長年の店長経験を活かし、本部主導でシフト管理ツールを導入

私は中途でシュゼットに入社し、アンリ・シャルパンティエなどの店舗で、約12年にわたって店長を務めていました。

▼アンリ・シャルパンティエの実店舗

その後、複数店舗を監督するスーパーバイザー職を経て2014年に本社へ異動し、店舗運営の支援や人材開発、POSシステム（※）の構築と、ここ数年で幅広い業務に携わってきました。

※レジでの精算業務が行われた時点で商品データを集計する、販売管理のシステム

弊社では、今から約3年前にPOSシステムを導入しました。そして同時に、スタッフのシフトや人件費の管理も、システム化したいと考えていたんです。

もともと、私が店長だった時代からずっと、現場ではExcelを使ってシフト管理をしていました。ただ、各店長がオリジナルのフォーマットを使用していたので、本部目線からすると非常にわかりづらくて…。

▼シフオプ導入前に、店長が作成していたシフト管理用Excelシート

また、当時はシフトで欠員がでた時も、仲の良い店長同士がお互いに人員をやりくりするくらいで、管理は現場に任せっきりでした。そのため、どの店舗で人が何人足りていないか、といった情報は、本部では全く把握していませんでした。

こうした課題感から、オンライン上でシフトを可視化することができ、かつPOSとの連携が可能なツールを探していたんです。

そして、5社のツールを比較検討した結果、リクルートが提供する「シフオプ」を導入することに決めました。

現場から課題を抽出するため、パイロット店舗での検証をスタート

シフオプは、店舗スタッフのシフト作成・管理をオンライン上で行うことのできるツールです。

シフト作成そのものがラクになるだけではなく、シフトを全体に可視化することで、店舗を越えてヘルプ人材を確保することに役立っています。

2016年4月に、まずはパイロット期間として5店舗での導入を開始しました。スタッフの人数が多すぎず、かつ参考になる規模感ということで「中型店舗」を選びました。

検証をする上では店長の協力が必要不可欠なので、中型店舗のなかでも、本部の指示を守りうまく連携が取れそうな「真面目な店長」を選びましたね（笑）。

そして、実際に運用を開始してみると、いくつかの課題が見えてきました。

例えば、Excelであれば、特定の日付や時間に「〇〇をやってください」と具体的な指示を記入できます。しかしシフオプは定型チャートになっているので、スケジュールに直接書き込むことが難しくて。

また、シフオプの機能を本部が説明しきれていなかったこともあり、「逆にシフト作成が大変になった」という声も現場から上がってきたんです。

そこで、店長と密にコミュニケーションを取り、リクルートさんのサポートもいただきながら、1つひとつの課題に対応していきました。

そして半年の検証期間を経て、2016年10月から全店舗での導入に踏み切りました。

店舗を越えたシフトの可視化で、月20人分のヘルプを調達！

全店への導入により、本社から「どの店舗で」「どの曜日の」「どの時間帯に」「何人の」スタッフが足りていないかが確認できるようになりました。

また現場での活用を促すため、オンライン上の確認だけではなく、週次の会議も行っています。

この会議には、本社の人間と10店舗ほどを統括する全国のブロック長が集まるのですが、ここでもシフオプのデータを活用しています。

例えば「社員の残業時間が多い」「シフトの人数が足りていない」など、意識的にウォッチすべき店舗について、本社から各ブロック長へ伝達しています。

しかし、いくらシフトが可視化されても、弊社の店舗特性による課題も残っていました。

私たちの店舗は、ほとんどが百貨店の洋菓子売り場にテナントとして入っています。そのため、他店の人手を借りたくても、その百貨店の研修を受け、入店バッチを持っていなければ、ヘルプに入ることができません。

そこで、アルバイトの時給アップの条件に、各百貨店の「入店バッジの個数」を紐付ける施策を始めました。

こうして、オフライン施策とセットで店舗間のスタッフ共有を促進した結果、ある店舗では月20人分のシフトを、他店からのヘルプで補うことができました。それに伴って、無理なシフト体制や社員の残業時間も大きく減りましたね。

リアルタイムな可視化で、人件費予測の精度が向上

また、作成段階のシフトを本部から確認することで、人件費の予測精度が向上しました。

もともと、店舗の人件費は昨年実績をベースに予算を組んでいたため、月次の実績と大幅にずれることが度々ありました。月によっては、予実の差が120%になってしまう店舗もあったんです。

しかしシフオプを導入し、本社が日々のシフト実績を確認することで、翌月の人員計画を管理、調整できるようになりました。その結果、今では全社で約5%の誤差に収まっています。

さらに、店長が作成したシフト計画は、評価の材料としても利用しています。

シフトの計画と実績を突き合せることで客観的なデータが得られるため、管理能力を見るひとつの判断材料として役立てています。

現場でのシフト回収・調整にかかる工数が減少

また、現場でもシフト調整における工数負担が大きく軽減しています。
以前は、スタッフに紙でシフトを提出してもらい、未提出の人には店長が電話で個別催促して、ようやく回収したものをExcelに打ち込んで…という作業が発生していました。

それがシフオプでは、シフト回収から人員不足時のリクエストまで、ボタンひとつで簡単に一括送信できます。スマートフォンでも提出ができるので、スタッフのシフトの提出遅れもなくなりましたね。

▼シフオプ上での、「ヘルプ募集」リクエスト一括送信画面

ある店長の話では、今まで月2回、シフト回収から調整、確定までに約3〜4時間かかっていたものが、1時間で出来るようになったと聞いています。シフト作成後の時間数や人件費の計算もすべて自動化されるため、全ての作業工数を加味すると大幅な工数削減になっています。

また、チャット機能がついているため、店長とスタッフのコミュニケーション向上にも効果が出ています。LINEのような感覚で気軽にやり取りができるので、スタッフのみなさんからも評判がいいですね。

▼店長とスタッフ間の、シフオプ上でのチャットの様子

シフト作成の精度を高め、採用にもつなげていきたい

現在、シフオプを活用し、「最適なシフト」のロジックを確立する取り組みを始めています。

全店舗で、試験的に5つのパターンのみでシフトを作成しているんです。「平日の昼」「土日終日」など、本当に人が足りていない曜日・時間帯を可視化することで、採用ターゲットに合わせた採用計画を推進しています。

今後は、店舗だけでなく製造現場へのシフオプ導入も決まっているため、よりシフト作成の精度を高め、採用コストの低減にもつなげていきたいと考えています。

さらに言うと、定量面だけでなく、将来的には「この日は経験の浅い人がシフトに入っているから、通常4人だけど6人にしよう」といったような、定性的な人事データとも連携したシフトを、自動で作成することが目標です。

ただ、いずれにしても基本はシステムですから、最終的にはシステムを使う側の人間が、自分の目で確認をする必要があると思っています。

そのため、システム構築とともに、現場で使う人たちの意識と行動を変えていけるように、今後も挑戦していきたいですね。（了）

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