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【速報】Slackの神・新機能「ワークフロー」使ってみた!これは仕事が超効率化する予感…!

Slackが一昨日(2019年10月15日)に発表した新機能「ワークフロービルダー」!

みなさま、もう使いましたか? 結論から言うと、この機能は最高です。いますぐ使うべし!

公式サイトによると、ワークフロービルダーとは、下記のような機能とのこと。

定型的なアクションやコミュニケーションを自動化するワークフローをわずか数分で作成。

ということで早速ためしてみたのですが、これ、めちゃくちゃ使える…!用途としては、下記のようなものが考えられると思います。

  • 入社後の手続きや、オンボーディングのフローを自動化
  • 年末調整や健康診断といった、総務系オペレーションの効率化
  • 会社・チームの目標管理や更新
  • チームの朝会のような、アジェンダの決まったMTGをSlack上で実施
  • bot的に使って遊ぶ(おまけ。あとで紹介しています)

弊社では、早速ワークフローがじゃんじゃん生成されています!

実際のワークフローの中身は、例えばこんな感じ…(※あとで説明しますが、これはSlackが提供しているテンプレートをベースに作成しています)。

では早速、使い方を詳しく見ていきましょう!

誰でもできる!「ワークフロービルダー」の使い方を徹底解説!

まずはSlackの左上のメニューから、「ワークフロービルダー」を選択します。

すると、このような画面になります。右上の「作成」ボタンから、新しいワークフローを作り始めることができます。

わかりやすい例として、今回は「チームの朝会」のワークフローを作っていきます。

ワークフローを開始する方法(トリガー)を選択します。トリガーは現在、以下の3種類から選ぶことができます。

・アクションメニュー
メンバーの誰かがチャンネルの「アクションメニュー(※新機能)」からワークフローを選択(したときに開始される)

・チャンネルの新しいメンバー
メンバーの誰かが特定のチャンネルに参加(したときに開始される)

・絵文字リアクション
メンバーの誰かが特定の絵文字リアクションをチャンネルに追加(したときに開始される)

となっています。今回は「アクションメニュー」を使います。

アクションの中身を作っていきます。

ここで、つまずきやすいポイント!ワークフローを動かすチャンネルを選択するのですが、右側のドロップダウンボタンを押しても、候補のチャンネルがちゃんと出てきません。(これはおそらくバグかな?)

でも、使いたいチャンネルの「頭文字」を打ち込めば、見つかります!(ここでつまずいている人をいっぱい見たので重要)

こんな感じ。 

動かすチャンネルとワークフローの短い名前(わかりやすい名前)を設定したら、いよいよ中身を作っていきます。「ステップを追加」をクリックします。

今回は「フォームを作成する」を使います(あとで「メッセージを送信」も使います)。

フォームを作っていきます。ここはすごくわかりやすいですね。タイトルを決めて、質問を追加していきます。最後に、通知を設定します。

質問を4つ作りました!なお、この画面で質問の順番を後から入れ替えることもできます。

せっかくなので、もう1ステップ追加していきます。

今度は「メッセージを送信」を使ってみます。

メッセージの送信では、送信先とテキストを自由に設定できます。テキストでは、「変数」を使うことができます。例えば、特定のアクションをした人に対してメンションを飛ばしたり、といったことが可能です

(このあたりがSlackらしさがあって良いですねー)

完成したら、「公開」ボタンをクリックします!

できましたー!!!

では早速、実際に使ってみましょう。アクションメニューの場合は、設定したチャンネルの右上にある「雷」のようなマークをクリックすると、誰でもそのワークフローを動かすことができます。

クリックすると、ワークフローがスタートします。今回はフォームなので、フォームを埋めていきます。

投稿されました!規定したワークフローに沿って、カスタマイズしたメッセージも送信されているのがわかります。

一番簡単なワークフローの使い方は、こんな感じかなと思います。

「絵文字ワークフロー」も使ってみた

せっかくなので、もう1種類くらい作ってみようと思います。今度はアクションメニューではなく、「絵文字リアクション」を使ってみます。

これは、メンバーが特定の絵文字リアクションを投稿することをトリガーに動かせるワークフローです

動かすチャンネルと、絵文字を選びます!(この「ぴぴぴ」という絵文字は、弊社のオリジナル絵文字です。)

先ほどと同様に設定していきます。

変数も使えるので、だいぶ遊んでみた(笑)。地獄のようなワークフローを作ろうと思いますついでに、「ボタン」機能も入れてみます

Slackのメッセージ上にボタンを表示することで、ユーザーが自分で次のステップに進むことができる機能です

こうなった(よく見るとめっちゃ怖い)。

早速、チームメンバーに使ってもらおうと思います。うちの編集長 @hanahanayaman  に送ってみよ。

(↑素直だからすぐにリアクションしてるわ。)

ははははは!(悪魔)

具体的にワークフローが動いているのはここです。もはやワークフローとは言えませんが…むしろbotに近い。

ワークフローの途中はこういう感じになってます。ちゃんとボタンが表示されていますね。

こういう、楽しい使い方も工夫次第!自由度が高いのが素晴らしいなと思います。

Slackの提供するテンプレートを使うと、もっと簡単です!

また、イチから自分でワークフローを作らなくても、Slackが提供しているテンプレート(サンプル)を使うともっと簡単です。私も最初はこれで作りました!

こちらからチェック&ダウンロードが可能です(ただし、いまは英語しか対応していません)。

いま6種類のサンプルが公開されていました。その中から、「オンボーディング」を選び、JSONファイルをダウンロードします。

ワークフローのメニューで「インポート」をクリックして、先ほどダウンロードしたファイルをインポートします。

すると、この状態からワークフローを作り始めることができます!(英語なので、私はこれを翻訳してヒント的に使いました)

  ぜひ、気軽に試してみてはいかがでしょうか?

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