• ChatWork株式会社
  • 事業推進部 マネージャー
  • 堀内 寛裕

数多の企業の経営IT化を支援してきたChatWorkが、経理業務を効率化した方法とは

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今回のソリューション:【MFクラウド会計】

一般的に、経理業務にはとても工数がかかる。各種の請求業務、領収書の整理や仕訳作業などに始まり、更にそれらをエクセルでまとめるとなると、より時間を必要とするものだ。これらの根気のいる作業を、毎月の会計士のチェックまで繰り返し行うことになる。

導入企業が75,000社を超えるビジネス向けチャットツール「チャットワーク」を提供するChatWork株式会社では、経営のIT化を推進するため、2015年3月から経理業務にもITツールを導入している。選定したのは「MFクラウド会計」だ。

結果として、大幅な工数削減に成功したのだという。チャットワークの提供を通じて数々の中小企業の経営IT化を支援してきた同社が、MFクラウド会計を選んだ理由とは? 事業推進部でマネージャーを務める堀内 寛裕さんに、導入の経緯から活用までお話を伺った。

様々な部署を経て事業推進部のマネージャーに就任

ChatWorkの前身であるEC studioに入社し、今年で7年目になります。総務、人事、経理等バックオフィスの担当からカスタマーサポート、マーケティング部門など様々な部署を経験させてもらい、現在は旧管理部である事業推進部でマネージャーをしています。

もともとEC studioでは全国の中小企業のIT化の支援をしていたことから、そういったITのノウハウは弊社の社内にもありました。

また社風として、現在も代表の山本をはじめ、ITを通じた業務の効率化を重視しています。具体的にはチャットワークを通じた社内コミュニケーション、ペーパーレス化、データのクラウド化などの取り組みを行ってきました。

その中で経理に関してだけはIT化が遅れていて、従来のローカルに落として使うソフトを利用していたんです。ただ世の中に経理業務のITツールがいくつか出てきたので使ってみようか、という流れで、MFクラウド会計の導入を検討し始めました。

「クラウド会計」の導入、決め手は直感的なUI

MFクラウド会計を本格的に導入したのは2015年3月頃です。経理のスタッフは私を含め3名いるのですが、全員でいろいろなツールをトライアルで使ってみて、直感的に触りやすいUIだと意見が一致したのがMFクラウド会計でした。

####▼直感的に使えるUIの「MFクラウド会計」

きめ細かいサポートも導入の後押しになりました。経理業務には、様々なデータを複数の場所からインポートしてエクスポートして…といった独特の煩雑さがあります。

その煩雑なプロセスの1つひとつで発生する疑問点についても、営業やカスタマーサポートの方がフォローしてくださり、すぐに解決することができました。

例えば、記帳方法が原因で起こっている問題の場合は、直接データを見てアドバイスをくださったり。サポートが丁寧なんです。導入後もチャットを通じて小さな疑問にもすぐに対応していただけたので、非常に心強かったですね。

クラウド化のメリットは「同時作業」と「スピードアップ」

以前使っていたローカルソフトは、複数人が同時に操作することができなかったんです。そこで1人がメイン、もう1人がサブという2名体制で経理業務を行い、サブのメンバーは会計ソフトの操作が必要ない領収書の集計や請求書の作成を担当していました。

ただその場合、メインのメンバーの業務が終わるのを「待つ」という無駄な時間が発生していたんですね。

でも、クラウドサービスを導入したことで2人が同時に作業できるようになり、業務を大幅にスピードアップすることができました。

経営関連の数字の情報共有が早くなった点もとても良かったですね。以前は、利用している会計ソフトの問題で、経営陣は細かな会計データまでは見ることができませんでした。

でもMFクラウド会計を導入してからは、データをURLで送るだけで共有もできますし、直感的に触りやすいUIでもあるということで、経営陣にも会計データを見てもらいやすくなりましたね。

結果的に、経費や売上の推移の詳細を把握した上で経営に関する議論ができるようになりました。また、MFクラウド会計にはグラフ化の機能が標準で搭載されているので、直感的に理解しやすいのも利点ですね。

####▼経営指標も自動でグラフ化

更に、法令が変わる際変わる記帳のルールにも自動で対応していますし、クレジットカードや銀行口座のデータを自動で取り込む機能があるので、手打ちによる間違いもかなり少なくなりました。

作業ミスや抜け漏れをチェックする作業が不要になったので、会計経理業務の工数を大幅に削減できたと感じています。

業務効率の改善によって売上に貢献できる組織へ

MFクラウド会計は自動仕訳をしてくれるので、カード決済が多い企業には特に向いていると思います。

弊社でも共有するためのデータをエクセルに落とすのに毎月2時間程度かかっていたところが、クラウド導入で作業がゼロになるなど大きなメリットを感じています。

細かい要望を上げれば、画面を切り替える時のスピード向上や、デスクトップアプリの作成などありますが、サービス自体にはとても満足しています。今後はMFクラウド給与も導入して、給与計算をそのまま会計に入れて連動させたいと思っています。

経理的な細かい作業は、どうしても処理が追いつかなくて本来の業務の妨げになる部分があると思うんです。

そこを1分でも2分でも効率化することで、部署としての生産性を上げることができればと考えています。経理にかかる工数を可能な限り減らして別の業務に時間をあてることで、結果的に会社全体の売上の向上に繋げていきたいですね。(了)

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