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管理部門の業務も効率化する時代!面倒な労務手続きを自動化する「SmartHR」とは

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今回のソリューション:【SmartHR(スマートエイチアール)

〜人事や労務などの手続きを効率化し、会社にとっての「守り」の部分をサポートする「SmartHR」の使い方〜

特にスタートアップなどの創業間もない企業で後回しになりがちなのが、健康保険や雇用保険といったいわゆる労務関連の手続きだ。そもそも少人数でビジネスを拡大することを再優先していくと、会社にとっての「守り」の業務にはなかなか時間を使えない現実がある。

とは言え、会社と社員を守るためにも、ある程度ビジネスが拡大したタイミングからはそちらも同時に整備していく必要がある。

そういった企業において活用できるサービスが、面倒な健康保険や雇用保険などの労務手続き、書類作成を自動化するクラウドサービス「SmartHR(スマートエイチアール)」だ。

ビジネスSNS「Wantedly」を展開するウォンテッドリー株式会社で人事を務める大谷 昌継さんは、2015年10月より同サービスの利用を開始し、早くもそのすごさを実感しているという。

今後は人事や労務の領域でも、クラウドを活用した業務自動化が進んでいくと思っている」と語る大谷さんに、SmartHRを使うと何ができるのか、詳しいお話を伺った。

会社運営で後回しになりがちなのが、労務などの「守り」の部分

*スタートアップだと特によくある話だと思うのですが、健康保険や雇用保険などのいわゆる労務の部分って、後回しになることが多いですよね。

*立ち上げの時にはそもそも給与の支払いもままならないこともありますし、会社にとっての守りの部分は「ベストエフォート」になりがちです。できる時はできる、でも業務が忙しくなると滞ってしまう。

創業者も、会社の労務運営をするために起業しているわけではないですし…。まずは売上を作ることに注力するので、どうしても労務手続きが後手に回りがちです。会社としてきちんとやるべきことではありますが、最初は仕方ない部分もあると思います。

ただ、ある程度の利益が出てきて採用を始めるタイミングからは、社員のモチベーションがそういった部分で損なわれないようにすることが大事だと思っています。

例えば新しく入社した会社で健康保険がなかなか手配されなかったら、「この会社大丈夫かな」って不安になってしまいますよね。そういったことにならないように、会社としてしっかり用意しておくべきことがあるんですよね。

大谷 昌継さん

この「世の中的にやるべきこと」の部分で、組織を助けてくれるのが「SmartHR」です。面倒な労務関連の手続きを自動化してくれるクラウドサービスなのですが、ウォンテッドリーでは2015年10月に導入しました。

特にスタートアップのような少人数の会社では、確実に使った方がいいと思っています。それくらい便利ですよ。最近ステマかっていうくらい、あちこちでオススメしているのですが(笑)。

ゼロベースから上場までの人事を担い、再びスタートアップへ

私は元々、97年にまだ1,000人規模だったソフトバンクに新卒で入社しました。海外製品の仕入れや、ネットワーク機器の流通部門のバイヤーを担当して、4年経った頃に大学の先輩がオイシックスを立ち上げると聞いて。優秀な人が集まっていたこともあってそちらに興味が湧き、6番目の社員として入社しました。

そこから13年間オイシックスにいたのですが、最初は物流を担当していました。オイシックスの場合は野菜のような賞味期限のあるものを扱っているので、ネットだけでは当然完結せずに、多くの人の手がかかっています。

最初はノウハウもなかったので本当に大変で、よくやったな、と思いますね。その仕組みをある程度作ってから、人事の方に移りました。

当時は社員数で言うと30名ほどで、まだ人事の専属メンバーはおらず、採用も取締役が兼任していました。株式の公開を見据えた中で、会社としての仕組みづくりをしっかりしていこうというタイミングで、私がその役割を担うことになったんですね。

とは言え人事も未経験でしたし、特に労務関係はまったく知識のないところから始めたので、色々と苦労しながら進めていきました。

その後、無事に株式公開もでき、社員数で約180名、パートさん含めると650名ほどになった時に新しいことにチャレンジしたいなと。そこでちょうど人事の責任者を探していたウォンテッドリーに、2014年8月にジョインしました。

人事の仕事には、攻めと守り、ふたつの領域がある

大谷 昌継さん

これまでの経験からですが、人事の仕事は、大きくふたつの方向性に分かれるかなと思います。まずは採用や教育、評価といった会社にプラスの部分を作る、攻めの領域。こちらの活動は営業やマーケティングに近く、コミュニケーションが大切な仕事になってきますね。

もう一方は、決められたことをきちんとこなす部分。例えば給与計算に必要な各社員の情報をきちんと集めることであったり、福利厚生や産休の制度づくりですね。攻めの部分ではないけれど、会社にとっては忘れてはいけない、大事な部分です。

それぞれの業務で求められる能力も違うので、可能であれば別の人をそれぞれ雇うことが理想的だと思います。ただスタートアップではそうもいかない。弊社の場合も私が入社した時は、COO兼CFOの萩原が経理も人事も含めて「ひとり管理部」という状態でした。

ここから組織を拡大していくために人事とそれ以外の領域を分ける、ということで私が入社した感じです。採用を強化しつつ、人事的な守りの部分も引き上げる、ということがミッションですね。

手書きが多い労務手続きを自動化し、抜け漏れを防ぐ「SmartHR」

人事の攻めと守りの領域のうち、守りの方で活躍するのがSmartHRです。具体的には、健康保険や雇用保険などの労務手続き、書類作成を自動化することができます。

例えば新しい人が入社するときに裏で何をしているかというと、各種の保険などの手続きのために同じ情報を何度も色々な書類に手書きしているんです。

*例えば住所を書くシーンは、健康保険、雇用保険、年金の申し込み。別に難しいことではないのですが、これって人が毎回手をかけてやることじゃないですよね。

しかも件数をこなしても会社から評価されるわけでもないのに、記入を間違えると迷惑がかかってしまう。*

これがSmartHRを使って「入社手続き」を選択すると、一度住所などの基本情報を入力すれば、すべての書類が自動で揃います(※)。すでに入力された状態で印刷された紙が出てくるので、判子だけ押せば提出できる状態です。

▼公的な書類作成を自動化する「SmartHR」

smartHR

手続きに必要な項目の他に、自分たち専用のToDoもセットしておくことができます。つまり「入社手続き」に関するワークフローが構築できて、ひとつひとつをチェックしながら漏れなく進めていくことが可能になるんですね。

※現在(2015年1月)時点での対応は、全国健康保険協会(協会けんぽ)と、関東ITソフトウェア健康保険組合。順次拡大予定。

ガイダンスに従えばOK 労務手続きを覚えておく必要がなくなる

こういった手続きの作業は毎日するわけではないので、「住所変更した時って何したらいいんだっけ…」という感じでどうしても抜け漏れが起こってしまいます。ToDoをまとめようと思っても、なかなかその作業をする時間がとれない。

SmartHRが素晴らしいのは、それをもはや考えなくていいところです。手続きについて覚えておく必要はなく、SmartHRに登録されているToDoをすべてこなせばOK。

「同居していない両親を扶養に入れたい」というような非常に複雑なケースはさすがに難しいですが、基本的にはガイダンスに従って進めていけば、問題なく手続きが終わります。

▼「入社手続き」などのToDoが可視化される

SmartHR

労務の知識がない人もガイダンスに従えば作業ができるので、手続きのフローはパートさんなどにお願いして、判子だけこちらで押す、というオペレーションも可能だと思います。

人事のマスタデータとしても活用でき、UIがわかりやすい

SmartHRは、人事のマスタデータとしても活用できます。弊社の場合は、雇用契約を結んでいるメンバーの人事データがすべて入っていて、そこに私と、上司の萩原、それから給与計算をお願いしている社労士さんがアクセスして作業できるようになっています。

▼人事のマスタデータとしても活用できる

SmartHR

そういったマスタデータを、自社で作るのは管理も含めて面倒じゃないですか。 人事系のERPもありますが、ちょっとUIが難しいというか…経験を積まないと使いこなせない。その点SmartHRはわかりやすいので、誰でも使えると思いますよ。

クラウド型のツールなので、セキュリティ面を気にされる方もいるかもしれません。でも、社内に同じ情報を持っていても管理コストがかかりますよね。

弊社の場合はそもそもファイルサーバーを持っていなくて、社内のローカル環境で情報を管理する方がむしろ気持ち悪いなっていう考え方です。どっちもどっちという感じですが、個人的にはクラウドの方がむしろリスクは低いと考えています。

また、SmartHRはサービス改善のスピードが速いんです。例えば以前に情報の閲覧権限を設定したいという要望を伝えたところ、1ヶ月ちょっとで「事務担当者」というロール(権限)が追加されました。

役員報酬のような特定の情報を見せずに作業だけを行うメンバーを招待できるようになったので、便利になりましたね。

チャットサポートの対応も早いです。料金に関しては、従業員数に応じた月額制になっています。

「CorporateOps」の考え方で、管理業務の自動化を進めていきたい

元々SmartHRに出会う前から、管理系の業務はもっと効率化できるし、実際にされていくのではないか、と感じていたんですね。と言うのも、ウォンテッドリーに来てからは割とインフラエンジニアと近い距離で仕事をしているのですが、サーバーを増やすことと、人を増やすことって似ているなと思って。

大谷 昌継さん

インフラエンジニアは、サーバーの負荷が増えた時に自動で増設ができる仕組みを、プログラミングで用意しています。

そうすることでサービスの拡大に柔軟に、素早く対応することができる。いわゆるDevOpsですね。サーバーを1個増やそう、というタイミングでそのプログラムを走らせると、必要なものができあがるわけです。

管理部門も同じで、CorporateOpsじゃないですけど、サーバーが増えるときと同じように、人が増えるときも役所関連やメールアドレスの発行などの決まった手続きがあるわけなんです。そこをできるだけ自動化したいな、と思っていた時に、SmartHRに出会いました。

同じ管理部門でも会計の領域では、クラウドを使った効率化が当たり前になりつつあります。今後は人事の世界でも、この動きがもっともっと進んでいくと思っていますね。

今後の弊社の方針としても、グローバルに事業を拡大していく中でも人は増やしすぎず、人数よりは作業の効率化で物事を解決する組織になっていきたいと考えています。

人事・労務関連もどんどん自動化して、いつかは入社が決まると勝手にすべての申請がされる、といった形ができるといいですね。(了)

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