創業7年目　請求関連書類のエクセル管理が限界に

現在弊社は創業7年目です。今までは、見積書・発注書・請求書をExcelでずっと作成してきていました。元々立ち上げメンバーが3人なんですが、3人が自分の業務の傍らそういった書類を作成して、Dropboxで共有していました。

でも現在は従業員含めて15人いて、この管理方法が限界になってきていたんです。それでいいツールがないかな、と思って探していました。詳しい友人にいろいろ聞いて、マネーフォワード、freee、Misoca、Make Leapsといろいろ比較検討していました。ただ前提として弊社は会計部分は会計士さんがしっかりやってくれているので、経理業務の機能は必要なかったんです。もっとライトなサービスを探していたんですよね。

トライアル後すぐに導入を決めた業務管理ツールboard

そこで友人からboradっていうのがいいらしいよっていう話を聞いて、昨年の12月にまずは無料トライアルをしてみたのがきっかけです。すごく使いやすくて、1週間くらいで使いこなせるようになりました。

今まで弊社内では、お客様に見積もりをとって発注書を作って、最後には請求書を作る、というワークフローを行っていたメンバーは3人しかいなかったんですね。3人なので、ちゃんとしたルールもなかったんです。それがこのツールの導入によって、しっかりと共通のフローが構築できたという点が個人的には一番大きいですね。

「案件別」に書類や数字を管理できる業務ツール

開発会社さんも掲げているんですが、boardの良さは「受託開発の会社向け」に作られていることです。もともと自分たちが抱えていた課題を解決するために作ったツールだそうなんですね。

受託開発をされているところって案件毎に書類なども管理していくと思うんですが、それがboard上では非常に簡単にできます。見積書、発注書、請求書をすべて案件別にしっかり紐付けて登録できますし、更に担当者、請求パターン、見積もりの角度、それから原価も入れることができます。支払い状況や案件単位の損益まで見ることができるんです。

様々な数字を集計するダッシュボードの機能もあって、それも活用しています。今の案件数、見積もり件数、今月の売上見込等の数字などがグラフになって見れるんです。毎月の数字を見積書や発注書を作りながら管理していくことができるんですよね。担当者別に分けて見ることができるので、例えば僕しか担当してない案件だけをトータルで見て業務量を掴むこともできます。担当者別に権限も切れるので、請求書に捺印のできる人間を指定したりできます。

最高のユーザーサポートに感動！

1番すごいと思っているのは、ユーザーサポートが非常にいいんです。例えば弊社は請求書をドル換算することがあるんですが、boardは以前は数字の小数点に対応していなかったんです。サポートに電話で問い合わせたら、対応していないと言われて。でも次の月に、新機能でそれが追加されたんですよ。「やばい、めっちゃいい！」って、もう感動でした（笑）。

そういうことが結構多くて、こちらの意見をしっかり汲み取ってくれているなって感じます。それにアップデートが頻繁にあって、プロダクトの成長がすごいですね。実は去年お願いしたアップデートがもうすぐ実装されそうで今から楽しみです。これも受託会社ならではの悩みで、請求書を同じ会社の、別の支社に送るパターンがあるんです。でもこちらからしたら売上は同じ顧客で立てたいので、その機能を追加でお願いしていました。

非常に満足しているので、このまま成長していってほしい

非常に満足しているツールなので、今後もboardにはこのまま進化してもらいたいな、と思っています。去年実はいくつか有料のWEBサービスを社内に導入したんですけど、その中でも僕としては、「良さ」でいうとboardはほぼ1位に近いんですよね。とにかく受託会社に特化しているいろいろな機能が本当に助かっています。

boardって機能だけ見たらバックオフィスに向けたツールって思われがちですが、バックオフィスのためのツールを超えています。売上の数字までしっかり管理できるので、むしろ営業サイドとか、経営者向きだと思っていますね。