるとより便利になるように思います。既に外部サービスとの連携なども積極的に進んでいるようですし、今後の進化に期待しています!

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