情報が属人化していて、何から手をつけて良いか分からない・・・

2014年9月頃よりジャックアンドビーンズでインターンとして働いており、2015年4月に新卒入社しました。現在は、Webマーケティングに関するコンサルティングのアシスタントをしていて、お客様への資料作成や、Web広告の入稿作業を行っています。

Web広告の入稿って案外複雑なプロセスなので、インターンとして業務を始めた当初は何から作業を始めたらいいか分かりませんでした。そして、それらのノウハウは、共有されている場所もなく、各メンバーの頭の中にある状態だったので、分からないことがある度に社員の人に聞いて、また画面に戻ってポチポチ作業をして、という感じでした。まさに情報が属人化している状態ですね。

この状況を変えたいと思い、情報共有ツールを検討しはじめました。元々アルバイトとしてテレアポの会社で働いていたときも、うまく成果を出している人のコツとかが共有されてなくて、もったいないな、とすごく感じていたので、今度こそ変えてみたい！と思ったんです。

Qiita:team、Confluenceなどを検討し、カテゴリ分けが簡単にできるesaを導入

Qiita:team、Confluence、esaなどいくつか情報共有ツールを検討し、2015年5月にesaを導入しました。

▼esa

導入の決め手になったのは、esaは情報のカテゴリ分けが簡単にでき、情報を探しやすいことです。弊社では常にesaのカテゴリーを刷新していて、水平的なカテゴリー分けと垂直的なカテゴリー分けの2つで分類しています。

まず、水平的なカテゴリー分けは、情報の種類に応じて「ハッシュタグ」をつける方法です。タイトルの後にリスティングならリスティング、キャンペーンならキャンペーンといった形で属性をハッシュタグでつけることができるので、情報を属性毎に管理・検索できます。

▼#で情報に属性をつけることができる

▼検索窓を使ってすぐに属性ごとに情報を取得できる

次に、垂直的なカテゴリー分けは、ある分野の中で、記載内容を大カテゴリ、中カテゴリ、小カテゴリに分類する方法です。esaでは、共有する記事のタイトルを／で区切ることで、カテゴリ分けができます。

例えば、弊社はリスティング広告も運用しているので、「リスティング/ヤフー/キャンペーン作成方法」といった感じでタイトルをつけて整理しています。

このように、タグやカテゴリーから簡単に情報を見つけることができるので、かなり使いやすいですね。

Google Chromeのオムニボックスと連携

また、esaの閲覧をより効率的に行うようにするために、Google Chromeのオムニボックスと連携しています。オムニボックスの窓からダイレクトに検索をしてもらうことで、ブックマークからesaを探す⇒ログイン⇒esaの内部の検索窓で検索する、という流れを効率化しています。

▼オムニボックスから検索すると・・

▼esaの画面に直接たどり着くように！

また、esaの更新情報をチャットツール「Chatwork」に流すように連携して、皆がキャッチアップしやすいように工夫しています。

esaへのアクセスをGAで解析してPDCAにつなげる

なお、弊社ではGoogle Analytics（GA）を使って、esaのどのページへアクセスが多いかを把握してナレッジの改善につなげています。

現在1700ページ位の情報があるのですが、アクセスが多いナレッジを書いた人にさらに書いてもらうなどナレッジ共有のPDCAを回すのにGoogle Analyticsを活用しているんです。

業務でつまずいた場合にesaを見ずにググッて解決策を探している人がいたので、もっとesaにアクセスしてもらうためにGoogle Analyticsを使って分析を始めました。

サポートが早い　容量も無制限

esaはサポートの反応も速かったです。自分は全くesaのことが分からなかったので、窓口の方と密に連絡取りながら進めていたのですが、何か聞くとすぐにレスポンスを返してくれて本当に助かりました。

ついこの前も、記事ごとのURLとタイトルをセットでCSVで吐き出したいと思って窓口の方に相談したところ、その時点では機能がないとのことでした。ただ、それから2時間程たってから「これ作ってみたので、使ってみてください」と欲しかった機能のベータ版を提供してくださったんです。驚くと同時にすごくありがたかったです。

また、DropboxやEvernoteと比べると、esaってストレージ量に上限がないんですね。1つの記事に対して、データ添付できる容量は5MBまでと決まっているのですが、その上限の開放も設定できますし、どれだけ記事を作ってページを作ったとしても、ストレージ量には関係ないというところが素晴らしいと思っています。

さらに、自分のアカウントを忘れてしまったとか、メインの人が退会してしまったというときでも、蓄積されていたデータやそのチームのドメインは消えずに残り続けるので、安心して運用できています。

新卒が1.5倍の仕事ができるように

esaを導入してから、業務が分からない際に人に聞いたり、1人で考える時間を減らすことができました。その分の工数削減を考えると、個人的には以前より新卒が1.5倍くらいの仕事を回せるようになってきたと思います。

そもそも自分のような新卒って「競合分析やってみて」といきなり言われても、何を分析すればいいのか分からないんですよ。でも、esaでフォーマットをまとめておけば聞かなくてもフォーマットを参考にして作ることができるので、それなりのものは新卒が作ることができるようになりました。

また、社内でesaというワードが出てくる回数が増えたと感じています。僕がいないところでも、「これってなんだっけ？」とか「これってどうやるんだっけ？」というときに、「それesaに入っているよ」とか「書いてないからesaに入れておこうよ」とメンバー全員がナレッジを貯めたり、探す動きをするようになっている光景をよく目にするようになりました。

今までは自分がデータを入れていたんですけど、1人、2人、3人、4人と、積極的にesaに入れてくれるようになってきたので、メンバーのナレッジ共有に対する認知や考え方が変わってきたかなと感じています。

自分の試行錯誤から得られた経験からだけでも成長はできると思うのですが、それだと足し算的に成長するだけだと思うんです。周りの人の経験から来るナレッジを得ると、掛け算的に成長ができると思っています。情報共有を行うことで各メンバーが二次関数的に知識を吸収できて、アウトプットの質も高めることができると信じています。