• 株式会社MDパートナーズ
  • 取締役 システム開発部長
  • 高橋 昌臣

閲覧権限を管理でき、社外メンバーも使える情報共有ツール「DocBase」

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今回のソリューション:【DocBase/ドックベース】

〜外部のメンバーと仕事をする時の情報共有は難しい。一方でうまくナレッジ共有ができないと非効率になる。そんな課題を一発で解決したDocbase の導入事例〜

組織が拡大していくにつれて重要になるのは、情報やノウハウを組織として共有しストックしていくことだ。インターネットサービスの受託開発、及び自社ECサイトの運営を行っている株式会社MDパートナーズは、業務委託スタッフなど外部のメンバーとも仕事をする機会が多いため、ナレッジ共有に権限設定が欠かせない。

そこで同社取締役の高橋 昌臣さんが導入したのが、情報共有ツールの 「DocBase(ドックベース)」だ。社外のメンバーともうまくナレッジ共有ができるようになったというその仕組みづくりについて聞いた。

組織の成長に伴い、ナレッジ共有ツールQiita:Teamを導入

現在、弊社は総業7期目になります。元々社内のノウハウや、ナレッジ共有に関してはプロジェクト管理ツールのBacklogを使っていました。でも会社が成長してきた時に、プロジェクト以外のもの、例えば社内規程だったりもきちんと共有して貯めていこうということになって。

Backlogはプロジェクトありきのところがあって目的が違うので、別にナレッジ共有のツールを入れようと。それで最初に導入したのがQiita:Teamでした。

高橋 昌臣さん1

業務委託・アルバイトのメンバーにも一部投稿を解放したい

Qiita:Teamを最初使った時は「これは素敵だ」と思いましたね。基本的な機能については満足していたんです。各自が日報を書いたり、自社サービスの仕様や、社内ルールについてまとめを作っていました。

でもひとつ問題があったんです。それはQiita:Teamって投稿毎に閲覧出来る人を分けられないんです。

要は権限管理がないんですね。社内で使うだけならそれでもいいんですが、例えば業務委託で1年だけ入ってもらうメンバーや、アルバイトさんもいるのでさすがに全員に全部を見せられないという状況でした。

それで「何かいいツールがないかな」と思って、DocBaseを使い始めたらすごくニーズに合っていたので本格的に導入してみることにしました。

高橋 昌臣さん2

DocBaseの最大の強みは、閲覧権限を個別に設定できること

実はDocBaseとQiita:Teamでできることはほとんど同じなんです。マークダウンで書けて、どんどん自由に「まとめ」を投稿することでナレッジを共有できる仕組みですね。見た目の部分で違いはあります。元々DocBaseのWEBサイトを見ていた時に、メニューバーが左側にあるUIが面白いなと思いました。

####▼「Docbase」画面イメージ Docbase画面キャプチャ

でも最大の違いはやっぱり権限の部分ですね。プロジェクト毎に閲覧権限をつけて、ユーザーを振っていくことができます。プロジェクトの進捗次第で柔軟に業務委託の方を追加したり外したり。そんな感じで運営しています。

企業が大きくなったり、外部の方にスポットで案件に入って頂くようになると権限管理って絶対に必要になってくると思うので、重要だと思います。

今後はオリジナルの機能が実装されることを期待

今は無料なんですけど、今年から課金が始まるみたいです。でも、課金が始まったら課金して使い続ける予定です。このへんのツールってみんな高いなぁって正直思いますけどね(笑)。

今後DocBaseに期待することとしては、もっとオリジナルの機能を出していってほしいというのはあります。例えばこういうナレッジ共有のツールってどうしても情報がストックされればされるほど欲しい情報を探しにくくなるので、その点を解決する機能とか。

あとは編集権限を切りたいですね。DocBaseって、閲覧出来る人は全員編集できちゃうんです。それはちょっと違うんじゃないかなと思っていて。例えば社内規程とか、あんまりいろんな人に触ってほしくないものもあるので。今後のサービスの成長に期待しています。(了)

高橋 昌臣さん3

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