気鋭の若手ベンチャーで4つのバックオフィス業務を1人で担当

以前は大手自動車部品のメーカーの情報システム室に5年間ほど勤務し、SEや社内向けのヘルプデスク的な仕事をしていました。そこから2年間は出産、育休という形でプライベートに専念して、2012年にCloud Paymentに入社しました。

決め手になったのは、働いている人の若さに衝撃を受けたことです。前職の年齢層が比較的高めだったこともありますが、20代と30代が中心で代表の年齢も若く、「こんな会社があるんだ！」と新鮮な印象を受けました。

入社後は、まず経営企画部に配属されて、今は総務部で働いています。具体的には総務、労務、情報システム、さらにPマーク関連業務の4つの役割を私がひとりで担当しています。40名ほどの小さい会社なので、色々と兼任している感じですね。

勤怠状況を「メールで報告⇒エクセル管理」するのはもう限界…

入社後、様々なバックオフィス業務を兼任していく中で、当時マニュアルで行っていた勤怠管理に課題を感じるようになりました。当時の課題点は大きく分けて3つありました。1点目は、勤怠を管理するフローに工数がかかりすぎていたことです。

各事業部内で勤怠の担当を1人決め、管理部に「Aさんは出勤です」「Bさんは遅刻です」というのを毎朝メールを送り、その情報を管理部がエクセルに全員分転記していました。事業部側にも管理部側に、相当な工数がかかっていたんです。

2点目は、正確性の問題です。各自の勤務時間も本人が言った時間を信じるしかなかったので、どうしても追い切れない部分があったんですね。最後に、各社員の利便性の問題です。管理部がエクセルでそれぞれの社員の有給残日数を管理していたので、各自が管理部に聞かないと残りの有休日数も分かりませんでした。

前職では各社員がシステムで自分の有給残日数を確認できる体制だったのでその違いに驚き、管理体制について「どうにかしないと」と思いました。

安さとセールスフォース連携が決め手で「TeamSpirit」を導入

そこで、勤怠管理の効率化による工数削減を大きな目的として、2013年に導入したのがクラウド型ERP（経営管理システム）の「TeamSpirit（チームスピリット）」です。

後押しになったのは、その時にちょうど営業の方で営業支援システム「セールスフォース」を導入する予定で、互いに連携させられるという話を聞いたことです。セールスフォースの中で動かせるのであれば、一緒に入れてみようかな、と考えました。

さらに、コスト面が非常に魅力的でした。勤怠管理のシステムって、導入だけで数百万円もかかるようなものもあるんですよね。一方でTeamSpiritは1人あたり月600円で導入と運用がカバーされているので、入れてみる価値があるなと思ったんです。

そういった背景で導入してみたところ、社内の業務効率化に非常に役立ったので今に至るまで使い続けています。

勤怠管理と経費精算が効率化　面倒な承認作業も同じ場所でできる

弊社でのTeamSpiritの使い方は、大きく分けて3つになります。まずは、タイムカードを使った出勤、退勤時間の打刻です。

「Cloud Spice」という1人あたり月額90円のオプションサービスを入れると、タイムカードをかざすことで入退室時刻をシステムに自動記録する端末をTeamSpiritと連携させることができます。営業担当など社内にいないメンバーも、システム上でスマホからでも直行、直帰の申請が出せます。

また、休日出勤した場合の代休もTeamSpirit内で管理できます。

▼入退室の時にカードをかざすと自動で打刻される「Cloud Spice」

2点目が、承認業務です。TeamSpiritで自動的に各自の1ヶ月の勤務表が作られるのですが、それを給与計算に使うためには各社員の承認を得る必要があります。エクセルで管理していた時は全員に督促して、メールでエクセルの勤務表を送ってもらっていたので、かなり工数がかかっていました。

TeamSpiritではシステム上で申請から承認までができるので、かなり効率化が図れています。また、休日出勤の際の申請から上司の承認までも、システム内で完了することができます。

▼休日出勤の際の承認等も、システム上で可能

最後に、経費精算です。今では全ての経費精算をTeamSpiritで管理しています。PASMOやSuicaを登録しておくと、営業担当がそれをSpiceの端末にかざすことで、自動で使用履歴が読み込まれます。

履歴を紙でチェックする必要がなくなり、経費精算が楽になりました。同じカードで使った私用経費については、TeamSpirit内で個人別の使用履歴画面があるので、そちらで各自が削除してもらうようにお願いしています。従業員から見てもこのフローが入ることで、私用の履歴を会社に見られなくて済みますよね。

各自の勤怠状況が可視化　勤怠管理の担当者が3人から1人に！

TeamSpiritは、それぞれの会社に合わせて細かい部分をカスタマイズすることができます。弊社の場合、例えば「誕生日休暇」などの独自制度があるので、その項目をシステム内に用意しています。

また、経費の仕分け作業を効率化するために、特定の経費が自動で決まった勘定科目に設定されるようにしています。

他にも便利なのは、各社員の勤務状況のレポート機能です。残業が多い人、遅刻が多い人が簡単に分かるので、それを関係するメンバーと共有して、改善のための指導につなげています。

また、管理者からは、それぞれの社員の勤務状況もチェックできるのですが、その勤務表の画面も色付けされていて見やすいですね。

▼「TeamSpirit」勤務表の画面

TeamSpiritの導入によって、特に勤怠管理に割く工数は大幅に減りました。以前はそれに関わる人間が、管理部に3名いたんです。それが導入後は私ひとりでできるようになりました。実際、毎日の勤怠の承認業務は2、3分で終わってしまいますし、TeamSpiritを触るのは1ヶ月の給与の締めのときなど、1ヶ月の中で半日くらいだと思います。

上場を目指して社内整備を行っている企業に特にオススメ

TeamSpiritは、上場を目指して社内整備をしっかり行おうとしている企業には特にオススメだと思います。弊社も上場を目指しているのですが、第三者機関の監査では勤怠管理がしっかりできているか厳しくチェックされるんですね。

そういったときに出勤と退勤のデータをすぐに出せるのがありがたいと思います。印刷もすぐできるので、監査機関に書類を提出する際にもボタンひとつで対応できます。

エクセルだと担当者の手打ちなので本当に正しいかどうか実際わかりませんし、元のファイルから提出用にまとめ直す作業などにも手間がかかります。その点TeamSpiritであれば、社員本人が入退室の申請をして上長がいつ承認したかの記録まで残っていて、後から改ざんもできないので信頼性が高いですよね。

今後はさらに、TeamSpiritの工数管理の機能を使い、「誰が何の業務に何時間使った」というところまでを見える化して業務改善につなげていきたいと思っています。（了）