多様な選考フローと候補者ごとに異なる進捗…エクセル管理は限界

2007年に新卒で弊社の前身企業に入社し、PCメディアサービスの営業や、広告代理部門のセールスマネージャーなどを経験しました。2015年9月に採用育成部に異動になり、現在は4名の採用チームのマネージャーとして、新卒・中途採用の両方に関わっています。

新卒採用に関しては、毎月100名規模の説明会を1〜2回、30名規模を複数回行っています。1人ひとりの候補者の方の進捗状況の管理には、以前はエクセルを使っていました。

ただ、弊社は職種や採用形態によって選考フローが異なるため、エクセルでの進捗管理には限界を感じていました。

SONARを導入し、採用の進捗管理と応募経路の分析を効率化！

そこで、2013年の春に採用管理ツールの「SONAR」を導入しました。SONARは、採用に関する情報を一元管理でき、かつ応募経路の分析もできるクラウドサービスです。

SONARではそれぞれの候補者が今どの選考ステップにいるか、ということがチャート図で表示されるので、状況が一目で確認できるようになっています。

▼チャート図で候補者の進捗管理ができる

選考フローや選考ステップが何パターンあっても、チャート図で直感的にわかるので管理が非常に楽になりました。

また、各候補者の情報も一元管理でき、出身大学や学部名で絞り込んで表示することもできます。例えば「理系の大学院生をもっと集めたい」と思ったら、その条件でソートをかけることで現在の応募状況もすぐに把握できます。

▼応募者の一元管理も可能（画像はイメージです）

応募経路の分析については、弊社では経路ごとに候補者数を集計しています。すると応募の多いサイトや、Webよりイベントに強い採用サービスなどがわかります。

経路別での状況を把握しやすいので、新しく募集をかける際の採用媒体の選別や、工数を割くべきイベントを決定することに役立っています。

▼応募者が「どこから応募してきたのか」も分析できる

メール作成の工数も削減　選考フロー自体の改善にも

SONARでは特定の候補者に対して、メールを一括で送信することもできます。テンプレートも保存できるので、イベント後などの一度に大勢の方へメールを送る際には重宝しています。

▼メールのテンプレートも保存可能

選考フローごとの通過率も算出できるので、フローの改善につながるきっかけになっています。例えば「一次選考の通過率が思っていたより悪い」ということがわかったときに、担当の面接官と話して改善につなげる、といったこともしやすくなりました。

1日で説明会から内定まで　スピーディなフローでも大活躍

SONARが役立ったケースとして、昨年9月に開催した「説明会から内定までが1日で完結する」採用イベントを実施しました。1日で結果が出るので、学生にとっても時間や交通費を節約できるメリットがあるんです。

ただ、説明会でエントリーシートを書いてもらい、その日に一次面接から最終面接までを行うので、運営側の段取りはかなり大変でした。説明会の1時間後には、一次面接に進んでいただく候補者の方へ連絡をする、といったイメージですね。これは候補者の情報が管理しやすいSONARがあったからこそ、実施できたイベントだったと思います。

また、進捗管理が簡単になったことで、新しい採用形態にも積極的に取り組む体制ができました。具体的には2017年度の新卒採用から、ユニーク採用を取り入れています。こちらもSONARのチャート図で進捗を一括管理しているからこそ、採用チームのメンバーを増やさずに実現できたと思っています。

「採用を科学する」ために役立つSONAR

採用にあたっては、「何となくいい感じの人が採れている」という状態ではなく、ちゃんと採用を「科学」したいと思っています。結果をしっかりと定量化して把握し、改善につなげていくということですが、SONARの活用でその実現に一歩近づけたと思っています。

SONARは、採用担当の人手が足りていない企業にはオススメですね。労務や総務といった別の業務を抱えている人事担当もいらっしゃると思うので、そういった方には特に役立つツールだと思います。

今後もSONARで得た分析結果を次の採用に生かすとともに、ユニーク採用をはじめとした新しい採用形態にも積極的に取り組んでいきたいと思います。（了）