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毎月の請求作業をクラウド上で! 業務工数を7割削減したサービスとは

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今回のソリューション:【MFクラウド請求書】

飲食店・レストラン向け予約台帳アプリを提供する株式会社トレタは、昨今の急成長によって組織の拡大と、それに伴う仕組み作りを進めている。その中でも月額課金+従量課金という料金体系であるが故に複雑化していた請求業務の改善が緊急課題であった。

トレタがその課題解決のために導入したのが、株式会社マネーフォワードが提供する「MFクラウド請求書(エムエフクラウドセイキュウショ)」だ。

併用してMFクラウド会計も利用して連携させ、会計・請求業務をクラウド上で一元管理することで、業務工数を7割減らすことができたという。事業開発チームの平野 響さんと、経理担当の服部 唆矢子さんに、サービスの導入背景から活用法までを聞いた。

飲食店・レストラン向け予約台帳のiPadアプリを提供するトレタ

平野 トレタは2013年7月に設立し、その年の12月のサービスローンチからこれまでに約2,900店舗近く(2015年5月現在)にご利用いただいています。飲食店・レストラン向けのサービスですが、その業態は非常に様々で、何百店舗も抱えるチェーン店から1店舗のみの個店まで幅広くなっております。

服部 弊社管理チームは3名体制で、私が経理と総務、もう1名が財務と会計、そして取締役が法務と人事を含めた管轄をしています。

▼左:平野さん 右:服部さん

請求書発行を効率化し、ミスを防ぐプロジェクトを立ち上げ

服部 毎月の請求書作成は、もともとExcelで1枚1枚行っていました。弊社のサービスの請求は、月額の固定金額に加えて従量課金があるので、毎月、請求金額が変わってきます。その数字を毎月アップデートすることを手作業でしていたので、非常に時間がかかっていました。

また複数店舗をお持ちの企業様が、どんどんサービスの導入数を増やしていって頂いた場合の管理もExcelで行っていて非常に大変だったんです。当時は課題だらけでしたね。

平野 すべての管理がアナログだったので、ミスが起こる可能性がありました。お金周りのことなので、ひとつミスをすると事後処理が大変です。そこでマネージャー陣と相談し、請求書周りの業務を仕組化するためのプロジェクトを立ち上げることになりました。

現場からヒアリングを行いながら、今までのやり方を崩さずに全体のストレスを減らす、新しい請求書作成フローを整え始めました。業務を効率化しながら、同時に会計の部分をしっかりと行っていこうと考えた時に、自ずとクラウドサービスに辿り着きました。

他社のサービスも検討しましたが、もともと個人的にマネーフォワードさんのサービスを確定申告で利用していた背景もあり、まずはトライアルを行いました。最終的には価格や使いやすさが決め手になり、2014年10月に導入しました。

お願いしている会計士さん側のシステムも同時にMFクラウド会計にして頂いたのですが、既存のソフトから違和感なく切り替えることができたもの大きかったです。

MFクラウド請求書の導入で、工数が7割削減!

服部 MFクラウド請求書はシンプルで使いやすいUIなので、導入後はすぐに使いこなせるようになりました。導入によって、請求業務に係る工数は非常に軽減されましたね。

以前は、月末に2名体制で1週間ほどかけて行っていましたが、今では私1人で3日でできてしまいます。工数的に言えば、7割ほど削減できたと思います

Excelで行っていた時は「作って、印刷して、確認して、修正して」の繰り返しでしたが、今はこの作業すべてがオンラインでできるので、非常に楽になりましたね。

私が作った請求書を営業事務の方に確認してもらうのも簡単です。会計士さんとの連携もMFクラウド会計で自動化されているので、締めが終わったらコピーを送るくらいで、他は何もしなくても情報が共有されるようになりました。

充実の機能を活用 カスタマーサポートも頼りになる

服部 機能も便利で、充実していると感じています。特にレポート機能はわかりやすいですね。売上が毎月、取引先別や、予め設定したタグ別に自動でグラフ化されます。

弊社のお客様は個店と、代理店と、グループ会社がありますので、そういったタグを設定して活用しています。色もきれいで、視覚的に認識しやすいです。数字を報告する機会では非常に役立っています。

今まではExcelで請求書を作っていたんで、ちょっと不格好だったんです。でも今はきれいな請求書ですし、トレタのロゴがかわいいからかもしれませんが(笑)、個人的にも好きな請求書のフォーマットです。

カスタマーサポートはMFクラウド会計にあるオンラインチャットを活用しています。最初は会計のことしか聞けないのかなと思っていたんですが、請求書のサービスについても聞いてみたら、問題なく教えて頂くことができました。

非常にレスが早いですし、確定申告の時期のような混みあう時期でもリアルタイムに疑問を解決できるのがありがたいです。

スタートアップ企業や、毎月の請求額が変動するビジネスにおすすめ

平野 取引先が頻繁に変わったり、毎月の請求額が変わったり、というような弊社と近い環境にある企業さんにはMFクラウド請求書は本当におすすめだと思います。スタートアップのように1名がマルチで動くことも多い組織では、本業に集中するための工数削減としても非常に効果的だと思います。

服部 近々、月末の消し込み作業も自動化されると聞いています。そうすると更に工数が削減できるようになるのでリリースに期待していますね。いずれは給与計算ソフトのMFクラウド給与の導入も考えていますし、今後とも長いお付き合いをしていきたいと考えています。

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