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  • 加藤 章太朗

プロジェクトの成功に役立つ「プロジェクト管理ツール」3選

プロジェクトを成功に導くためには、プロジェクトを管理するツールが必須です。今回は、過去に取材をした中から、Wrike、JIRA、Backlogという3つのツールについて整理をしました。

プロジェクト管理ツールWrike

Wrikeとは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。

まずはチームを作りましょう。今回は「SELECK」というチームにします。

その後、プロジェクトを追加していきましょう。例えば「採用」「デザイン」「記事執筆」などです。下記の+ボタンを押すとプロジェクトを追加することができます。試しに「採用」というプロジェクトを作ります。

プロジェクトの中にタスクを追加していきましょう。「採用」というプロジェクトであれば「採用媒体の選定」などのタスクが追加されていきます。

タスクのワークフロー(状態)を付与することができます。ワークフローは「進行中」「完了」「未来」のような名称を自由に設定することができます。

担当者をアサインすることができます。

タスクの納期を設定することができます。

タスクの依存関係も設定できます。例えば「採用」であれば「媒体比較資料の作成」というタスクは「媒体のピックアップ」の後にしか実行できないとすれば、2つのタスクには依存関係があります。

「依存関係を追加」を選びましょう。

後もしくは前に依存関係のあるタスクを入れましょう。

「開始から終了」「終了から開始」「開始から開始」「終了から終了」を設定することができます。Aというタスクが終わった後にBというタスクが始まるなら、「終了から開始」を選びましょう。

「タイムライン」というボタンを押すと、ガントチャートで全体像を見ることができます。

これらはWrikeの一部の機能ですが、非常に直感的にタスクをスケジュールに落としてチームメンバーと共有できるツールとなっています。

▼Wrikeの活用事例はこちら

タスクの見える化はコミュニケーションの基本 プロジェクト進行に「完璧」なツール

初めてWrikeを使った時に、「完璧だ!」と思って(笑)。僕らが一番欲しい機能がしっかり揃っていたんです。ToDo管理、ガントチャート、日本語対応、それから割り込みタスクをガントチャートに入れていくとスケジュールが全部ずれていく機能とか。ベーシックな機能ですけども、サブタスクが切れるのも大きかったです。システム開発の場合、開発自体が長いのでサブタスクに細かい部分をどんどん落とし込んでいかないと回らないので。

当時、ToDoとガントチャートが綺麗にリンクしている管理ツールって全然なかったんですよ。ただうちはすべてプロジェクト制で物事を動かすので、その機能がまさに必要でした。プロジェクトの進め方は、まず必ずオーナー、つまり責任者を決めます。その上で期限、ゴール、予算、メンバーを決めて、大きくスケジュールを引いてガントチャートにして、更に細かいToDoリストに落としていきます。

プロジェクト管理ツールJIRA

JIRAとはAtlassianが提供するプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発をするチームが使うことを前提に作られています。

スプリントで実装する内容、優先順位、といったスプリントの計画を管理できます。

完了済みのタスク、将来やるべきこと、などをカンバン方式で管理することができます。

プロジェクトの進捗状況とあとどれくらいで終わるかが一目で確認できるバーンダウンチャートも表示することができます。

▼JIRAの活用事例はこちら

2,000人のタスクを一元管理! 全員の業務負担を可視化する、プロジェクト管理ツールとは

JIRAはレポート機能がパワフルで、CSVをダウンロードして集計するといったことをしなくても、自動的に各メンバーのチケットの消化割合を算出してくれます。画面上で簡単に確認できるので、誰かがちょっとサボっている、なんていうこともすぐに分かりますね(笑)。「Aさんに業務が偏っているからBさんに割り振ろう」というような判断も、以前より素早くできるようになりました。

個人のタスクが可視化されていない場合、例えば抱えているタスクが少ないBさんに「今すごく忙しいんです」と言われてしまうと、「そうですよね…」と反応するしかなくて。でもJIRAを導入したおかげで「誰の手が空いているのか」ということが明確になったので、工数配分を適正化するための1つの起点ができたと思います。タスクの進捗はプロジェクト単位でも確認できるので、「ここに人が足りていない」というように、リソースが適切に分配されているかを確認することもできます。

プロジェクト管理ツールBacklog

Backlogとは日本のヌーラボという会社が開発するプロジェクト管理ツールです。

ログインすると自分が抱えている課題がひと目でわかるようになっています。

「課題の追加」から課題をどんどん追加していきましょう。

課題の中身は「件名」「詳細」「開始日」「期限日」「優先度」などを設定できるようになっています。

開始日、期限日は下記から設定しましょう。

下記より担当者をアサインすることができます。

開始日や期限日を設定した課題を登録していくと下記のようにガントチャートで表示されます。

課題同士に親子関係を登録することができます。各課題の編集画面に入ると「親課題を設定する」というボタンがあるので、そこから親になる課題を設定します。

すると、ガントチャート上でも親子関係ができます。

▼Backlogの活用事例はこちら

「共有」で社員が自発的に働く組織を!誰でも気持ちよく使えるプロジェクト管理ツール

BacklogはToDoリスト的に使っていて、それを見れば「自分が何をすればいいのかわかる」ようにしています。個人別のToDoリストの他に、基本的にアプリ単位でプロジェクトを立ち上げて、その中でチームメンバーとコミュニケーションを取ったり、タスクを割り当てます。誰が今ボールを持っているのか、非常にわかりやすいですよ。

特に良いところは、マイルストーンがきちんと切れるところですね。タスクを登録する時にきちんと期限を設定すれば、そのままガントチャートに落ちます。自動でサマリーのようなものを作ってくれて、期限切れや期限が近づいているタスクの一覧を毎朝プロジェクト単位で送ってくれるのでわかりやすいです。

まとめ

今回は、Wrike、JIRA、Backlogを紹介しました。それぞれUIも機能も多少異なっています。ぜひ、これらのツールを試してみてください。

「マネジメントを効率化したい」というマネージャーの方へ

当媒体SELECKでは、これまで500社以上の課題解決の事例を発信してきました。

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