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  • 田中 頌子

スタートアップが「組織」になるために ナレッジ共有の仕組みをつくったITツール

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今回のソリューション:【DocBase/ドックベース】

無料でネットショップの作成、運営ができるサービスを提供しているBASE株式会社は、2012年12月設立のスタートアップ企業だ。20代前半のメンバーを中心に立ち上げ、いまや40名規模の組織へと成長している。

組織が成長するにつれてナレッジの共有はどの企業でも課題になるが、同社でその文化を醸成しているのが、ナレッジ共有サービスの「DocBase(ドックベース)」だ。日報、議事録などの共有・蓄積により、チーム間の連携を強固なものにし、組織としての成長を支えている。DocBaseの社内での活用方法や成果について、同社で広報を担当する田中 頌子さんに聞いた。

20代前半のメンバーで創業 成長し続ける組織 BASE Inc.

BASEは元々20代前半のメンバーを中心に創業して、取締役CEOの鶴岡も現在25歳と、非常に若く活気のある組織です。2014年の夏に、取締役COOの進、取締役CTOの藤川というベテランメンバーが加わり、今まさに、組織になっていく途中のようなフェーズにあります。私は2014年5月末に入社後、広報を担当しておりますが、今は約40名のメンバーがいます。現在も、エンジニア・デザイナー・マーケッターなどBASEの戦力となるメンバーの募集は常に行っています。

組織の拡大で、ナレッジ共有が課題に

数名のメンバーでやっていた時は、何か情報共有したい時でもパッと集まってパッと話せばそれで良かったんです。Slack(※チャットツール)でやりとりをしていても、例えば5人くらいだったら過去ログを遡ろうと思えば遡れる感じですよね。それがメンバーが増えて20〜40人の組織になってくると、全ての情報共有をSlackで行うのは効率が良くありませんし、どこかにナレッジをストックしておかないといけない状況になりました。

また、週に1度、全社員が参加する全体会議でチーム間の情報共有を行っていたんですが、社員も増えましたし、会議のあり方を最適にする意味でも、各自の細かな状況報告は日報でやっていこうという話になりました。そこでナレッジや日報を貯めていくためのツールを探し始めたんです。

ナレッジ共有ツールDocBaseから生まれるコラボレーション

2014年末からまずは海外のサービスを使って日報を書き始めました。ただ、導入してみたら使い勝手があまり良くなく、もう少しサクサク動くものをということで、2015年2月からDocBaseに切り替えました。

まだ運用し始めてからあまり期間は経っていませんが、ナレッジ共有のツールとしてはすごく使いやすいと思います。主な使い方のひとつが日報ですが、今はマーケティング、営業、カスタマーサポートチームは毎日書いています。全員に日報が共有されて、コメントが書けるようになっているので、もう少し詳細が知りたいとコメントがついたり、「Good Job!」というボタンがあるのでそれを押しているメンバーもいます。

日報があると皆の成果や業務上の課題が分かりますし、目標設定と振り返りも毎日できて、それを共有できるので非常に良いと思っています。人によって書き方が違うのが面白いんですよ。例えばあるマーケティングのメンバーだとToday、Weekly、Monthly、Seasonに分けてあって、未来から棚卸ししてTodayのことを書いていたり。

DocBaseを議事録として活用し、プロジェクトを見える化

日報以外では議事録にも使っています。以前は個人単位でドキュメントを社内に共有していたのですが、3人以上でミーティングしたものはDocBaseで議事録を書くことをルール化したんです。そうすることで誰がどんなプロジェクトに取り組んでいて、どんなミーティングをしたのか分かるようになりました。それによって部署を越えたコラボレーションが生まれるケースもあるので、議事録を共有するようになって本当に効果があったと思います。

議事録が次の会議へのアジェンダ的な働きも兼ねていて、毎週開催される会議であれば前週の議事録を見ながら「先週はこれを話したよね」ということもできるのでスムーズです。またDocBaseとSlackを連携させているので、投稿があればすぐに気が付くことができるようにしています。

組織をより良くするためにDocBaseを活用し続けます!

弊社はかなり速いペースで組織が変化しているので、これからも組織を整えていきたいと思っています。DocBaseの活用法ももっと広げていきたくて、マニュアル作成やカスタマーサポートの情報共有、社内wikiのような使い方を考えています。できることはまだまだたくさんあると思うので、これからも一層活動的な組織を目指していきたいですね!

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