• スキャンマン株式会社
  • 代表取締役社長
  • 杉本 勝男

「オンライン秘書」で実現する、採用リスクなしのバックオフィス効率化とは

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今回のソリューション:【CasterBiz/キャスタービズ】

スタートアップにとってリソース不足は大きな課題のひとつだ。特にバックオフィス業務の中で日々発生する細かい仕事に、どう限られたリソースを配分するかということは常に悩みの種になるだろう。専任の従業員の採用にはリスクもコストも付き物である以上、慎重に判断する必要がある。

書類のスキャン代行サービスを提供するスキャンマン株式会社では、単純な業務をオンライン秘書サービスである「CasterBiz(キャスタービズ)」に外注するという選択をした。

同社で代表を務める杉本 勝男さんは、CasterBizを「もはやなくてはならない存在」と語る。杉本さんが実現した低コストでバックオフィス業務を効率化する方法について、詳しいお話を伺った。

「スキャンマン」の構想に出会って2度目の起業を決意

僕は名古屋の大学に通っていたのですが、在学中に電子書籍のプラットフォーム事業を立ち上げました。この事業を3年ほど頑張っていましたが、結果うまくいかなくて。

その後にTwitterでDMを送ったりして、本当に多くの起業家さんに会わせていただいていたんです。そして就職活動で東京に出てきた時に、その中の1人で尊敬していた先輩起業家の方に挨拶をしにいきました。

そうしたら翌朝4時に、TwitterのDMで「こんな事業あるんだけどやってみない?」という連絡が来たんです。それがスキャンマンの構想でした。実はその日に他の企業の採用面接を控えていたのですが、そちらには事情を話し、本当に即決で再び起業するという道を決めてしまいました。

スキャンマンの事業はいたってシンプルです。スキャンの依頼をくださったお客様の元にスタッフを派遣して、その場でスキャンをさせていただきます。

例えば名刺であれば、それこそフリーランスの方から大企業の個人の方、それ以外の書類でも大学からITベンチャーまで幅広いお客様にご利用いただいています。僕たち運営側の主な業務は、派遣するスタッフとクライアントを探すことになりますね。

#バックオフィス業務をCasterBizに外注し、リソース不足を解消

オンライン秘書サービスのCasterBizを導入したきっかけは、リソースが限られているスタートアップとして運営を行っていく中で、業務をできるだけ効率的にこなしていきたいと考えたことでした。

####▼オンラインアシスタントに業務を依頼できる「CasteBiz」

毎日の業務の中で「誰でもできるけれど、絶対に人の手が必要なもの」ってありますよね。人数が少ない中でそのような業務を社内の人間が行うのは非常にもったいないんです。

例えば弊社の場合ですと、スキャンを担当するスタッフに業務後に業務報告と勤怠管理フォームを書いてもらうので、それを確認する業務が発生します。

とても手間がかかるのですが、内容に抜け漏れがあると給与の支払いやお客様への請求が滞るので、非常に重要な作業です。この内容確認をCasterBizさんに毎日お願いしています。

CasterBizさんにはその他にも細かい庶務業務をお願いしています。弊社にもバックオフィス業務の従業員はいるのですが、例えば名刺の発注や、営業リストの作成といった細かい作業を依頼しているんです。

また、弊社ではMacを使っていてPCにOfficeが入っていないので、注文書がエクセル形式で届いた場合にはソフトの揃っているCasterBizさんに形式を変更して転送をお願いすることもあります。

依頼をする時には「業務報告の確認の方法」などのオンラインマニュアルを作成して、一緒に送っています。マニュアルを充実させておけば、依頼するのも非常に簡単です。

時給制ではなく「実労働制」なので、待機時間のコストはなし!

特に我々のような中小企業にとってのCasterBizの魅力は、人を雇うコストを背負わなくてもいい点だと思います。新しい席を用意する必要もないですし、PCなどの環境を揃えなくてもいい。雇用によって生じるコストを発生させずに、本当に業務していただいた実労働分だけを支払えば良いので、とても効率がいいんです。

人を雇う場合には、実労働分以外にもコストが発生します。例えば、メールチェックのためにアルバイトを採用する場合、メール対応をしていない「待機時間」でも時給は発生します。CasterBizですと、WEBのストップウォッチで対応時間を測るんです。

「何分かかりました。」という報告をいただき、その分だけお支払いするシステムなので、待機時間が発生しないんです。

余分な時間にコストをかけずに、効率的に業務を回すことができるんです。しかも、依頼内容を説明する時間は実働に含まれないんですよ!本当に業務にかかっていた時間分だけお支払いするんです。

料金は月の利用時間で決められています。作業ごとに「この作業には何分かかりました」という報告がきて、毎日の終わりにも「残り時間はあと何時間です」と報告があります。こちらで時間管理を行うが必要ないのも嬉しいですね。

採用のリスクなしで優秀なスタッフと一緒に働く

他にも雇用のリスクとしては、採用にかかるコストがあると思います。採用基準を決める手間、求人広告にかかる費用、実際に面接をする工数などがありますね。

CasterBizさんは実際に秘書募集ではものすごい数の採用面接をして、その中でも合格するのは本当に優秀な一握りだけなんだそうです。結果として、僕たちは優秀な方々と、採用のコストをかけずに仕事をすることができるんです。

スタッフは皆さん優秀で仕事が早いですし、多少時給が高かろうが、結果的にものすごく効率が良いと思っています。いつもお願いしている方が対応できない場合でも、他の方が同じクオリティで対応してくれます。

情報共有が徹底されているので、引き継ぎがとてもスムーズだと感じていますね。

場所を選ばないオンライン秘書が地方展開も助ける!

弊社にとって、CasterBizは本当に頼りになる存在です。これから地方展開を考えているのですが、バックオフィスはCasterBizさんにお任せしてしまいたいと思っています。例えば、地方でのアルバイトのアサインや連絡業務、メールや電話での依頼対応、スケジュール管理等です。

オンラインでできることは何でもできてしまうので、弊社ではもうCasterが合言葉みたいになっています。

「この発注書、書かなきゃいけないんだけど」「Wordの縦書きのやり方ってどうだっけ?」「そうだ、Casterがあった!」みたいな感じです(笑)。バックオフィスを効率化したい企業さんであれば、導入することですごく便利さを感じられるサービスだと思います。(了)

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