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業務マニュアルが15分で作れる!ChatWork社が導入した仕事を効率化するサービスとは

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今回のソリューション:【Teachme Biz/ティーチミービズ】

今や導入企業が75,000社を突破したビジネス向けチャットツールの「チャットワーク」。その運営企業であるChatWork株式会社では、「業務効率化」を企業理念として掲げ、社内業務の改革を進めている。その一環で導入したのが、マニュアル作成ツールの「Teachme Biz(ティーチミービズ)」だ。

Teachme Bizを活用すると、誰でも簡単に短時間で業務マニュアルを作成することが可能になる。また、URLを共有することで、外部の協力企業やクライアントにも作成したマニュアルを閲覧してもらうことが可能だ。

同社マーケティング部でエバンジェリストを務める河野 智英子さんに、その活用法をお聞きした。

ダンサーから広告代理店を経て、ChatWorkエバンジェリストに!

元々ダンスが好きで、大学を卒業したあとにダンススタジオに通い、ヨガのインストラクターをしながらダンサーとして活動していました。

でもある時に限界を感じて、会社に入って働こうと考え、渋谷駅前の街頭ビジョンやライブホールの運営、企業プロモーションなどを手がける、シブヤテレビジョンという企業に入社しました。

そこではWEB媒体の運営に携わり、仕事も楽しく大好きな会社でしたが、もっとオンオフをはっきりつけた生活をしたいなと、思い切って転職しました。その後たまたま偶然にも弊社の代表の山本を紹介していただく機会があって、キャリアの中では3社目として入社したという経緯になります。

実は私は以前からチャットワークユーザーで、前職でもプロジェクト進行の際に他企業さんに「チャットワークを一緒に使いましょう」とお勧めしていたくらいだったんです。

本当に大好きなサービスだったので、今回ご縁があって入社させていただいたことには運命を感じています。

ただもともとITリテラシーは全くなかったので、最初は大変なこともありました。皆が言っていることも全然わからなくて、外国語みたいだな…って(笑)。

2015年の3月に入社して3ヶ月間研修を受け、7月1日からChatWorkエバンジェリストとして活動しています。弊社のマーケティング部はオンラインとオフラインのチームに分かれているのですが、私はオフライン担当で、リアルな場所でイベントを企画・運営したり、セミナーへの登壇などを行っています。

企業理念でもある「業務効率化」追求のためにTeachme Bizを導入

Teachme Bizの導入の背景としては、弊社が半年ほど前から、事業拡大にあたってそれまで以上に業務の効率化に注力してきているということがあります。もともと企業理念にも大きく掲げているので、業務効率化は常に皆の頭の中にはあるんですね。

ただ特にマーケティング部は、以前は人数が1名しかおりませんでしたので、ツールの導入自体が負担になってしまうことがネックだったんです。でもスタッフの人数が増えたことで導入後の運用も回せる体制ができたので、Teachme Bizを導入することにしました。

Teachme Bizは簡単に、業務のマニュアルが作成できるサービスです。弊社にはルーティンワークが大量にあるので、その作業をいかに節減するかということは以前から課題でした。

もともと運営会社のスタディストさんとは仲良くさせていただいていたので、お話を伺い、ここで使わない手はないねということになって導入を決めました。

マニュアル化で「毎回コピペ」のルーティンワークをなくす!

Teachme Bizを今使っているのは、サポートとマーケティングのチームです。マニュアルは社内向けと社外向け、両方の目的で作成しているのですが、社内向けのものですと例えば「体験入社」の際の課題があります。

弊社は今、積極採用を行っているのですが、採用プロセスの中に2日間の「体験入社」というものがあります。そこでこなしていただく課題があるのですが、そのためのマニュアルを作成しています。

それさえお渡しすれば課題を進めていくことができるので、私たちの業務をほとんど増やすことなく体験入社の方を受け入れることができています。

以前は、体験入社の方に向けた説明文章のテンプレートを作っていて、それをチャットワーク上で毎回コピペして1人ひとりに送っていたんです。でもやはり、チャット画面上に文字がずらーっと並んでしまって見にくいですし、図もそれぞれアップしていると手間がかかります。

今はマニュアルを最初にお渡しして、不明点があればそれを個別にチャットワーク上でやりとりするという形に切り替わってとても楽になりました。

▼「Teachme Biz」で簡単にマニュアル作成!

Teachme Bizで作成したマニュアルは、何よりも見やすいんです。ぱっと見て視覚的に理解できるのがすごいな、と思います。簡単なマニュアルであれば作成にかかる時間も10分〜15分程度です。

今はまだリソースの問題で取り組めていない部分もありますが、社内の簡単な業務は誰でもできるようにどんどんマニュアルにしていきたいです。今ですと、弊社はマインドマイスターというツールを企画書作成に使っているので、その使い方をまとめたりしています。

URL送付で、社外のクライアントともマニュアルの共有が可能

また社外のお客様に向けて、チャットワークの新規導入のプロセスをステップに分けて説明するマニュアルを作っています。こちらで作成したマニュアルのURLをお伝えすることで、外部の方と共有することができるんです。

▼Teachme Bizで作成した、ビジネスプランの導入マニュアル

お客様へのサポートに関しては、基本的にはサポートページで情報を公開しています。そちらでは幅広くすべてのお客様をサポートしていて、Teachme Bizのマニュアルはそこでは足りない部分をフォローして、より個別の対応に活用できるようにしています。

例えば、新規登録の方法を説明するマニュアルを作成しています。また、サイトのサポートページ内に情報があっても全てを見ていただくことはなかなか難しいので、最も相談が多い「ユーザーの追加方法」や「グループチャットの作り方」といったことは個別にお渡しできるようにマニュアルにしています。使いやすくてシンプルなサービスなので、お客様も使いやすいと思います。

Teachme Bizで作成したマニュアルは、基本的にはマーケティングチームから、確度の高いお客様や、既に関係性ができているお客様にお渡ししています。サポートチームはお客様全体をカバーしていて、マーケチームはより個別のお客様の生の声に対応しているイメージです。

業務の効率化で生き方も変わる!

今までフリーのダンサーをしたり代理店でフレキシブルに働いたり、いろいろな働き方をしてきたこともあって、今後は「働き方エバンジェリスト」としても活動をしていきたいと思っています。やっぱり女性だと、仕事が大好きでも、仕事だけじゃ嫌じゃないですか。

ネイルも美容院も行きたいし、おしゃれなカフェにも行きたいし、旅行もしたい。その時間を作るためには業務を効率化することはとても大事ですよね。Teachme Bizのようなサービスを使って社内のルーティンワークを変えていくこともそうですし、チャットワークをより多くのお客様に使っていただくことでもそれが実現できると思います。

私も弊社に入社してオンオフをはっきりつけて時間をうまく使えるようになったので、今後はいろいろなことに挑戦していきたいと思っています。(了)

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