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業務の自動化、Web商談、全社会議の工夫も!6社のイチオシ「リモートハック術」大公開

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、多くの企業が「在宅ワーク」を取り入れ、試行錯誤されている最中かと存じます。

SELECKでは、リモートワークで生じがちな課題解決のヒントをお届けすべく、特別企画として、各社の工夫を全4回に分けて連載しています。

昨日は、その第1弾となる記事を公開させていただきました。

本日は「各社イチオシのリモートハック術」第2弾です!以下、6社の事例をお届けします。

  1. 「ワークフロービルダー」の活用で、徹底した効率化! / Slack Japan
  2. 業務の偏りは「社内クラウドファンディング」で分散 / RELATIONS
  3. 個人チャンネル「times」と「あいさつスレッド」で雑談 / ミラティブ
  4. チャットでは盛り上がりに欠ける? 全社会議の「ガヤ」もハック / POL
  5. リアルタイムな情報を「オープン社内報」で社内外に共有 / SmartHR
  6. Web商談の議事録は、オンラインツールで「共同編集」 / Sansan

リモート業務の生産性を高め、組織全体のパフォーマンスを向上させる工夫とは…? 早速、みていきましょう!

1. 「ワークフロービルダー」の活用で、徹底した効率化!/ Slack Japan

フルリモート勤務になり、ますます重要性が高まっているビジネス用のコミュニケーションツール「Slack

生産性を落とさずに、いかに仕事のパフォーマンスを維持できるかは、リモートワークにおける重要な課題です。特にチームで業務を行う上では、リアルタイムで適切なメンバーに適切な情報を届けることが大切です。

Slack Japan社では、Slackの有償プランで使用できるワークフロービルダー」を活用して、リモートワーク期間中の定例報告や、各種申請など、あらゆる定型業務の自動化を行っているといいます。

たとえば在宅ワーク期間中に、止むを得ない理由で出社が必要な場合には、ワークフロービルダーを活用した社内申請を行っています。申請者はテンプレートに必要項目を記入して申請、承認者は承認ボタンを押すだけで完結する仕組みになっています。

さらに、ITや法務、経理などのヘルプチャンネルにおけるリクエスト申請や、進捗確認の定期報告などにも活用して、一層の業務効率化を図っているといいます。

▼「ワークフロービルダー」で問い合わせフォームを立ち上げ

▼「#help-経理」チャンネルで共有され、問い合わせ完了

ワークフロービルダーを使うと、統一フォーマットによる抜け漏れが防止でき、また新しいメンバーでも過去の申請履歴を検索・確認しやすい点がおすすめとのこと。

コーディング不要で、誰でも手軽に設定ができるので、Slack有償プランユーザーの方は、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

※Slack社の公式ブログ「オフィス閉鎖時に使える働き方のヒント」もぜひご参考ください。

2. 業務の偏りは「社内クラウドファンディング」で分散 / RELATIONS

家庭環境によっては、在宅で業務に集中することが難しかったり、一部のメンバーの業務負荷が高くなってしまったり…といった問題はないでしょうか?

SELECKの運営会社であるRELATIONS社では、Slack上に業務のヘルプを依頼・申し出できる専用チャンネル「#社内クラウドファンディング」を立ち上げて、業務負荷の偏りを分散させる取り組みを行っています。

その依頼フォームには「ワークフロービルダー」を活用することで、投稿のハードルを下げ、誰でも簡単に依頼できるような仕組みを作っています。

たとえば、業務を手伝ってほしい人の場合、フォームの項目に従って「依頼したい内容とその理由」「必要なスキルや条件」「オファーメッセージ」を記入すると、依頼の内容が専用チャンネルに投稿されます。

▼実際に「#社内クラウドファンディング」に投稿された内容

その依頼に対してヘルプできる人がいれば、スレッド上にコメントを書き込んで、詳細のやり取りを行うフローです。

また「業務を手伝ってほしい人」からの依頼だけでなく、「手が空いているので何らか手伝える人」からも申し出ができるように、別の専用フォームを用意しています。

▼「手が空いている人」が使える申し出フォーム

投稿に対してリアクションする、相互に助け合う、という文化が前提としてありますが、業務の偏りが見えづらくなるリモートワークにおいて、業務負荷の分散ができる場づくりはおすすめです。

チーム全体のアウトプットを高めたい方は、ぜひご参考になさってください。

3. 個人チャンネル「times」と「あいさつスレッド」で雑談 / ミラティブ

リモートワークでは、業務に関わるやり取り以外にも、「日常のコミュニケーション量をいかに担保するか」が重要です。

ミラティブ社では、以前から「times」という個人のつぶやきチャンネルがあったそうですが、フルリモートに移行してからは、そこでのコミュニケーションがさらに活性化しているといいます。

timesは分報よりも気軽な形で、今日のお昼ごはんやBGMにしている音楽など、他愛もないことを投稿できるチャンネルです。そこから雑談が生まれ、リモート環境下での孤独感が和らいでいるそうです。

▼あるメンバーの「times」チャンネル

またリモートだと、オフィスで自然と交わしていた挨拶がなくなってしまいがちです。

同社では、所属するチームのチャンネルに「業務を開始します」といった投稿をしている人が多いそうですが、それとは別に「あいさつスレッド」も生まれています。

▼実際のあいさつスレッドの様子

その日の「おはようございます」と「おつかれさまです」を言うだけのスレッドをつくることで、他の投稿を気にすることなく、挨拶を気持ちよく交わすことができるといいます。

このように、雑談や挨拶ができるような場所をチャットツール上に作っておくことで、他のメンバーの状態がわかり、息抜きにもなるのでおすすめとのこと。

簡単に試すことのできるハック術なので、ぜひ参考にしてみてください。

4. チャットでは盛り上がりに欠ける? 全社会議の「ガヤ」もハック / POL

全社会議や、大人数での会議をオンラインで実施する際、対面のように場の空気を温めづらい…といった課題はないでしょうか。

約50名の従業員を有するPOL社では、毎週金曜に開催している全社会議「BUMP FRIDAY(※)」を、フルリモートでも継続実施しています。

※BUMP FRIDAY…1週間の最終日に、OKRの進捗確認をベースに、各部署の成果や頑張り=BUMPを発表し、全社で褒め称え合う会議。

その全社会議では「ガヤ」を飛ばし合うことで場を盛り上げ、組織の熱量を高く保つカルチャーがあるという同社。

ですが、全社リモートに移行してから初のBUMP FRIDAYでは、Zoomのチャット機能でガヤを入れたものの、今ひとつ盛り上がりに欠けてしまったといいます。

その課題を解決するため、オンラインだからこそできることを模索した結果、Comment Screen」というツールを導入して「ニコ動風」の会議を実施することに。

▼実際のスライド(コメントが飛ぶ仕組みで「ガヤ」を演出)

実際の運用では、全員がガヤに参加できるよう、事前にComment Screenへのアクセスコードを読み込んで準備してもらった上で、画面共有されるスライドに瞬時にコメントが飛ばされる仕組み(ガヤ)を整えたそうです。

また、ガヤが多くてスライドの文字が見えにくくならないように、会議運営者が状況を見ながらコメント表示のオン/オフの操作を行ったり、戦略共有などの真面目なトーンの場面ではコメント表示をオフする、といった工夫をしています。

「ニコ動みたいで楽しい」「ガヤの新しい形」「いつもより集中してスライドを見られた」といったポジティブな声が多く、普段ガヤをいれないメンバーもコメントしやすくなる、というオンラインならではの変化もあったといいます。

▼会議の終わりは、全メンバーの「BUMP!」ポーズで締め

こうした工夫によって、オフラインに劣らない組織の熱量を維持しているそうです。全社会議の盛り上げの工夫として、ぜひご参考になさってください。

5. リアルタイムな情報を「オープン社内報」で社内外に共有 / SmartHR

リモートワーク推進中には、社内外に情報を共有し、理解を得ることも大切です。

2020年3月1日〜3月26日の「テストリモート期間」を経て、2020年3月27日から「強制リモートワーク」に移行したというSmartHR社。(※4月16日現在も、強制リモートワーク期間中ですが、状況を見て随時判断・発表予定とのこと。)

同社では、以前から「オープン社内報」を通じて、社内の制度(出社時間の調整や、シン・半休制度など)を社内外に発信していましたが、リモートワークに伴う勤務体制の変更についても、最新の情報を随時伝えているといいます。

▼SmartHR社の「オープン社内報」

今回の新型コロナウイルス感染拡大に対する、会社としての対応方針を、お客さまや社員のご家族に正しく共有するツールとして活用しているそうです。

同社の社員からは「日々刻々と状況が変化する中で、会社の方針をURLひとつで家族に正しく共有できるのは便利だし、ありがたい」といった声が出ているとのこと。

また別施策として、リモートワーク中の健康維持のため、自宅でのフィットネスを推奨。通常の休憩時間とは別で15分以上のフィットネスタイムを推奨しており、1日につき最大1時間までは勤怠時間に含めることができます。

この制度を開始する際にも、オープン社内報にて「おすすめのフィットネス」を合わせて伝えることで、室内でどのようなフィットネスができそうかの具体的なイメージをつきやすくする、といった工夫をしています。

社員はもちろん、お客様やご家族など、社外の方々とのコミュニケーションにおけるハック術。ぜひご参考になさってください。

6. Web商談の議事録は、オンラインで「共同編集」 / Sansan

最後に、リモートワークで変化するのは、社内コミュニケーションだけではありません。特に社外の人と接することの多い営業では、不慣れな環境下で試行錯誤している方も多いのではないでしょうか。

オンライン商談では、相手の温度感や空気感がオフラインよりも分かりづらいからこそ、丁寧なコミュニケーションやその工夫が求められます。

Sansan社では、名刺アプリ「Eight」の法人向けサービスにおいて、以前から基本的にオンラインでの営業・CS(カスタマーサクセス)の活動を行ってきたそうです。そのオンライン商談やオンラインCSのノウハウについて、3点ご紹介いただきました。

① 「オンライン名刺交換」を実施して、Web商談を円滑にする

商談時のアイスブレイクにも使える「名刺交換」ですが、オンラインでは、物理的にそのイベントが難しくなります。

ですが、名刺アプリを活用することで、対面での名刺交換にまさる効果が期待できるといいます。(※同社の名刺アプリ「Eight」による名刺交換の詳細はこちら

このメリットを商談相手と共有することができると、商談後もビジネスがスムーズに進みそうです。

② 次回の商談日程は、スケジュール調整ツール「biskett」を活用

また、商談の終わりに次回打ち合わせの日程を調整する際、オンライン会議の通信環境によっては「聞き違い」が発生することもあります。

そうしたミスを防ぐため、同社ではスケジュール調整ツール「biskett」をGoogleカレンダーと連携して活用しているといいます。

▼biskett上の日程選択の画面

biskettでは、自身のGoogleカレンダーの空き日程が相手に表示されるため、日程調整の手間がかからずスムーズとのこと。オンラインの日程調整に便利です。

③ Web会議の議事録は「Box Notes」を活用し、その場で共同編集する

同社ではオンライン商談のメリットを活かして、議事録をその場で共有・共同編集しているといいます。そこで活用しているのがBox Notes

最大20名まで共同編集ができ、メンバー宛ての通知や画像の埋め込みなど、豊富な機能が揃っているとのこと。ひとつのURLに情報を一元化できるのも便利です。

Web商談をより快適にするハック術でした。ぜひ試してみてくださいね。

まとめ

昨日に続き、各社イチオシの「リモートハック術」をお伝えさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか? 少しでも読者のみなさまのご参考になっていれば幸いです。

来週・再来週には、テーマ別の「リモートハック術」をご紹介していきます。

次回、4月23日(木)公開予定の第3弾では、「リモートでのチームマネジメント」をテーマに、各社の工夫をお届けいたします。ぜひお楽しみに!

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