経理の業務が短期間に集中してしまい、月次の決算報告は大慌て！

私は、主人が宮崎出身で、故郷に戻るタイミングで一緒にアラタナへ入社しました。私がジョインした当時の経理財務グループは4人で、メンバーは総務や財務の業務を兼任している状況でした。

私が入った当初の経理部は、月次決算は行っていたのですが、それほどスピードは求められていませんでした。翌月10営業日から13営業日くらいまでに締め処理を終わらせていればよかったんです。

しかし2015年の3月に、弊社がスタートトゥデイグループ（東証一部上場　ZOZOTOWN運営）へ参画することが決まり、状況は一変しました。決算報告を弊社の経営者に加え、親会社である同社に向けて、5営業日以内に上げる必要が生じたんです。

これまで社員への経費精算の提出期限は月末の1回にしていたため、私たち経理部は月初に、大量の入力作業に時間を取られていました。そのため、スピーディーな決算報告ができていなかったんです。

その状況のまま早く報告を上げようとすると、入力量は変わらないため、どうしてもメンバーの負担が増えてしまいます。結果として残業時間が増えたり、締め切りを過ぎてしまうこともありました。

一番の目的に立ち返り「スピード」を優先するプロジェクトを発足

そこで私たちは、決算報告のスピードを上げつつ、メンバーの業務が増えすぎないようにするため、まずは経理財務グループの「目的（ミッション）」を考え直しました。その結果生まれたコンセプトが「iAT」でした。アラタナの情報を整理することで、アラタナメンバーがアクセスでき、使えるようにすることこそ、私たちが果たすべき使命だったんです。

そして、情報をパスする経営陣が求めていることは何か考えた時、それが「スピード」だったことに気づきました。もちろん決算報告には正確さも必要ですが、細かい粒度での資料は必要なかったんです。

まず会社にとって重要なことは、少しでも早く、経営状況を数字で把握できることです。そうであれば、私たち経理財務グループは、判断に必要な数値をすべて把握し、いつでも報告できる状態を作るべきだと考えたんです。

▼リーンキャンバスのように整理した、経理財務グループの業務

そこで私たちは、仕事をより効率的に行えるよう、テンプレートを使った業務の標準化を目指しました。

このときに参考にしたのは、武田 雄治さんが書かれた「『経理の仕組み』で実現する決算早期化の実務マニュアル」という本です。

この本では「決算の早期化のためには、属人化をなくした業務の標準化が必要」と書かれており、弊社に大変合っていると感じました。実際行なった取り組みの多くは、ここからヒントを得ましたね。

最終的に、1年半かけて、以前は13営業日かかっていた経理の月次業務を、5営業日まで短縮することができました。さらに、現在は速報として、翌月3営業日目には、仮数値を経営陣・各部署の部長にメールすることができるようになったんです。

バラバラだったファイルを、Googleスプレッドシートで一元管理

また、私たちは経理財務グループ内の情報の整理も行いました。

まずは決算の報告に使用する各勘定科目のワークシートや証憑（しょうひょう）を、「Google スプレッドシート」を使ってひとつの基本となるファイルに集約しました。

もともと、それぞれのメンバーが作成した勘定科目のファイルは、整理の仕方が統一化されていなかったんです。

例えば「売掛金」「親会社売掛金」が別のファイルに分かれていたり、保存場所も、共有フォルダだったり、ときには各自のPC端末だったり…。さらに、その書き方が個人でも大きく異なっていたので、社内でも情報共有がうまく出来ていませんでした。

そこで、Googleドライブのスプレッドシート上で各勘定科目ごとのシートを用意して、情報を保存する場所をひとつにしたんです。

ファイル名を統一したり、記入するときに内容の抜け漏れがないよう、それぞれのワークシートに目次やチェックリスト・手順のテンプレートを作成して、属人化した状況を改善していきました。

そうすることで、必要な数字を調べて入力するだけで、一見すると経験が必要そうな経理の仕事を、誰でもできるようになったんです。書き方が統一されたことで、前月からの数字の変化もわかりやすくなりました。

毎月のタスクはチームみんなで管理して、フォローしあえる職場をつくる

次に、チームのメンバーごとの仕事も、その進捗状況を可視化することで、互いにフォローしやすくなるようにしました。

具体的には、「Backlog（バックログ）」を、メンバーみんなでプロジェクト管理するために使うことにしたんです。

※「Backlog」について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

▶︎プロジェクトの成功に役立つ「プロジェクト管理ツール」3選

これまでもエクセルでスケジュール管理は行っていたんですが、ひとつのタスクがどこまで進んでいるかわからず、口頭で確認する必要がありました。今ではBacklogを利用して、月次決算単位でそれぞれの業務を整理し、まるでプロジェクトチームのように日々の進捗の管理をしています。

バックオフィスは、ルーティンワークも多いです。そこで毎月の業務内容を、Backlog上でテンプレート化しています。そうすることで、毎月業務を洗い出さなくても済みますよね。

さらに、Backlogの良いところは、プロジェクトごとにコメントが残せることです。

もし急にお休みしたメンバーがいても、コメントの履歴を見て、周りのメンバーがカバーできます。他にも、業務の中での気づきや監査法人からの指導も、コメントを残してメンバーに共有することで、業務を改善しています。

特に私たちの組織は女性が多いので、メンバーが入れ替わったり、お休みする可能性もあります。そういったときに業務が属人化していると、仕事が止まってしまいますよね。そういったことを防ぐ狙いもありました。

結果として、業務の進捗状況がお互いにわかるようになり、仕事内容がオープンになりました。いま、誰がどこで詰まっているのかもわかるので、メンバーのフォローや、相談もしやすくなったと思います。

Slackを使って社内のコミュニケーションをオープンに

また、より業務を効率化するために、コミュニケーションツールの見直しも行いました。

今は社内のコミュニケーションツールには「Slack（スラック）」を使用しています。Slackはビジネス向けのチャットツールで、PC、スマートフォン、タブレットと、端末を選ばずにメッセージのやりとりが可能です。

※「Slack」について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

▶︎ビジネス向けチャット「Slack（スラック）」とは？特徴と始め方を日本語で解説！

私たちは、経費申請時に社員とコミュニケーションすることが多いです。そして、弊社はエンジニアメンバーが多く、彼らはすでにコミュニケーションツールとしてSlackを使用していました。

そうであれば私たちも、それに合わせたコミュニケーションの方法を選んでいくべきだと考え、Slackの導入を決めたんです。

Slackでは1対1のメッセージ交換もできますが、複数人でのやり取りも可能です。そこで、担当でない経理メンバーもそのやり取りに参加することで、ナレッジを共有しています。また、上長や経理部長にも参加してもらえば、わざわざ別に報告をしなくても、スムーズに情報共有することができますよね。

実際の業務フローで言うと、社員が稟議システムで経費申請を行い、それを私たち経理財務グループがSlackでフォローしつつ、稟議を進めていきます。そこから決算までに必要なイレギュラータスクといったものは、Backlogで管理しています。

こうして色々なツールを試すことができた理由には、弊社にエンジニアが多くいたこともあると思います。ツールの導入にあたっては、エンジニアメンバーに、おすすめのツールや登録方法、使い方を教えてもらいながらマスターしていきました。

全社を巻き込み、2倍以上の効率化を実現

この決算早期化の取り組みは、約1年半ほどのプロジェクトでしたが、今では全社へ向けて私たちiATの取り組みや目的のプレゼンテーションもしています。そうすることで、経費を早めに申請してもらったり、おすすめのツールを教えてもらったりと、全社から協力を得ることができています。

「決算業務をなぜやるのか」という視点から改めて確認することで、全社的にも経理に対する価値観を変えることができましたね。私たち経理財務グループが、目的意識をもったチームとして仕事に取り組むことで、攻めのバックオフィスを体現できたのではないかと思います。

バックオフィス業務では、経験や専門知識が必要だと思われがちです。ですが、一見難しいと思われる仕事も、工夫次第では誰でもできるようになると考えています。

日々の仕事の中でできる業務が増えたことが、メンバーの自信につながり、自発的な組織に変わっていったようにも感じています。今後はスピードだけでなく、経営の意思決定にさらに役立つよう、情報の質にもこだわっていきたいですね。（了）