入社してすぐに感じた、タスク管理の不透明さ

2013年8月にスローガンに入社した時、すぐにタスク管理が一元化されていないという点に問題意識を持ちました。わりと細かいタスクが多く発生する部署だったんですが、「誰が何をしているのか」がお互いに把握できていなかったんですね。

タスクの管理方法もGoogleカレンダーからEvernote、ポストイットに手書き、というところまでバラバラ。オフィス内ではいつも、「あれやった？」「これはどうなってるの？」と言った会話が飛び交っていましたし、メールも大量で。その状況を何とかしなくては、と思ったんですよね。

業務の取りこぼしもそうですが、今後組織が拡大していった際にそのようなコミュニケーションスタイルがボトルネックになることを避けたいと強く感じていました。それに社内でもタスク管理の状況にネガティブな声が上がっていたんですよね。

僕は元々最新のITツールとかをチェックするのが好きですし、その問題をテクノロジーで解決できるのであれば何とかしたいと思いました。

元Facebookのエンジニアが開発！タスク管理ツールAsanaを導入

その時に着目していたツールのひとつが、Asanaでした。元Facebookのエンジニアが開発したっていうだけで期待もしていましたし（笑）。導入ツールの比較検討を始めた時には他にも複数の候補がありましたが、最終的にAsanaを選んだ理由は大きく3点あるんです。

1点目は、現場ベースで気軽にタスク管理ができるツールであること。2点目は、大きいプロジェクトを大きく捉えるのではなく、細部までケアができること。3点目は、全社導入を考えていたため、様々な業務のパターンに対応できること。

特にエンジニア以外の人にも使用できるようなシンプルなツールであることが重要でしたね。それにAsanaは無料でトライアルができ、既に当時、社内でインターンをしていた学生が導入を始めていたんですね。それも最終的には後押しになりました。

まずは小さなチームから　無料版をテスト導入

まず、社内での導入事例を作りたかったので、自分の所属していた10名程度の部署で無料トライアルを利用して数ヶ月単位のテスト導入を行いました。その後社内アンケートをやって、Asanaを使うことで業務負荷が改善するという事実を社内にプレゼンテーションしたんです。

▼黒田さんが実際に作成した資料。社内の声を浮き彫りに。

組織を良くしたい！「Asanaの使い方」を毎日メルマガで社内発信

それから個人的に「毎朝Asana」というメルマガを毎日発行しました。Asanaって日本語マニュアルがないんですよね。それなら自分でわかりやすいものを用意しようと思って。毎日、明日はどうしようかな、って考えてました。

それでも個人単位で疑問や質問は出てくるので、1人ひとりに15分程度の時間をつくって個別にレクチャーしました。最終的には社内の業務フローにAsanaをかぶせることで日常的に使う環境を作って、うまく導入することができました。本当にいろいろやりましたね。あの時はどうしてあんなに「Asana愛」があったんだろうと今となっては思いますが（笑）。でも、それ以上に「この組織を良くしたい」という想いで動いていた気がします。

▼黒田さんが実際に作成したメールマガジン

「Asanaにしといて」が組織の日常語になった今

今やAsanaはスローガンにとってなくてはならないツールになりました。ないと生きていけないですね（笑）。全ての部署が、様々な使い方で活用しています。「Asanaにしといて」というフレーズが日常語になるほど、社内にしっかりと浸透しています。

日常の様々なToDo管理、議事録やスケジュール管理まで幅広く活用しています。例えば会議の中で出たToDoを、その場でAsanaにタスクとして落としています。担当者や〆切までを含めて、すべてミーティングの間にタスク化することを徹底しているんです。

後から再度設定しようと思ってもなかなか難しいので、その場できちんと整理するようにしています。そしてその次の会議は、まず前回設定したタスクができているか確認するところから始めて、できていなければなぜできなかったのか、というところからブレイクダウンしていきます。

▼「Asana」画面イメージ

エンジニアとビジネスサイドのコミュニケーションにも活用しています。開発の細かいタスク自体もAsanaに集約していますし、仕様を決める時などはタスク上で企画のメンバーとコメントしあって、後からどういった話がされたのかちゃんと追えるようにログを残しています。

ファイル添付もできるので、仕様書などの資料もそこでやりとりしていますね。チャットツールで同じことをしても会話が流れてしまい後から参照するのも難しいですし、タスク毎にしっかりやりとりを紐づけることができるのがいいなと思っています。

機能面も充実していて、頻繁にアップデートされるので使いやすさもどんどん増しています。例えば「この人が1ヶ月で終わらせたタスク」だけで検索をかけることができるので、マネジメントの観点からも便利です。最近はリッチテキストも使えるようになってきていて、例えば「Control + B」で文字を太文字にしたりすることができるようになりました。

組織の「言える化」を行うために今後も更にAsanaを活用！

今後は、もっと組織の中で何でも「言える化」をしていきたいと考えていて、そのためにAsanaを活用しています。1人ひとりが考えていることが、積もり積もって「不満」になってしまう前に、発信できる場所を意図的に用意していく必要があると思っているんです。

例えば「議題」というセクションには、ミーティングで話し合いたい項目について誰でも自由に、何でも上げていいことにしています。そこで上がった項目の中で優先順位をつけてミーティングを行い、そこでタスク化されたものは「ToDo」というセクションに落としていく流れにしています。

最近は新しい試みもいろいろ始まっています。弊社には「DR」というページ制作などを行うディレクションのチームがあるのですが、そのチームがAsanaに「DRへの依頼全て」というセクションを立ち上げたんです。

そこは社内のメンバーが誰でも、DRへのあらゆる依頼や要望を上げていい場所です。いい意味で「言いっぱなし」ができる空気になっているので、気軽に部署間で依頼を出し合えるようになりました。もちろん多種多様な依頼が上がってしまうのですが、そこは受け手側で整理していっています。

このように、社内の声をしっかり拾っていくことが大切だと考えてます。そのためには、「何をどこに上げたらいいのかわからない」という状況をできるだけなくすべきなので、すべての情報をAsanaに集約して一元管理していく仕組みづくりをしているんです。今後も更に活用していきたいと思っています。