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  • 渡辺 かすみ

プロジェクトをもっと円滑に コミュニケーションデザイナーお勧めの3ツール

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今回のソリューション:【Slack/スラック】

〜Slack, Trello, Togglを活用して、プロジェクトメンバーのコミュニケーションを円滑化している事例〜

プロダクト開発をする際に、メンバー間でコミュニケーションがうまくいかないと、当初想像していたものと全く違うものが出来上がってしまう。

DeNAなど数社でUIデザイナーを務めた合同会社コトナリの渡辺 かすみさんは、コミュニケーションデザイナーとして社内やクライアントに対して、最適なコミュニケーションを実現するためのツールやワークショップの開催などを提案している。

プロジェクトメンバーのいいところを引き出すコミュニケーションが実現できれば、世の中にいいものがたくさん生まれると思います。」と語る渡辺さんに、円滑なコミュニケーションを行うためのポイントや活用しているツールについて詳しく伺った。

独学でデザインをはじめ、DeNAでUIデザインを

新卒で入社した会社で、女性メディアの立ち上げがあるという話が出たので、自ら希望してデザインの仕事を独学ではじめました。その後、デザイナーとしてさらに成長したいと、DeNAに転職しモバゲーのプラットフォームを担当しました。新機能の画面を作成したりUIのテストを行っていましたね。

そして、コトナリの代表に声をかけていただき、コトナリに入社しました。現在は、DeNAさんをはじめとしたクライアントのプロジェクトでデザインを行っています。ユーザーテストをして、デザインして、リリース後の運用も行っています。

また、週に1度、ある会社に常駐をして業務改善のコンサルティングも行わせていただいております。この会社はもともと営業系の会社だったんですが、社長さんが「プロダクトを作っていける会社にしたい」という要望をお持ちだったので、ものづくりができる体制を構築するお手伝いをしています。

いいものを生み出すためにはコミュニケーションが重要

UIデザイナーとして様々なデザインプロジェクトで経験を積んで思ったのが、コミュニケーションの重要性です。メンバー間のコミュニケーションがうまくいかず、全然違うものを作ってしまった経験が何度もあります。

渡辺かすみさん

そのため、プロジェクトメンバーのいいところを引き出すコミュニケーション方法を提案していきたいと思っています。そうすれば世の中にいいものがたくさん生まれると思います。そこで、コミュニケーションデザイナーと名乗り、社内やクライアントに対してデザインだけではなくコミュニケーション方法も提案しています。

ワークショップというコミュニケーションでアイデアの発散を

アイデアを出すためのコミュニケーションは、ワークショップ形式がお勧めです。以前、「プロダクトを作っていけるようにしたい」という会社への業務改善のコンサルティングで「まずはアイデアを自由に発散しましょう」と提案したんですが、意見が出てきませんでした。目があったら「どうぞどうぞ」みたいな雰囲気で...。

このままでは難しいと思い、アイデアを出しやすくするためにGoogleなどでも取り入れている、デザインスプリントと呼ばれる付箋を使ったワークショップの提案をしました。

ワークショップの内容はメンバーの自己紹介からはじまり、簡易ペルソナの作成、アイディアだし、何をつくるかの意思決定、つくるもののユースケースあらいだし、ペーパープロトタイプの作成までを行いました。

本来は数日かけておこなうものを3時間程度に短縮をして行いました。社長も参加してもらいましたが、皆が同じ立場で、民主主義的に行われるのがこのワークショップの特徴です。社長にもニックネームをつけていただき、全員がニックネームで呼び合い、ときに笑いもあるにぎやかなワークショップになりました。

渡辺かすみさん

コミュニケーションの方法をワークショップのような形式にしたことで「みんな意見を出していいんだよ」という雰囲気を作ることできました。「意見を出すことが第一歩で、間違っていても前進だよ」ということを伝えることが重要です。

このように、チームメンバーのアイデアが出ない際は「アイデアを出そうよ」というコミュニケーションをするのではなく、ワークショップなどを提案してみるのはお勧めです。

Slackの着信音を分けてレスポンスを早く!

社外の方とのコミュニケーションで意識しているのはレスポンスの早さです。離れて働いているので、信頼を得るためにはスピードが大事だと思います。離れている弊害というのを感じさせないコミュニケーションが重要です。そのために、チャットツールSlackを活用しています。

Slackは、社内でも利用していて、チャンネルがすごい数になっています(笑)。そのため、Slackの着信音を変えて社外プロジェクトの返信をなるべく早くできるように工夫しています。また、チャンネルを作るまでもない時は、Post機能を使ってなるべくチャンネルが増えすぎないようにしているんです。Post機能を使うと記事のようなスタイルで投稿できて、そこにコメントして議論していけます。

▼Slackのポスト機能(内容はイメージです)

Slack_Post

社外の方と離れてコミュニケーションを取る上では、レスポンスの早さ以外にも、直接話すことも重要なので、Google Hangoutsを使って朝礼に出させてもらっています。

TrelloとTogglの組み合わせでToDoと工数の管理

社内のコミュニケーションでは、Slack以外にTrelloを使っています。タスクをTrelloで共有しておくことで他のメンバーのサポートに入りやすくなります。

Trelloの便利なのは機能の拡張ができることだと思います。中でも、Togglとの連携は気に入っていて、これからどんどん使おうと思っています。Togglは何に時間を使っているか計ってくれるサービスで、作業項目を記入してタイマーをスタートさせます。

これがTrelloと連携できて、タスクの横のボタンを押せばタイマーが動いてくれます。何に時間を使っているかがわかれば、あまり動けていないプロジェクトも把握できます。そうなれば、対策を考えるきっかけにもなりますね。

Togglはチーム単位で時間を測ることも可能なので、チームのパフォーマンスもわかります。クライアントごとにかける時間に差があり過ぎるとよくないので、そのヘルスチェックにも活用できますね。

▼Togglでは、タスクやチーム毎にかかる時間を計測できる(内容はイメージです)

Toggl

新たな発見をくれる「みどり荘」でのコミュニケーション

現在はこの「みどり荘」というシェアオフィスで仕事をしていますが、そこでもみんなが忙しくて空気がピリッと感じたときなんかは、お花を買っていったり、みんなが気持ちよくなるコミュニケーションを意識しています。

▼みどり荘にて

渡辺かすみさん

みどり荘に来るまでは、カリカリしていました。ストイックに自分の世界に集中している感じで。ここでは何気ないメンバーとの会話の中で、発見があるんです。仕事への考え方も変わりました。

以前は、DeNAで働いてましたとか、過去のことを重視していたのですが、今はそぎ落としていくというか。大事なのは「今の自分に何が提供できるか」をしっかり見て、こういう風になりたいのであれば、足りない部分に対して努力することだと思います。

今後もコミュニケーションデザイナーとして、プロダクト開発の場に最適なコミュニケーションを提案していきたいと思います。(了)

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