• 株式会社スマートドライブ
  • 代表取締役 CEO
  • 北川 烈

オフィスを「WeWork」に完全移転!コストだけでなく「移動のムダ」も減らすその活用法

〜事業と組織の成長が読みづらいベンチャー企業には最適!「すぐに入れてすぐに出られる」「国内・世界各地のスペースを利用できる」「オフィス管理の負担が減る」WeWorkに拠点を持つことのメリットとは?〜

特にベンチャー企業にとって、「オフィス管理」「オフィス移転」にかかるコストは大きな負担だ。

IoTデバイスを通じた車の走行データの収集・解析や、それらを活用したコネクテッドカーサービスを展開する株式会社スマートドライブ。

現在およそ50名の従業員を有する同社は、2018年5月に、NY発のコワーキングスペース「WeWork」新橋の3階を「フロア借り」し、自社オフィスとしての利用を開始した

▼「WeWork新橋」エントランス

「事業フェーズを考えても、固定オフィスを持つよりフレキシブルに1〜2年のスパンで自由に動ける方が良いと考えていた」と話すのは、同社CEOの北川 烈さん。

当初は「シェアオフィス」に入居することに対しての不安も聞かれたそうだが、結果的にはオフィスにかかるコストが削減され、働き方という面でも効率化を実現できたという

今回は北川さんに、WeWorkを自社オフィスとして利用することのメリットについて、詳しくお話を伺った。

先が読めないベンチャー企業にとって、「オフィス契約」は重い…

2013年10月に、スマートドライブを設立しました。僕自身は元々、大学院で「データ分析」をいかに価値あるものにするかという研究をしていて。

その中でも特に車のような、「動体」に関するデータが蓄積されていくことで世の中が良くなっていくのではないか、と感じて、起業したという背景です。

弊社のようなベンチャーで働いている人にはわかりやすいと思うのですが、「オフィス契約」ってあまりイケてない部分も多くて。

例えば敷金は10ヶ月分、改修して入居出来るまでに3ヶ月、原状回復のために2ヶ月長めに借りて…みたいな感じなんですよね。

しかしWeWorkの場合は、入りたいと思ったら翌月から入れて、来月解約しますと言ったら出られるので、そういった「簡単さ」が非常に良くて。

賃料は通常のオフィスより高めですが、2年間と考えてトータルで試算すると、結局安かったんですね。

さらに、我々の事業フェーズを考えても、固定オフィスを持つよりフレキシブルに1〜2年のスパンで自由に動ける方が良いと考えていて

スマートドライブは、元々は車からデータを集めて、事故率リスクなどを分析し、それを保険に反映させるといった事業をしていました。

今はその技術と同じものを使って、車のそのものの車両管理だったり、配送ルートを効率化したりといったBtoBの事業も展開しています。またBtoCの領域でも、「SmartDrive Cars」という、月額制で車を持つことができるサービスを開始しました。

このように、既存事業の芽が出始めていると同時に、新しいサービスも出来てきていて。さらに、それ以外にも新しい事業の種がいくつかあるんですね。

こうしたものをきちんと育てて形にし、伸ばしていくとなった時に、1年半後の売上規模や、組織の人数って読めなくて。もちろん目標はありますが、やはり状況によって変わるんですよね。

▼同社オフィスの様子

そうなった時に、直近はある程度人が自由に増やせて、逆に事業が定まってきて自社オフィスに移ろう、となった時にはスムーズにできるような、フレキシビリティさが欲しかったんです。

そうした背景から、今回はWeWorkにオフィスを持つことに決めました。

各地のワークスペースを利用でき、「移動時間のムダ」も削減

現在、組織の人数は50人弱で、半分以上がエンジニアです。働き方としてはフレックスなので、早く来て早く帰ってもいいし、ちょっとゆっくりめに来ても良いという感じになっています。

ただ、皆で集まった方が効率が良いと考えているので、基本的にはオフィスに来るようにしています。ただ家庭の事情などがあれば、もちろんリモートでもオッケーです。

こうした働き方の中で、WeWorkに決めた別の理由のひとつに「移動のムダ」があります

例えば営業マンが片道30分かけて営業に行って、終わって30分かけて戻ってきて、となると、1時間が移動時間ですよね。行ったり来たりとなると、非常に効率が悪くて。

弊社も「移動の進化」を意識して事業を展開していく中で、こういったムダはできるだけなくしていきたいんですね。

その中でWeWorkを利用していると、オフィスは新橋でも、他のワークスペースを利用することができるんです

例えばアポが六本木だったら、六本木のWeWorkに出社してそのまま向かって、次のアポが丸の内だったらいったん丸の内のWeWorkで仕事して…といったことが可能です。

各スペースの会議室も利用することができるので、複数人で集まることもできます。出先の会議室を取っておいてそこに皆に来てもらう、といったアレンジができるだけで、1日何時間もムダな時間を節約できるんですよね。

▼WeWork新橋内の会議室

WeWorkにオフィスを持っていると、他のワークスペースを使うためのクレジットが毎月付与されるので、その範囲内で利用しています。今のところ、それが足りなくなるというケースはまだないですね。

また、このクレジットは海外のワークスペースにも適用されます

例えば海外にオフィスを立ち上げるか迷っている…といったフェーズの時に、WeWorkの海外拠点の会議室を使うことができます。また、WeWorkメンバーであれば海外拠点の共有スペースで仕事をすることも可能なので、使い勝手が良いですよね。

「フロア借り」によって、セキュリティ面のハードルもクリア

また、弊社の場合は割とセンシティブなデータも扱うので、プライバシーマーク等の情報セキュリティの観点からも管理をしっかりする必要がありました。

そこで、いわゆる「シェアオフィス」のような形ではなく、フロアをまるごと借りて、従業員のカードがないと入れない占有スペースを持っています

▼占有スペース内には会議室も

最初は「違う会社の人がいるのは嫌だ」という従業員の声もあったのですが、こうした借り方なこともあって、今はみんな不満なく働いています。

オフィスの調度品は、すべてWeWork側で用意しているものです。世界各国のスタンダードということで、最初はちょっとおしゃれ過ぎて落ち着かないんじゃないかと思ったのですが(笑)、すっかり慣れましたね。

▼オフィスチェアも「WeWorkオリジナル」

さすがだな、と感じるのは、「コミュニティマネージャー」の存在です。

イベントをする時や困った時など、ちょっとしたことでもしっかりファシリテートしてくれるんですね。弊社の入居の際には、ウェルカムピザパーティも主催してくださいました。

WeWorkには、世界中のコミュニティ参加者とつながることのできる専用アプリもあります。日本の場合はまだ、「ここに行きました!」「こういう製品出したので試してみてください」といった感じの投稿が多いですね。

「WeWorkで働いている」という価値観の合う人同士が、つながることのできる場所があることはひとつの価値なのかなと思っています。

備品の発注など、オフィス周りの業務は「まるごと」お任せできる

また、オフィス管理にかかる負担が激減したことも良かったです。

例えば飲み物もリクエストに応じて補充されますし、複合機もついているので、コピー用紙などをいちいち発注する必要もありません。

▼同社のキッチンスペース

総務のメンバーがからすると、そうした雑用を任せることができて、業務に集中できるというのは非常に良いですよね

特に弊社のように管理メンバーが少ないと、備品管理・補充などの業務にどうしても時間を取られてしまいがちなので…。

さらに、引越し作業に必要な期間も短くて済みます。前回のオフィスに移転したときは、物件の確定から本入居まで半年くらいはかかりましたが、今回は2ヶ月ほどで移転できました。

弊社の場合はエンジニアが多かったので、WeWorkのネットワークをもう少しスピードアップするために工事を入れたんですね。それがなければ、もっと早く移転することもできたと思います。

ふたつの新規サービスを展開中。今後の拡大に期待

弊社は直近で個人向けの事業をふたつ始めました。まずひとつは、「SmartDrive Cars」という、月3万円代から車を利用できる定額制のサービスです。

車代の中に保険料や税金に加えて、我々が提供するデバイスを利用する料金も含まれています。

このデバイスによって「安全運転をしているか」が計測され、それに応じてポイントが付与されたり、事故が起きた時も自動で救急車が来てくれる、といったサービスです。

また、車にデバイスを装着することで、家族が運転する車を遠隔で見守りできる「SmartDrive Families」というサービスも9月の一般発売に先駆けて、モニターでの運用を開始しています。

こちらのメインターゲットは、地方に離れて住む高齢者の方のご家族ですね。

弊社のデバイスを使うと、車の位置情報、走行距離、急ブレーキや急加速などの危険運転、アイドリング、各種の故障情報など、多様な情報が可視化されます。

こうした情報があることで、万一の時にご家族の方に通知があったり、そうでなくても「スピード出し過ぎじゃない?」といった普段のコミュニケーションも生まれるかなと思っていて。

これらの事業が拡大して、組織の人数も増えたら、その時はまた移転を検討するかもしれませんね。(了)

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