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オフィスに不満はありませんか? 働く環境を劇的に改善する、フランス発のオフィス管理ツール「Hivy」とは

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「こんな福利厚生が欲しい」「オフィスの備品がない!」といった社員の要望を拾い、オフィスや働く環境の質を維持・向上するためには、それなりの手間がかかります。

まず、メールや口頭、チャットツールなど様々な方法で寄せられる要望の吸い上げが大変です。また、備品の在庫を常にチェックしておくにも、どうしても人の手が必要になります。

今回はそのような状況を変え、社員が幸せに働ける環境づくりに役立つオフィスマネジメントツールHivy」を紹介します。

Hivyには以下のような機能があります

  • 欲しい物のリクエストを作る
  • 社員からのリクエストを管理する
  • 成果をトラッキングできる
  • 福利厚生やイベント運営にも効率的に使える

Hivyは社員の「リクエスト」を管理するオフィスマネジメントツール

Hivyは、働く環境を良くするための全社員のアイデアやリクエストをストックし、管理していくツールで、パリのベンチャー企業が運営しています。

オフィス備品や飲み物などの細かいものから、パソコンや携帯などの新入社員用の備品一式、新しい福利厚生が欲しいケースなど、様々なシーンで利用することが可能です。社員全員で使っていくのが望ましいですね。30日間の無料トライアル期間があるので、早速登録してみます。

▼オフィス備品などは開始から標準のものを登録済み

Hivyに登録する

Hivyからチーム名を入力して、URLを発行します。Hivyは全社員で使うものなので、企業名で登録することをお勧めします。

▼チーム名を入力する

チーム名を入力し、名前、個人のビジネスで使うメール、電話番号を入力して登録は完了です。

登録が完了すると、チュートリアルが始まります。海外のサービスは様々な種類のチュートリアルがあって楽しいですね。いずれ、これらのオンボーディングサービスについても触れていきたいと思います。

チュートリアルを完了すると、「Board」に移動します。このページがHivyで一番使うことになるページになります。

▼リクエストが並ぶ、「カンバン」形式のボード

ボードは最初は空っぽの状態です。ボードには3つのリストがありますが、これらを編集したり、増やしたり減らしたりすることはできません。

欲しい製品についてのリクエストを作ると、一番左の「PENDING」のリストに入ります。リクエストが受理されたら、「ACCEPTED」に移行させましょう。「ACCEPTED」は実行中のような意味として扱うと良いです。完了したら、「DONE」に移します。

もちろん、終わったリクエストはアーカイブすることもできますし、検討して要らないと判断されたリクエストは却下することもできます。

リクエストを作ってみる

肝心のリクエストを作っていきましょう。リクエストは右上の「New request」のボタンをクリックして追加できます。

▼Boardの右上からクリック

「New request」をクリックすると、リクエストしたいカテゴリと製品が並びますので、それを選択するだけです。

▼カテゴリと製品を選んで、リクエストを作る

カテゴリは、食べ物や飲み物、オフィス備品、電化製品、修理やクリーニングなどのサービスなどから選択ができます。

それぞれのカテゴリの中に製品がいくつか入っていますので見てみましょう。食べ物ではチョコレートなどが並んでいます。最近ではオフィスでお菓子が支給される会社も多いですね。 もちろん、このカテゴリや製品はカスタマイズして増やしたり、名前を変えたりすることも可能です。

今回は、オフィスにいつもある牛乳がなくなってしまっていたのに気づいたので、牛乳のリクエストを出してみましょう。

▼もはや自分で買えと言われそう...

選択して、簡単にコメントを残すだけでリクエストを作ることができます。 標準のカテゴリと製品にないものもリクエストを出すことができますし、さらに優先順位期限担当者ラベルなどを使って詳細にリクエストを出すことも可能です。

▼詳細なリクエストを出してみる

担当者や期限を切ることで、簡単なタスク管理機能として使えますね。また、ラベルはボード内でフィルタリングしてみたいときに非常に便利になります。 リクエストを作り終えると、ボードの「PENDING」に追加されます。

▼作成されたリクエストはboardに移動する

カードをクリックすると、詳細が見ることができ、コメントを残すこともできます。リクエストに対して要る要らないなど検討もここで行うと記録が残って良いですね。 また、カードはTrelloのようにドラッグ&ドロップで動かすことができますので、簡単にステータスを変更することができます。

カテゴリをカスタマイズしてみる

カテゴリを追加し、カスタマイズすることで、様々な場面で便利に活用することができます。よく使うリクエストなどはまとめておいて、取り出しやすくするのもいいでしょうし、新しく入社する社員への支給物などはカテゴリとしてまとめておくと非常に便利になります。

カテゴリを追加するのは、「Setting」からになります。

▼「Setting」から「Categories and Products」を選択

カテゴリを追加するをクリックすると、追加するカテゴリの名前とテーマカラーを選択することができます。

▼新しく「入社時セット」をカテゴリとして登録

今回は、新しく仲間がジョインするときに必要なものを「入社時セット」としてカテゴリに追加しました。 カテゴリを追加したら、次にその中に入れておく製品を作りましょう。

▼カテゴリを選択して、製品を追加

ここで製品を追加しておけば、「New request」ボタンからクリック一つで選択することができます。

▼カテゴリと製品が登録された様子

入社時セットとイベント開催時のカテゴリを作っておきました。(お酒しか入っていないですが...)

リクエストの状況はトラッキング可能

リクエストの数や、実際に実行まで至ったのか、誰が多くリクエストを出しているかなどはトラッキングすることが可能です。 Analyticsを選択すれば、一目でビジュアルで理解することが可能です。

▼アナリティクスの画面

バックオフィスやオフィス環境を整える役割の方はなかなか成果測定がしにくいものですが、実際にリクエストを処理した回数などを成果測定できるのはとてもいいですね。 また、リクエストを多く出した人についても評価されるべき人でしょう。働く環境の改善に積極的に取り組んでいると言えます。

Slackでもメールでも通知が飛んでくる

自分がリクエストしたものや担当者のリクエストについては進捗状況が通知されてきます。Slackでも連携できるようです。

▼メールで通知が飛んできました。却下されたようです...

社員の声を拾って、オフィス環境を改善しよう

オフィス環境は従業員全員で良くしていくものです。新しい福利厚生についてみんなで意見を出し合うこともできるでしょう。オフィスマネジメントをする側の方も、リクエストを一元管理でき、簡単に管理できるので、ぜひ使ってみてください。

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