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新規営業を「受注までやりきる」気持ちになる! リードへのフォローがぐっと楽になる顧客管理ツール

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今回のソリューション:【Close.io/クローズドットアイオー】

営業マンの顧客管理が変わる。新規顧客のリスト管理や、メール送信などの営業フォロー活動を効率化する「Close.io」の使い方

新規営業を行う上で、「一度提案したけれど受注につながらなかった」顧客へのフォローアップはどうしても滞りがちだ。

しかし新規のリード(見込み客)のリストがあらゆるチャネルから増えていく中でも、きちんと過去のアプローチ先をフォローし、受注につなげることが営業マンの仕事だ。

とは言え、例えばアポイントを取るためのメール送信一つとってみても、顧客ごとに異なる文脈を考慮したメール作成は骨が折れる。そういった「作業」をいかに効率化できるかということが、成功へのカギを握るのかもしれない。

Ginzamarkets株式会社は、企業のSEOとコンテンツ・マーケティングを支援する日本生まれ米国育ちのグローバルベンチャー企業である。

同社の日本法人で営業担当として活躍する小松 昇平さんは、顧客管理のプラットフォーム「Close.io(クローズドットアイオー)」を導入したことで、リードへのフォローを中心とするメール業務の大幅な効率化とリード情報の可視化に成功したという。

Close.ioは、『きちんと受注までやりきろう』『ハウスリストにある先すべてに対してしっかりアプローチしよう』という気持ちにさせてくれるツール」だと語る小松さんに、詳しい活用法をお伺いした。

▼営業マンの顧客管理を革新する、「Close.io」とは…?

Close.io画面

グローバルベンチャーでメールを起点とした新規営業を担う

新卒でクラウドベンダーに入り、2年ほどCRMサービスの営業担当をしていました。その後弊社の以前のカントリーマネージャーである清水から声をかけてもらったことがきっかけで、2014年3月にGinzamarketsに入社しました。弊社は米国に本社があり、日本支社には今5名が勤務していて、私は主に新規顧客の開拓を担当しています。

弊社では、企業のWeb集客を支援するマーケティングツール(SaaS:Software as a Service。必要な機能を必要な分だけ、サービスとして利用できるソフトウェア)を販売しています。営業活動は、メール、電話、訪問が中心になりますが、起点になるのはメールです。

新規営業を行う上で、リード(見込み客)のメールアドレスを取得するチャネルは大きく3つに分かれています。資料請求、トライアルの申し込み、そしてセミナーです。

日々獲得するリードにはまずメールでアプローチしていますが、新規のリードがない時には、過去のアプローチ先をまとめているハウスリスト(顧客情報をまとめたリスト)を使って営業活動をしています。

大量のリストに大量のメール… 気が滅入りそうな状態に!

メールを使う機会は、アポ取りやセミナー参加後のフォローアップ、訪問後のお礼メールなど様々ですが、手入力するので以前は非常に手間がかかっていました。予め用意していたテンプレートから送信文をコピーして、名前を入れて、タイトルを入れて、必要に応じて文言を修正、追加して…という形で1つひとつ打って送信していたんですね。

先方に失礼のないように文面のチェックもするので、1通のメールを作成するのに意外と時間がかかっていて。結局、毎日2〜3時間ほどをメール関連の業務に使っていました。

何てことのないタスクなのですが、過去にメール送信でミスをしてクレームにつながってしまったこともあったので…。自分にとっては結構、神経のすり減る時間でした。

小松 昇平さん

特にハウスリストへのアポ取りのメール送信はとても大変でした。入社して少したったころに、上司から突然1,000件くらいの顧客情報を渡されて「これ、今まで資料請求をいただいた方のリストなので、アポとって!」と言われて。「えー!?」という感じで驚きましたね(笑)。

ハウスリストからの顧客開拓は一般的にマーケティング担当の業務領域だと思いますが、マーケティング担当のリソースが少なかったこともあり、自分が掘り起こしを行うことになったんです。

そこから、ハウスリストにメールを送信し、メールを送った後に電話をかけるといった地道な業務を始めました。でも作業が大量で、当時は本当に気が滅入りそうな日々を送っていましたね。

見込み客とのコミュニケーションを可視化・効率化する「Close.io」

そこで、メール業務をなんとか効率化したいということで導入したのが「Close.io(クローズドットアイオー)」という顧客管理ツールです。アメリカ本社のチームから勧められたことをきかっけに導入しました。

Close.ioは、メールや電話といった顧客とのコミュニケーションを効率化し、接触履歴も顧客単位で自動トラッキングできる営業マン向けのツールです。

実は、マーケティング担当者がバルクでメール送信するツールは知っていても、営業担当が個人でログインしてメールの本文を作成し、リードとの接触履歴を管理できるツールは知らなかったんです。

アメリカではGoogleハングアウトなどを使ったWeb説明会(ウェビナー)が盛んで、リードが一度に数百人分集まることも珍しくないという背景もあり、より効率的なリードへのフォロー体制を構築するニーズが強いのかもしれませんね。

メールが開封済みどうかもわかる! メール業務の効率化に成功 

Close.ioを導入して、メール業務は大幅に効率化されました。送信メールのテンプレートが保存できるので、そちらから選んでメール文を作るのですが、かゆいところに手が届く機能が充実しているんです。

例えば宛名も顧客データから自動で反映してくれるので、その分の入力と名前のミスがないかチェックする手間も省くことができます。おかげで今は、メールにほとんど時間をかけなくて済むようになりました

1日平均で20〜30通ほどは送っているのですが、1通にかける時間は1、2分です。空き時間にポチポチと作業するくらいで対応できるようになりましたね。

▼テンプレートを使って、素早いメール作成が可能

Close.ioのテンプレート

メールを開封してくれたかも一覧で分かるようになっています。Last openedという欄を見れば、メールを受信した方が最後に開封した日時が表示されていて、それでソートをかけることもできるんです。返信を待たずにお客様の反応がすぐにわかることができるのがいいですね。

▼メールがいつ開封されたかも一覧で確認できる

Close.ioのメール管理画面

また、自分自身でカスタマイズして、「セミナー参加者のみ」「リード評価:◎のみ」というように特定のメールだけを抽出して表示することも可能です。アドレスはCSVファイルを貼り付けるだけでインポートできるので、その際にフラグを立てて管理しやすいようにしています。メールの反応をもとに優先度を付け、電話連絡しています。

Close.ioの導入で、メール業務がポジティブなものに変わった!

メール業務が効率化されたことで精神的にもラクになり、ポジティブな気持ちで営業活動に取り組むことができるようになったと思います。

小松 昇平さん

営業って、本来の目的は受注することなのに、アポをとったり訪問したりすることが目的になってしまうことがあるんですよね。新規リードがどんどん降ってくる中で、一度提案して受注しなかったお客様の管理はどうしても優先順位が下がってしまいます。

直近資料請求してくださった方の方が、アポも取りやすくやる気がでる、という側面もありますしね。

そうすると、マーケティング担当が頑張って集めたハウスリストが活かされない、短期的な受注しかとれない、ということに陥ってしまいます。

その点Close.ioは、お客様との接触履歴を可視化し、メール作成業務を効率化してくれることで、「きちんと受注までやりきろう」「ハウスリストにある先すべてに対してしっかりアプローチしよう」、という気持ちにさせてくれるツールだと思います。

CRMツールを導入するよりオススメ!? 既存顧客のフォローにも

営業組織のある小規模なベンチャー企業であれば、Close.ioは絶対に入れるべきだと感じています。ヘタなCRMツールよりよっぽど使えますよ。特に営業担当が自律的にどんどん新規顧客の獲得を進めていきたい企業にはオススメです。

アドレス単位の課金ではなく、月額制で使い放題なのもCRMツールとは異なりますね。価格も1人月59ドルで導入できるので、リーズナブルです。特別ものすごい仕組みがあるというわけではないのですが、個々の営業担当が使いこなせるシンプルさがとても気に入っています。

今後は、新規の営業だけでなく既存顧客の解約率を減らすためにも効果的に使っていきたいと思っています。どの顧客にどれだけメールを送っていて、それをいつ読んでいただいたかもパッと一覧で確認できるので、「このお客さん最近フォローできてなかったな」といったこともすぐにわかり、その場でフォローできるのが大きいと思っています。

Close.ioでメール管理を行うことで、カスタマーサクセスの実現も目指していきたいですね。(了)

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