加藤章太朗さん
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  • 加藤章太朗

200社の企業に取材して分かったよくある悩み【コミュニケーション・情報共有編】

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200社以上の企業に、コミュニケーション、情報共有、営業・マーケティング、開発、デザイン、などあらゆる領域での課題解決ストーリーを取材してきました。

今回は、その中でもコミュニケーション・情報共有に関してよくある悩みとその解決策を整理しました。チェックリストとしてもご活用下さい。

コミュニケーション・情報共有に関するよくある悩みを紹介します。あなたのチームでは何個当てはまっているでしょうか。

チェック1:誰が何をしてるかわからない

「今Aさんって手空いてるのかな。仕事をお願いしたいんだけど。でも忙しそうだしな...」

こんなことってありませんか?それぞれが抱えている仕事が見える化されていないと生産性が悪くなってしまいます。

▼株式会社リクルートライフスタイルの事例

梶原 成親さん

2,000人のタスクを一元管理! 全員の業務負担を可視化する、プロジェクト管理ツールとは

私が入社した当時は、ほぼ全てのタスク管理はメールを中心に行っていたんです。従ってToDoを確認する時には、該当するメールのスレッドをその都度探し出す必要がありました。1日約2,000通ものメールが来る中で、必要なスレッドを見付けて、会話を遡ってステータスをチェックして…正直かなり大変でしたね。

個人のタスクが可視化されていない場合、例えば抱えているタスクが少ないBさんに「今すごく忙しいんです」と言われてしまうと、「そうですよね…」と反応するしかなくて。

解決策

ToDo管理や誰かに仕事をアサインすることができるプロジェクト管理ツールを導入しましょう。

1.プロジェクト管理ツール「Wrike」

Wrikeはアメリカ発のプロジェクト管理ツールです。

Wrike

タスクの見える化はコミュニケーションの基本 プロジェクト進行に「完璧」なツール

初めてWrikeを使った時に、「完璧だ!」と思って(笑)。僕らが一番欲しい機能がしっかり揃っていたんです。ToDo管理、ガントチャート、日本語対応、それから割り込みタスクをガントチャートに入れていくとスケジュールが全部ずれていく機能とか。ベーシックな機能ですけども、サブタスクが切れるのも大きかったです。システム開発の場合、開発自体が長いのでサブタスクに細かい部分をどんどん落とし込んでいかないと回らないので。

2.プロジェクト管理ツール「JIRA」

JIRAはAtlassianが提供するプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発で使うケースが多いツール。

JIRA

2,000人のタスクを一元管理! 全員の業務負担を可視化する、プロジェクト管理ツールとは

JIRAを導入したおかげで「誰の手が空いているのか」ということが明確になったので、工数配分を適正化するための1つの起点ができたと思います。タスクの進捗はプロジェクト単位でも確認できるので、「ここに人が足りていない」というように、リソースが適切に分配されているかを確認することもできます。

3.プロジェクト管理ツール「Backlog」

Backlogはベーシックなプロジェクト管理ツールです。

Backlog

「共有」で社員が自発的に働く組織を!誰でも気持ちよく使えるプロジェクト管理ツール

BacklogはToDoリスト的に使っていて、それを見れば「自分が何をすればいいのかわかる」ようにしています。個人別のToDoリストの他に、基本的にアプリ単位でプロジェクトを立ち上げて、その中でチームメンバーとコミュニケーションを取ったり、タスクを割り当てます。誰が今ボールを持っているのか、非常にわかりやすいですよ。

▶Wrike、JIRA、Backlogの使い方をまとめた記事はこちら

チェック2:誰がどんな情報を持っているかわからない

「情報が各人の頭の中にあり、誰がどんな情報を持っているかわからない」

これもよくあることだと思います。情報が各自の頭の中にあり、誰がどんな情報を持っているかわからないので、都度色んな人に確認しにいかなければなりません。

▼株式会社モンスター・ラボの事例

加藤 悠さん

1人ではQiita、組織ではQiita:Team!情報発信と共有が手軽に実現できるサービスとは

ここ半年ほどで社員数が急増し、社内に情報が散乱してどこにもまとまっていないという課題が出てきていました。情報が属人化して、「暗黙知」のようなものが生まれてしまっていたんですね。

解決策

ストック型の情報共有ツールを導入しましょう。情報を書き込んで簡単に共有できるツールが沢山出ています。

1.情報共有ツール「DocBase」

DocBaseはアクセスする人の権限管理ができる情報共有ツールです。

DocBase

多様化する組織で情報の属人化を防ぐ!ディップの新規事業を支える「DocBase」とは

DocBaseの活用方法は様々で、企画の人ならアイデアをまとめ、エンジニアなら技術情報の共有に使用しています。共有範囲もバラバラで、個人で使っている人もいればチームで使っていたり、組織を横断して使うのにも向いています。

具体的な活用法としては、会議のアジェンダや議事録、あとは新入社員の日報などを記録して残しています。日報には必ずコメントを入れるようにすることで、業務の振り返りの場としても活用しています。エンジニアの方々は例えばサーバーの構築手順や、日々の業務で出てきたアンチパターンといった技術情報も上げていますね。

DocBaseが類似サービスと比較して良いと思う点は、自由な権限の設定ができ、チームを作って活用できることです。また、情報が暗号化されるため、セキュリティを気にする企業には適していると思います。

▶DocBaseの使い方はこちら

2.情報共有ツール「Confluence」

ConfluenceはAtlassianが提供している情報共有ツールです。

Confluence

縦割りの組織も変えられる! 部署を越えたコラボレーションを生む情報共有ツールとは

Confluenceを導入すると、毎回「人に聞いて」状況を把握する必要がなくなります。例えば開発チームのプロジェクト進行がうまく可視化できていないような組織にはオススメですね。また、縦割りの組織で、各グループがそれぞれどう動いているか見えていない場合も有効活用できると思います。

▶Confluenceの使い方はこちら

3.情報共有ツール「esa」

esaはみんなで情報を育てるというコンセプトの情報共有ツールです。

esa

共有された情報は「みんなで」進化させる Tokyo Otaku Mode流の情報共有とは

esaは蓄積された情報を誰でもすぐに編集できるんです。もちろん誰が編集したかは履歴として残ります。

書き込むハードルを極限まで下げる設計思想が感じられ、誰かが残した情報に対して「ちょっとメモを残しておこう!」という気持ちにさせてくれるんです。

初めから完璧な情報はいらない。みんなで情報を育てる情報共有ツールesaの使い方

チェック3:コミュニケーション量が少ない

「外出しているメンバーとのコミュニケーション量が少ない」

営業をしているメンバーはどうしても社内にいないことが多く、メールだと気軽なコミュニケーションができないため、コミュニケーション量が減りがちです。

▼株式会社バレットグループの事例

大崎 亮さん

人的ミスをゼロに!月末に集中するタスクを100%実行するトリプルチェックの仕組み

弊社もまだベンチャーなので、1人ひとりが営業や採用といった複数のミッションを持っていますし、特に営業をしていると外出しがちなので、メンバーとのコミュニケーションが取れなくなってきますよね。

解決策

チャットツールを導入すれば気軽なコミュニケーションができるようになるので、コミュニケーション量は自然と増えていきます。メールと違い、文章を始める前に挨拶を書く必要もありません。

1.チャットツール「Slack」

Slackは世界で急速に広がっているアメリカ発のビジネスチャットツールです。

Slack

Slackはもはやチャットツールではない! 外部連携、bot、IoTまで広がる活用法

今では社員全員と、外部のデザイナーさんなども含めて50名ほどでSlackを使い倒しています。100以上のチャンネルがあって、業務に関するコミュニケーションからそうではないものまで、常に全員がSlackを見ている状態です。コミュニケーションの量で言ったら、以前の何十倍にもなったかと思います。

▶Slackの使い方はこちら

2.チャットツール「チャットワーク」

チャットワークは非エンジニアでも使いやすいビジネスチャットツールです。

チャットワーク

新しい働き方は「社内ベンチャー」から 社内外のやり取りを円滑にするチャット活用術

また、チャットだと結果的にコミュニケーションの回数は増えるので、お客様と「仲良く」なることができます。実際には1回しか会ったことのない方でも、チャットで2週間やり取りをすると、次に会ったときにすごく仲良くなっていることもよくありますね。

チェック4:営業メンバーに情報共有のモチベーションがない

「営業同士が成果を競い合っていて、顧客と話した内容などを積極的に共有しない」

このような状況では、顧客の声が反映された良いプロダクトを作ることは中々できません。

▼株式会社M.T.Burnの事例

佐藤 裕介さん

情報共有する奴が偉い!「役割分担+日々発信」のエンジニア文化が組織全体を強くする

「次に何を作るか」ということも先例がないので、全部自分たちで1から「発明」していかないといけないんです。そうなってくると、顧客から得られる生の情報をしっかりと拾って、短い期間の中で集約し、チーム全体の知識として議論の前提を揃えた上で、発明のための議論をすることがポイントになります。

エンジニアの場合、それぞれがプロダクトの違う部分を作っていることが多いので、作ったものを1人ひとりマージしながら開発を進めていきます。そのために全員が全員のやっていることを理解する必要があるので、情報共有する文化があります。ただ営業の場合は全員が「売上を上げる」といった同じことを追いかけていくので、お互いにメリットをあまり感じない。報告で終わってしまい、情報共有まではいかないわけです。

解決策

役割が同じで、お互いが協力しなくても目標を達成できてしまうと、どうしても情報共有をしません。そのため、例え営業であってもあえて「役割をずらす」ことで情報共有するモチベーションが生まれます。

情報共有する奴が偉い!「役割分担+日々発信」のエンジニア文化が組織全体を強くする

そこで視点を変えて、ちゃんと個々の営業マンの「役割をずらす」ことで、情報共有する価値が生まれていくと考えました。並列で働いている営業マンでも、実際には役割が細かく分かれているんですよ。各自が「何を理解し」「何をするのか」を個人個人の役割として明確に定義し、しっかりと言語化しています。

例えば広告の設計やデザインであるアドフォーマットは、インダストリーやコンテンツの種類によって、たとえ同じパブリッシャーの中であっても最適なものが変わります。ビジュアル重視のエンタメ的なコンテンツなのか、タイムライン形式のニュースなのかで、提案が全く違うんですね。こういったそれぞれの分野で担当を分けることによって、他の人がしていることを知りたくなるし、また知らなければいけない。更に自分自身も、他のメンバーが知らないことをしているので共有したくなるんです。

まとめ

コミュニケーションや情報共有・蓄積に関する悩みの一部をピックアップしました。

1.誰が何をしてるかわからない

2.誰がどんな情報を持っているかわからない

3.コミュニケーション量が少ない

4.営業メンバーに情報共有のモチベーションがない

もし当てはまるものがあれば、ご紹介した解決策をぜひ試してみてください。(了)

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