業務改善を進める「5つのポイント」と成功事例【8選】。改善サイクルの回し方等を紹介

ビジネスの現場では、業務をスピーディーかつ正確に進めることが求められます。

しかし、実際は「どこから手をつけたら良いかわからない」「計画は立てても、実行が難しい」などの課題があるのではないでしょうか?

そこで、今回はSELECKで過去に取材した、業務改善の成功事例を5つの観点からご紹介します。

目次

  1. まずは情報共有を徹底して、業務を「見える化」する
  2. 次はタスク管理。「誰が何をいつまでに?」をチームで共有する
  3. 振り返りのフレームワークを使って「改善のサイクル」を回す
  4. 1on1を通して、メンバーの一人ひとりのパフォーマンスを改善する
  5. 人間がやらなくても良い、ルーティン業務をを自動化する

1.まずは情報共有を徹底して、業務を「見える化」する

業務のスムーズな進行を妨げるのが「必要な情報をすぐに知ることができない」という情報共有の不徹底です。

例えば、「情報が全て紙で管理されていて、探すのに時間がかかる」「情報が共有されていないので、その都度、質問しなければならない」と、情報を得るために時間がかかっているケースも多いのではないでしょうか?

▼紙で管理をしていると、すぐに情報を得ることが難しい

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そこでまず有効なのが、ツールを活用して、情報をオンライン上で可視化することです。

老舗の電熱機器メーカー株式会社石崎電機製作所では、当初、多くの資料が紙で管理されており、「あの資料が見つからない」という問題が発生していました。

例えば、ある資料を距離の離れた事業所の社員に共有する場合、まずは資料を印刷して封筒に入れ、受け渡し用の管理票を封筒に貼りつけます。その事業所へ移動する社員が封筒を持ち出し、受取人はそれを受領したら日時を記入して判子を押す。このような方法で、情報共有のログを残していたんです。

【参考記事】創業88年の電機メーカーの「情報改革」武器はEvernote、書類・画像・名刺まで一元管理

そこで、情報共有ツール「Evernote(エバーノート)」を導入して、20〜70代の従業員が、議事録、日報、プロダクトの図面やデザインといった画像データ、そして名刺までを一元管理する仕組みを作りました。

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Evernoteは本当にシンプルで、基本的には「ノート」と呼ばれているドキュメントをどんどん書いて保存し、共有をしていきます。次に、それらのノートをまとめる「ノートブック」という、フォルダのような機能があります。弊社では部署ごとに、掲示板、ToDo、アイデア、議事録、商品情報、といったノートブックを作り、ドキュメントを分類しています。

▼オンライン上でドキュメントを編集

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ただ、情報共有を定着させるには、単にツールを導入するだけではなく、その活用を習慣化させる仕掛けが必要です。

株式会社アールキューブでは、ツール上で積極的に情報を共有する担当を置くことで、「自分も更新しなくちゃ」という動機作りをして、情報共有を定着させました。

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1名に協力していただき、Docbaseをガンガン更新してもらうインフルエンサーの役割を担ってもらいました。(中略)すると、他のプランナーさんも「自分も更新しなくちゃ」という動機が生まれますよね。

【参考記事】「確認の繰り返し」をやめる!働き方を効率化する、ウェディング業界のITツール活用法

また、M.T.Burn株式会社では、「◯◯な情報は◯◯さんが発信する」という風に、担当をわけることで、情報共有を促進させていきました。

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「その人が共有しなければ、他の人にはわからない」という状態を作って、情報共有をしなければ皆のミッションが成り立たないようにしていきました。

【参考記事】情報共有する奴が偉い!「役割分担+日々発信」のエンジニア文化が組織全体を強くする

※情報共有ツールについて解説した記事はこちら

▼議事録等のテキスト情報を共有する社内wiki

【参考記事】情報共有にどんなツールを使ってる?DocBase、esaの使い方
【参考記事】企業向けwiki「Confluence」の使い方!ドキュメントの作成・共有・議論をひとつの場所で

▼ファイルを共有するクラウドストレージ

【参考記事】Boxをなぜ選ぶ?他のクラウドストレージと比較しての利点を解説
【参考記事】クラウドストレージ「Dropbox」のビジネスでの使い方を徹底的に解説!【保存版】

2.次はタスク管理。「誰が何をいつまでに?」をチームで共有する

また、チームで何かを進める際、「誰が何をいつまでにやるのか?が共有されていること」「問題があれば、素早く手が打てること」も重要です。

そこで役に立つのが「タスク管理ツール」です。昔はメモ帳での管理が一般的でしたが、それではあくまで個人での管理にとどまってしまいます。

こちらの記事では、9種類のタスク管理ツールと、企業での活用事例を紹介しています。

【参考記事】「タスク管理」をもっとラクに!ツール9選&活用事例・使い方【23記事まとめ】

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3.振り返りのフレームワークを使って「改善のサイクル」を回す

情報共有とタスク管理が定着して、チーム状態が可視化されたら、次は定期的に業務を振り返って課題を改善していく必要があります。

その振り返りに役立つのが、「keep = 良かったこと(今後も続けること)」「problem= 悪かったこと(今後はやめること)」「try = 次に挑戦すること」の3つの観点から、業務を振り返る「KPT」という手法です。

【参考記事】【徹底解説】正しい「KPT」が仕事の成果を生み出す!進め方のコツ、現場の事例を紹介

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マッチングサービス「Pairs(ペアーズ)」を運営する株式会社エウレカでは、エンジニアチームが日々発生する課題に素早く対処するために、KPTを使って「振り返り会」を行っています。

▼実際にホワイトボードを使って、振り返りを行っている様子

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大切なことは、課題を放置しないよう、可視化してチームで共有することです。そして、立ち止まって、このプロセスは良かったのか? を話し合う「振り返り会」を通して解決策を議論しています。

【参考記事】人が集まっただけ、ではチームになれない。強いチームを作るための「自己組織化」とは

また、「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)」を繰り返すことで、業務を改善するのが「PDCAサイクル」です。

こちらの記事では、「PlanとDoに対するCheckが行われない」「忙しさを理由にActionをなかなか進めることができない」など、PDCAを回す時にありがちなハードルと、その解決事例をご紹介しています。

【参考記事】PDCAサイクルを回す時に「ありがちな」ハードルとその解除法【事例8選】

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4.1on1を通して、メンバーの一人ひとりのパフォーマンスを改善する

そして、業務改善を進めるには、そもそもメンバー一人ひとりが成長し、パフォーマンスが改善されていく必要があります。

そのために導入する企業が増えているのが、メンター(多くの場合マネージャー)とメンバーが、定期的に1対1で30分程度の対話をする「1on1」です。

1on1では、メンバーのパフォーマンス向上を目的に、「目標設定」「伸ばしたい能力」などについて話します。

業務の改善を進めるために「KPT」や「PDCA」を継続的に実施するためにも有効です。

こちらの記事では、1on1の目的やアジェンダを紹介しています。

【参考記事】マネジメントを改善する「1on1」を徹底解説!導入事例や運用ツールも紹介

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※1on1はメンターとメンバーの1対1の場ですが、「KPT」「PDCA」はチームでも活用することができます。

5.人間がやらなくても良い、ルーティン業務をを自動化する

また、ルーティン業務をテクノロジーを使って自動化する企業も増えています。その代表例が「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」です。

「朝会社に着いて、勤怠システムにログインし、打刻する」というような業務をロボットに代替させることで、「人為的なミスの防止」「高付加価値な業務への集中」を実現することができます。

こちらの記事では、その導入プロセスと事例を紹介しています。

【参考記事】どのツールを選ぶべき?「2種類の型」から比較するRPAツールと事例5選

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業務改善を進める「振り返り」を習慣化させるには?

いかがでしたでしょうか?

業務改善の観点と事例を紹介させていただきましたが、SELECKでは「フレームワークを活用する」で紹介した「振り返り」を進めるためのツール「Wistant(ウィスタント)」を開発しました。

「振り返りを習慣化させ、業務の改善を進めたい」とお考えの経営者・マネージャーの方は、ぜひ、チェックしてみてください。

チームを目標達成に近づけるロボアシスタント「Wistant」無料トライアルはこちら

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