タスクを「4象限」に分け、適切な時間配分、アクションを定める

まず、マネージャーは自分のタスクを「会社やチームへのインパクトの大小」と「成功する可能性の大小」の4象限に分けて考えてみましょう。

▼Cever.doで作成したタスク管理

Clever.doを使うと、様々なタスクを4象限に分けて管理することができます。

マネージャー向けのこの象限の作り方は、LinkedInやGoogleといった名だたる企業のマネージャーに支持されているものです。

▼Google、LinkedIn、NIKE、Twitterなどのマネージャーのノウハウが集結

各象限は、以下のように定義されています。

• Strategic Initiative
• Home Runs
• Housekeeping
• Shouldn’t be doing

それでは、これらをひとつずつ詳しく見ていきましょう。

マネージャーが最も時間を割くべき、「Strategic Initiative」

Strategic Initiative（戦略的イニシアチブ）は、会社やチームへのインパクトが大きいが、成功する可能性の小さいタスクです。

例えば、事業戦略や、会社が抱えている課題の解決、メンバーへのレビューや人材育成などが挙げられます。

▼戦略的イニシアチブのタスクの一例

マネージャーは、この領域の仕事に最も時間を投下すべきです。工数の90%以上をこの仕事に割り当てるべき、という話もあります。

ここに属する仕事は、長期目線で、創造的に考える必要があります。

過去の自分のタスクを見て、戦略的イニシアチブに関する仕事に十分な時間を割けているかどうか振り返ってみましょう。

もし十分な時間を割けていなければ、あなたはマネージャーとして適切な仕事をしていないのかもしれません。

メンバーに一部の仕事を渡したり、ルーティン業務を効率化したり、「やらない」選択をする必要があります。

戦略的イニシアチブを効率良くこなすツールについても、後ほど紹介します。

できるだけ部下に渡すべき仕事、「Home Runs」

Home Runsは、会社やチームへのインパクトが大きく、成功する可能性の高い仕事です。

ここに属する仕事に関しては、できるだけ部下に渡していくことが推奨されています。

例えば、サービスの集客を強化する施策や、営業活動などがそれに当たります。

▼Home Runsのタスクの一例

Home Runsに属する仕事は、「成果の残しやすい」仕事だと言えるので、ここに注力してしまいがちなプレイングマネージャーは要注意です。

部下へ仕事を委任していくことで、成長を促すこともできます。

しかしここでポイントなのは、仕事を属人化させない、情報共有の制度が整っているかどうかです。

※情報共有についての参考記事は、下記リンクからご覧ください。

• 悪人の集団から「誰もが頼られる組織」へ。フリークアウトのマネジメント体制
• 業務マニュアルが15分で作れる！ChatWorkが導入した仕事を効率化するサービス
• 動画で1,200人の営業トークをレベルUP！サービス登録率90%を達成した方法とは
• 縦割りの組織も変わる！チームを越えたコラボレーションを生む情報共有ツール

すぐに着手する必要がない、「Housekeeping」

Housekeepingは、会社やチームへのインパクトは小さいが、成功可能性の高い仕事です。

例えば、チームの定例MTGやレポートの作成業務、スケジュール調整やメールボックスの整理などがあげられます。

ここに属する仕事は、やらなければならないものの、緊急性は高くありません。

もし、Housekeepingの仕事が溢れていれば、その日にやるのを延期し、数日に渡って少しずつ進めるのがいいでしょう。

▼Housekeepingのタスクの一例

こちらの業務の効率化に役立つツールは、後ほど紹介させていただきます。

やってはいけない仕事、「Shouldn’t be doing」

Shouldn’t be doingは、会社やチームへのインパクトが小さく、成功可能性も低い仕事です。つまりやってはいけない仕事です。

自分にとってのゴールが不明瞭で参加する必要のないMTGであったり、仕事になんら良い影響を及ぼさないであろう会食などがそれにあたるでしょう。

▼Shouldn’t be doingのタスクの一例

即時、切りましょう。

確かに、今までやっていた仕事を「いらないもの」と判断するのは難しいことです。

しかし、先入観なく一度タスクを断捨離することで飛躍的に生産性が上がることもあります。

SELECKの過去の記事では、以下のようなことをやめてしまった事例も紹介しています。

• 39の定例会議（サイボウズ株式会社）
• 個人メールの利用（株式会社アトラエ）
• 社内ダイレクトメッセージ（株式会社ココナラ）
• FAX・契約書の送付作業（株式会社ウェルクス）
• 訪問営業（Sansan株式会社）
• 複数ツールでのタスク管理（スローガン株式会社）
• マイクロマネジメント（株式会社フリークアウト）
• 紙での情報管理（株式会社石崎電気製作所）
• タスクの棚卸し会議（株式会社クレイ）

参考：仕事の生産性を向上させるために「やめたこと」【12社まとめ】

Strategic Initiativeを効率化させるツール

戦略的イニシアチブの領域は創造的な仕事が多く、効率化するのが難しくなります。

しかしその中でも、メンバーへのコーチングや1on1ミーティングといった人材育成・組織改善には、効率化の可能性が眠っています。

例えば、Officevibeは、メンバーからチームへのフィードバックを集められるツールです。

そのフィードバックを受けて、どのようにチームを変えるべきかまでを提示してくれます。

チームのカルチャーを作り、パフォーマンスを上げたいのであれば、有効なツールと言えます。

また、マネージャーとメンバーの1on1ミーティングをより進化させるLead Honestlyもオススメです。

1on1ミーティングの準備から結果を共有することまででき、定量的なアンケートでメンバーの状態を定期的にモニタリングすることもできます。

1on1で振り返りやアドバイス、キャリア開発を行い、メンバーのパフォーマンスを向上させましょう。

また、マネジメントの実行支援ツール Wistantは、目標管理、1on1、フィードバックのマネジメントサイクルを実行することで、メンバーのパフォーマンスを引き出します。

ダッシュボードでメンバーのタスクの進捗を確認しながら1on1を実施することで、メンバーの成長を促すフィードバックがし易くなります。

また、マネージャー以外で1on1を通じてメンバーに伴走できる「ピープルマネージャー（※）」を増やし、マネージャーの工数を減らすことで、「チームを成功に導く」という、マネージャーの本質的な役割に集中できるようになるでしょう。

Housekeepingを効率化させるツール

Housekeepingは、4象限の中でも最も生産性を上げることが可能なタスクかもしれません。

メールボックスの整理やスケジュール調整、メンバーの進捗確認や振り返りなどはツールをうまく使って負担を減らし、戦略的イニシアチブのための時間を確保しましょう。

Meetingsiftは、全てのミーティングを効率化することのできるツールです。

事前にアジェンダを設定して共有できたり、意見やアイデアを蓄積、ミーティングの結果のレポートを自動的に作ってくれます。これでもう議事録を書く必要なし！？

▼ミーティングを効率化させる機能がたくさん

メールの管理に関しては、Astroがオススメです。

AIがメールボックスの中を整理してくれたり、要らないメールマガジンを削除してくれる多機能ながらシンプルなメールソフトです。

Slackなど他のサービスとも連携して使うことができるので、日々のメール管理の生産性を大幅に上げてくれます。

▼AIがメールボックスの整理を提案&実行してくれる

またMeetingBirdは、個人的に今まで触った中でもっともシンプルなのに高機能な日程調整サービスでした。

WeWorkだけでなく、Uberなどが使っているのも頷けます。

会社外部の方と会う時など、空いている時間や移動時間を考えて書き出して、メールに打ち込むかと思います。この作業って実はけっこう時間かかっているんですね…。MeetingBirdは、その時間を最小限にしてくれます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？？

早速、自分のタスクを書き出してみて、4つの象限に分けてみましょう。もし、マネジメント業務がおろそかになってしまっているのであれば、どこかの象限にタスクが集中しているかもしれません。

適切なアクションを取り、生産性の高い、チームを目標達成に近づけるマネージャーを目指してみてはいかがでしょうか。