• ハイパス株式会社
  • 代表取締役
  • 小西 一星

「社員の貴重な1時間」を無駄にしない!作業をゼロに近づける請求業務の自動化とは

  • -
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
    -
  • tweet

今回のソリューション:【MakeLeaps/メイクリープス】

誰もが自分の持っている能力や経験、知識を最大限に活かすことができる組織は、どうすれば作ることができるのだろうか? その実現のためには可能な限り「誰でもできるルーティンワーク」を効率化し、限られた時間を本業に振り向けることができる環境を用意することが重要だ。

リスティング広告の専門家3名で構成されるハイパス株式会社。同社ではクラウド型サービスの「MakeLeaps(メイクリープス)」を活用することで、請求書の郵送手配という事務作業を削減することに成功した。

「大切な社員の時間を作業に使うわけにはいかない」と語る同社代表の小西 一星さんに、MakeLeapsの導入背景から活用法、そして働き方に対する哲学までを聞いた。

GoogleAdWordsトップレベルユーザーとして活動

僕はずっとWEB系の仕事をしてきましたが、独立前の最後の会社は広告代理店でした。そこでリスティング広告を運用するようになりましたが、それをもっと極めていこうと考えて2009年に独立しました。

当時はまだまだいわゆるバナー広告や、アドネットワークなどのシェアが大きいのがWEB広告の世界でした。ただ個人的にはリスティング広告に一番可能性を感じていたので、よりそちらに専念していける環境を自分で作ろうと思い、独立を決めたんです。

最初の約3年間はフリーランスで活動していたので仲間がおらず、情報収集やブレストをする相手もいなかったので、勉強会を始めたんですね。

それを後にSEMカフェというコミュニティにし、不定期ですが勉強会や相談会などのイベントを開催しています。ワークショップを通じて考え方を身につけたり、ネット上にはないような生の情報を少人数のクローズドな場で交換したりしています。勉強会の主催自体は、もう5年以上続けています。

オフラインでのイベント以外に、オンラインのコミュニティでも活動してきました。今も続けているのがGoogle AdWords公式コミュニティのトップレベルユーザーとしての活動です。コミュニティ上で質問に答えたり議論したり、オフラインイベントに参加したりしています。

大切な社員の時間を請求書の「作成・印刷・郵送」には使えない!

弊社が法人化したのは2012年です。今は会社には自分を含め3人いまして、全員がリスティング広告の運用者です。

僕は経営者ではありますが、経営者らしい業務はそれほどしていなく、多くは税理士さんや社労士さんにお任せしています。そんな中で工数が目立っていたのは、請求書の送付や、入金管理も含む、請求業務でした。

以前は請求書はエクセルで作っていました。データの作成自体は10分ほどでできますが、郵送に関する手間がかなりかかっていて、月に1〜2時間は取られていました。

「送り状プリントアウトして、請求書プリントアウトして、印鑑を押して、三つ折りにしていれて、糊つけて、投函しに行って」といったことを、1人の社員に任せていました。

社員にお願いしていたので僕は楽なのですが、大切な社員の1〜2時間がその作業に消えるのも会社としては損害です。社員の本業は事務や総務ではないので、ちゃんと本来の業務に時間を使える環境を作るのが自分の役割でもあります。

それにもしその社員が月末に数日間休むということがあった場合、困りますよね。弊社のように少人数の組織では特定の業務をこなせる担当を複数人にするというのもなかなか難しいですし。

MakeLeapsの導入で、請求業務に関わる時間が約8割減!

クラウド型の請求書発行ツールがあるのは以前から知っていて、チェックはしていました。ただ結局、サイトを見ても違いがわかりづらいかったです。

そうしているうちにMakeLeapsの方と知り合い、無料で30日間試せることですし、試験導入してみました。解決したかった問題も想定通り解決できまして、そのまま本格導入しました。

####▼クラウド型請求書作成ソフト「MakeLeaps」

1番の問題だったのは郵送に関わる手間ですが、これはほぼゼロになりました。クリックするだけで郵送手配が完了します。

請求書のデータ作成については、データ作成だけなら元々かなり効率化出来ていたので、逆に面倒になるのではないかという不安がありました。でもエクセルでインポート出来るスキームを作成することで、以前とあまり変わらずに済みました。

結果的に、もともと月に1〜2時間かかっていた業務が10分〜20分まで短縮されました。また、顧客ごとの売上の推移も、毎月請求書を作るだけで自動でグラフ化されるので助かっていますね。

####▼毎月の売上管理までが可能

情報漏洩リスクをどう避けるか?最後は「人」への信頼

もともとツール導入にあたって1番気になっていたのはセキュリティなんです。請求書なので、漏洩リスクを考えた上で使うサービスを比較検討したいと思っていました。

でもクラウドサービス同士で技術面を比べても、素人には違いは判断できないので気にしようがない。ただ「印刷」と「封入」と「郵送」は人の手が入るだろうなと思ったので、その行程を心配していました。

でもMakeLeapsは全て機械化しているということで、印刷されてから投函まで誰の目にも入らないんです。むしろ自分で郵便局に持って行くほうが危ないくらいですね。

更にMakeLeapsは、サポート体制が素晴らしいです。使っていて何かわからないことがあったとき、画面の右側にチャット機能があってすぐに聞けますし、返答もとっても早いんです。

回答内容も非常に丁寧で、早く、親身に対応してくれるので、何かトラブルがあってもきちんと対応してくれるだろうという安心感が常にありますね。クラウド型サービスと言ってもなんだかんだ人とのやりとりは発生します。

何かが起こった時に対応するのも人なので、最終的にはセキュリティには運営会社の体質や姿勢が重要だと考えています。

今は無料のクラウド型サービスも色々出てきていますが、弊社は今使っているMakeLeapsさんの有料プランの費用感にも満足しています。サポートも手厚くしていただいているので、費用以上のサービスが提供されていると感じているんですね。

無料のものはいつサービスが終了するか分からないリスクがありますし、ビジネスなのできちんとお金を取ってもらって、しっかりと継続してもらうことの方が大事だと思っています。

人材の力を最大限に活かす、新しい組織の形を生み出す!

MakeLeapsの導入によって社員が事務作業に面倒な思いをすることもなくなり、本来の業務に注力出来る時間が多くなったことが1番の利点です。弊社は全員がリスティング広告の専門家なので、きちんと本来の「広告効果を上げる」という仕事に時間を使うべきですよね。

この考え方とも繋がってくるのですが、現在、リスティング広告業界における新しい働き方を提供するための準備をしています。これまでずっと、組織としての在り方や形を考え続けてきていて。1人でただ単に稼ぐこともできるのですが、他がやっていないような新しい組織の形を生み出せないかなと。

具体的には、家事や子育て、介護など家庭が優先である方が働くことのできるプラットフォームを作りたいと考えています。

リスティング広告の業界では正社員がフルタイムでガンガン働くのが主流ですが、その間口をもっと広げたいと考えています。

結婚して家庭に入った方でも、もともと企業でマーケティングの業務にバリバリ携わっていた方もいます。そういった方のスキルや経験を活用しないのはもったいないと思います。

大手の広告主さんの場合は大きな予算があるので、代理店さんやコンサルタントなどが、手間も時間もかけることができます。ただ一方で、予算が多くはない広告主さんもいて、そこをサポートする人が全然足りていないと思います。

実際に今、2人の方に広告運用してもらっていますが、いい形で回っています。これをきちんと拡大させていきたいのですが、そのためにも、事務作業に割いている時間はないわけですよ。売上に貢献する素晴らしい人材の「時間を無駄にさせない」ためにも、今後もMakeLeapsは活用していきたいですね。(了)

  • -
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
    -
  • tweet