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タスク管理だけじゃない!Trelloの【技アリ】使い方5選!社員リストからスクラム開発まで

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ToDoやタスクを「ふせん」感覚で管理できるタスク管理ツール「Trello(トレロ)」。2016年4月から日本語にも対応し、ますます使いやすくなりましたね。

▼そもそもTrelloって? という方は、こちらの記事をご覧ください。

無料&日本語化!「Trello」でタスク管理がラクになる!使い方・始め方を解説します

Trello 使い方

Trelloは自由度が高い分、本当に「使い方次第」のツールです!今日はそんなTrelloのちょっと技アリな使い方を5種類、紹介します。

3つが私(というか弊社リレーションズ)の使い方、2つがSELECKで取材をした企業さんの事例になります。

具体的には、

  • 「言いっ放した」取材ネタを管理する
  • 社員の一覧リストを作成する
  • 先生と生徒で「宿題」をやりとり
  • Chrome拡張を使えば、スクラム管理もOK
  • ビジュアルが大事な「広報・PR」にも

それではひとつひとつ、紹介していきます!

Slackに「言いっ放した」取材ネタを、Trelloで進捗管理!

SELECK運営メンバーは、日常から「これいいのでは?」と思った取材ネタを、Slackのチャンネルにどんどん流しています。

Slack

ここにはかなり個人が自由にやっていて、「見つけたときにとりあえず流す」という感じです。

ここに集まったネタを、定期的にTrelloに移行させています。自動でやってもいいのですが、Trelloにコピーするタイミングでセグメント分けしたいので、それはしていません。

こういう感じのボードです。

Trello 画面

すぐに動いたほうが良い時事ネタ、面白いITツール系のネタ、その他、という風に区分けしています。

そして週に1度の編集会議で、ここに貯まったネタを精査し、動き出すものは担当者と次アクション、その締め切りを決めます。

Trello 画面 使い方

担当者は自分が取ったアクションを、どんどんアップデートしていきます。

Trello 画面 使い方

取材交渉に進んだり、取材が決まればカードの場所を変えていきます。NGであれば、カード自体を消します。

Trello 画面 使い方

この仕組みを作るまで、なんとなく各自が自由に取材に動いている感じだったんですね(なんたることだ)。それをきちんと可視化するために、Trelloを使うことにしました。非常にわかりやすくて良いです!

「社員リスト」どうしてますか? Trelloでデータをらくらく管理!

弊社はいま、絶賛採用中です(さりげなくアピール)。月に数人は新しい方が入社する状況が、もうずっと続いています。

こういったケースで重要になるのが、「社員一覧」ではないでしょうか。各社員の顔や名前、所属する事業部などがわかりやすくまとまっていると良いですよね。

以前の弊社では、それは「紙」ベースでした。たしかKeynoteかなにかで作ったものを、紙に印刷して社内に置いていました。でもそうすると、とにかく更新が手間だったんです。

人事系のデータベースは色々と出ていますが、そこまでしっかりしたものはいらない。単にどんな人がいま会社にいるのか可視化したい…

と、いうことで!それもTrelloでやることにしました。こんな感じです。

Trello 使い方 画面

各事業部ごとに、リストを分けています。各メンバーのカードの中はこういう感じです。。

加留部

こちらに移譲して一番よかったのは、なにより管理工数がほとんどかからなくなったことです。更新、ラクラクです。

権限は無料版ですとほぼないに等しいのですが、編集履歴はすべて残るので、その点も個人情報を載せなければ大丈夫です。

そもそも情報管理をしっかりすべき人事DBは全員がアクセスできてはおかしいですし、「社員に公開する」という視点であれば問題ないかと思います。これ、ほんとにけっこうオススメですよー。

ちなみにこれはまだできていないのですが、ガントチャートと組み合わせれば、社員の入社タイミングや勤続年数も可視化できると思っています。

最初に試験的にやってみたのですが、こういう感じになりそうでした。

可能性が広がりますね!

1対1のコミュニケーションにも!先生と生徒で「宿題」をやりとり

以前にこの記事でもご紹介したのですが、Trelloは「宿題」の管理にもいいんですよ。

弊社エンジニアの先生に宿題をもらって、それをTrelloで管理していました。先生が「Homework」に宿題をカードとして追加し、それを私が解き、「Submit」に移す。

そしてそれを先生が答え合わせし、フィードバックをカードに書き込み、全部終わったら「Done」に移す。というようなフローでした!

進捗をわかりやすく管理できるので、とても良かったです。こうした1対1のコミュニケーションでも、Trelloは使えますね。

Chromeエクステンションの活用で、スクラム開発もTrelloで!

続いて、総合情報サイト「All About」を運営する、株式会社オールアバウトの新規事業チームの事例です。

同チームでは、SlackとTrello、さらにChromeエクステンションを組み合わせることで、チームが抱えるタスクをひとつのボード上で気軽に整理できる仕組みを作りました。

スクラム開発に必要な、「タスクにポイントを付与する」といったことも可能です!

Trelloはシンプルなツールですが、Chromeエクステンションを使うと色々な機能が追加できます。例えば「Projects for Trello」というエクステンションを使えば、タスク毎にラベルをつけることができます。僕たちの場合はiPhone、Android、API、CMSといったラベルをつけています。

また、開発は2週間単位でスプリントを回しているのですが、その管理もTrelloで行っています。「Scrum for Trello」というエクステンションを使うと、チケットにポイントを付与することができるので、開発工数も管理することが可能です。

エンジニアと企画のタスクを一元管理!「互いの業務への理解」がチームワークを変える

「ビジュアル」が大切な「広報・PR活動にも使える!

クラウド電子カルテ「Clipla(クリプラ)」を提供するクリニカル・プラットフォーム株式会社。

同社におけるマーケティング・PRのプロジェクトでは、Trello上でプロジェクトのテキスト情報と画像を組み合わせることで、情報共有をしています。

プロジェクトの状況をぱっと見て把握できるように、「ステータスの視認性」にこだわり、結果的にTrelloの各カードにできるだけビジュアルを入れ、管理をしているそうです。

チームメンバーの共感を得るために必要なのは、プロジェクトの現状をよりわかりやすく共有することです。でも、それが実は非常に難しいんです。

メールでの情報共有はフローとストックの情報が共存しにくい作りのため、プロジェクト一連の流れが俯瞰できず、非常にフラストレーションがたまります。そこで、何か最適なツールがないか探していたところ、出会ったのが「Trello(トレロ)」です。

全メンバーがプロジェクト進捗を直感的に把握!カンバン方式✕画像というタスク管理術

Trelloは無料で使えます!ぜひご活用ください!

このように、Trelloにはさまざまな活用の可能性があります。そしてとにかく気軽に試せるツールですので、ぜひ使ってみてくださいね。

▼Trelloの活用事例インタビューはこちら

Web制作の進行を見える化!Trelloで自由自在に「カンバン」方式でタスク管理!

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▼Trelloに関する他の解説記事はこちら

Trello(トレロ)でタスク管理がラクになる!無料版の使い方・始め方を解説

ついに日本語化!「Trello」の便利なChrome拡張・Slack連携を紹介します!

タスク管理ツール「Trello」をもっと使い倒す!ガントチャートも作れる応用編

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